Gestion des ressources

Créer une ressource

Depuis la page des entrées d'annuaires, cliquer sur le bouton «Nouveau» > «Ressource» et renseigner les informations concernant la ressource à créer :

• Seuls le nom et l'adresse sont obligatoires
  NB : l'adresse est automatiquement complétée lors de la saisie du nom, veuillez vous assurer avant de valider qu'elle ne contient pas de caractères spéciaux (majuscules, accents...)
• les administrateurs désignés ici se voient attribuer un droit de partage "Peut modifier mes rendez-vous et gérer mes partages".
  Celui-ci pourra être modifié par la suite et d'autres administrateurs pourront être désignés. Voir chapitre ci-après « Partage d'une ressource »

Cliquer enfin sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer la ressource et accéder à sa fiche (voir chapitre ci-dessous « Éditer une ressource »).

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editer-ressource editer-ressource

Éditer et administrer une ressource

Pour éditer une ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste de ressources disponibles.

Général

Propriétés

La page d'édition permet de modifier les informations générales de la ressources (nom, photo, délégation, adresse de messagerie, description) :

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surbooking surbooking

Politique de réservation

À partir de BlueMind 3.5.5, les administrateurs peuvent choisir de permettre ou d'empêcher les réservations multiples (surbooking) pour une ressource :

• Validation par le gestionnaire de ressources : le statut de participation de la ressource reste en attente jusqu'à ce que le gestionnaire accepte ou refuse l'invitation.
  C'est l'ancien fonctionnement, qui reste actif pour les anciennes ressources et pour les ressources migrées depuis BlueMind 3.0 lors du changement de version.
• Accepter automatiquement : le gestionnaire de la ressource reçoit une demande mais la participation est automatiquement validée si la ressource est disponible sur le créneau demandé (plage horaire ouvrée et aucune autre réservation acceptée)
  C'est désormais le fonctionnement par défaut lors de la création d'une nouvelle ressource.
  
  • Refuser automatiquement : le gestionnaire de la ressource reçoit une demande mais la participation est automatiquement refusée si la ressource n'est pas disponible sur le créneau demandé.
    Le refus est indissociable de l'acceptation.
    Cela permet d'accepter automatiquement les réservations sur un créneau disponible en laissant l'arbitrage au gestionnaire lorsque la ressource n'est pas disponible (organiser une réunion tardive, faire passer en priorité une 2ème demande plus importante, etc.)

  Remarque
  La politique de réservation automatique ne peut s'appliquer qu'aux événements ponctuels : les événements récurrents restent soumis à la validation par un gestionnaire.

Horaires de disponibilités

Le nouvel onglet "Jours ouvrés" permet de définir des jours et horaires de disponibilités de la ressource, ainsi que la durée minimum pour laquelle elle peut être réservée (1h, 2h, demie-journée, journée) et son fuseau horaire :

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partage-ressource partage-ressource

Partage d'une ressource

Par défaut, une ressource a pour partage public "Peut m'inviter à une réunion" : tous les utilisateurs du domaine peuvent ainsi effectuer une demande de réservation.

L'onglet « Partage » permet de modifier ce partage public et/ou donner des droits supplémentaires à des utilisateurs ou groupes (retirer ou désigner un nouvel administrateur par exemple, donner le droit de visualisation du calendrier à certains utilisateurs, etc.) :

Les droits possibles sont :

• Peut réserver la ressource : l'utilisateur peut faire une demande de réservation en invitant la ressource
• Peut réserver la ressource et visualiser ses réservations : en plus du droit précédent, l'utilisateur peut voir le calendrier de la ressource et ainsi ses disponibilités
• Peut modifier ses réservations : l'utilisateur devient gestionnaire de la ressource, il reçoit les messages de demande de réservation, il peut accepter, refuser ou modifier les événements auxquels la ressource est invitée. Il peut aussi directement écrire dans le calendrier de la ressource afin d'y créer des rendez-vous.
• Peut modifier ses réservations et gérer ses partages : en plus du droit précédent, l'utilisateur accède à la gestion des partages de la ressource afin de modifier les droits

De même que pour les utilisateurs, cet onglet permet aussi de partager le calendrier avec l'extérieur et de gérer le partage des disponibilités.

Pour plus d'informations sur les partages voir la page dédiée : Gestion des partages

Utilisation d'une ressource

Pour associer une ressource à un événement, il suffit lors de la création de l'événement de l'inviter en l'ajoutant à la liste des participants comme les autres utilisateurs.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des ressources, consulter la page dédiée du guide de l'utilisateur : Les ressources.

Gestion des types de ressource

Dans la console d'administration, la page Annuaires > Gestion des entités > Types de ressources vous permet de visualiser et gérer les types de ressources disponibles.

À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.

Créer un nouveau type

Pour ajouter un type de ressource, cliquer sur le bouton «Nouveau» et remplir les informations :

Cliquer ensuite sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer le type et accéder à plus d'options de personnalisation (voir rubrique "Éditer un type de ressource").

Éditer un type de ressource

Pour éditer un type de ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste des types disponibles.

La page d'édition permet de modifier le libellé, ajouter une icône par défaut et modifier ou ajouter des propriétés personnalisées :

Créer un patron de contenu

À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir un patron : ce texte sera automatiquement ajouté à la description d'une réunion lorsqu'une ressource de ce type y sera invitée.

Créer un patron

• sélectionner la langue souhaitée
• remplir le contenu :
  
• Cliquer sur pour enregistrer les changements.

Patron multilingue

Ajout d'une langue

Pour créer d'autres langues :

• sélectionner la langue souhaitée dans la liste déroulante

• remplir le contenu de même qu'avec la première langue :

  

  Astuce
  Le contenu de la ou les précédentes langues est gardé en mémoire, vous pouvez basculer de l'une à l'autre et créer autant de patrons qu'il y a de langues disponibles dans l'interface.

• Cliquer sur pour enregistrer les changements.

Suppression d'une langue

Pour supprimer le patron d'une langue :

• sélectionner la langue souhaitée dans la liste déroulante
• vider le champ de contenu (sélectionner le texte et le supprimer)
• Cliquer sur pour enregistrer les changements.

Utilisation de variables

Le patron peut contenir des variables, qui seront à renseigner dans la ressource de ce type puis remplacées automatiquement dans le patron par le système lors de la création de l'événement.

Comme indiqué dans l'aide en ligne au dessus du formulaire, 2 variables existent pour tous les types et toutes les ressources :

• ${NomRessource} : le nom de la ressource
• ${Organisateur} : le nom de la personne créant l'évènement dans le Calendrier

D'autres variables peuvent être créées au moyen des Propriétés personnalisées .

Pour cela :

• cliquer sur le lien "Ajouter une propriété personnalisée" :
• Remplir le libellé (en Français et en Anglais) et choisir le type de propriété.
  3 types sont possibles :
  • Numérique : contiendra obligatoirement un nombre
  • Texte : contiendra une chaîne de caractère
  • Case à cocher : dans ce contexte de patron de description d'événement, ce type n'a pas d'intérêt, nous déconseillons son utilisation
• Dans le patron de contenu, utiliser ensuite le libellé avec la syntaxe ${libellé}.
  Par exemple :

  Vous êtes invité(e) à appeler ${Organisateur} au numéro ${numero}

   les variables seront plus tard renseignées avec les valeurs indiquées dans les fiches de gestion des ressources, voir l'exemple ci-après.
  NB : la syntaxe s'utilise de la même façon lorsque le libellé comprend plusieurs mots, comme par exemple ${Mot de passe}.

Exemple d'application

L'organisation utilise un service de visioconférences comprenant plusieurs "ponts" : un pont est défini par son numéro de téléphone et son code d'accès. Il faut pouvoir réserver les ponts et transmettre les informations aux invités des réunions afin qu'ils sachent facilement sur lequel ils doivent se connecter.

Nous allons donc utiliser pour cela les ressources :

• une ressource représentera un pont de visioconférence
• un type de ressource "Visioconférence" permettra de définir les propriétés et le patron de contenu pour toutes les ressources de ce type

Création du type

Le type de ressource "Visioconférence" est créé.

On lui attribue 2 propriétés personnalisées :

• Numéro : de type numérique, il attendra le numéro de téléphone
  
• Code confidentiel : de type numérique, il attendra le code d'accès

On crée le patron suivant avec les variables correspondantes :

Création de la ressource

On crée une ressource Téléconf442 pour le pont de numéro 01 22 333 442 dont le code d'accès est 137 :

Dès la création on sélectionne le type Visioconférence

Dans la fiche d'administration de la ressource, nous allons retrouver les propriétés créées pour ce type dans la section "Autre" :

On renseigne le numéro et téléphone et le code puis on clique sur "Enregistrer"

Utilisation de la ressource

Lors de la création d'un événement, on ajoute la ressource à une réunion de la façon habituelle.

Le champs description de la réunion est alors aussitôt complété automatiquement avec le patron défini pour le type et les variables sont renseignées avec les valeurs des propriétés de la ressource :

• dans l'événement d'agenda :
  
• après envoi, la description apparait aussi dans l'email d'invitation reçu par les participants :
  

Managing resources

Creating a resource

In the Directory Browser, click "New" > "Resource" and fill in the information for the resource you want to create:

• Only the name and email address are required
  Note: the address is completed automatically when a name is typed. Before you confirm, make sure it doesn't contain any special characters (uppercase, accents, etc.)
• The managers assigned are given sharing privileges "Can edit my events and manage my shares".
  This can be changed later on and other managers can be assigned. See the "Sharing a resource" below.

Next click "Create" to quickly create a resource or "Create & edit" to create a resource and access customization options (see "Editing a resource").

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editer-ressource editer-ressource

Editing a resource

To edit a resource, click its name in the list of resources available.

General

Properties

The resource editing page is used to change settings and add custom fields (capacity, description, etc.):

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Overbooking Overbooking

Booking policy

From BlueMind 3.5.5, administrators can choose to allow or prevent multiple bookings (overbooking) for a resource:

• Confirmation by the resource owner: the resource's participation status remains "pending" until its manager accepts or rejects the invitation. This is how earlier versions of BlueMind used to work, and it still applies for old resources and resources migrated from BlueMind 3.0 during the version update.
• Automatically accept: the resource manager receives booking requests and the request is accepted automatically if the resource is available for the requested timeslot (within working hours and no other booking confirmed)
  This is how bookings now work for newly-created resources.
  
  • Automatically reject: the resource manager receives booking requests and the request is rejected automatically if the resource is not available for the requested timeslot.
    This option cannot be dissociated from automatic accept.
    As a result, bookings are accepted automatically when the resource is available and the manager is able to choose what to do when it is not (e.g. to organize a meeting out of working hours, to prioritize a more important request that comes in later, etc.)

  Remarque
  Automatic booking only applies to one-off events. Recurring event bookings are always subject to a manager's confirmation.

Available hours

The new "Working days" tab is used to set resource availability days and times, as well as the minimum duration they can be booked for (1hr, 2hrs, half-day, day) and time zone:

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partage-ressource partage-ressource

Sharing a resource

By default, public share privileges for resources are set to "Can book this resource and see its bookings": all domain users can see the calendar and request access to this resource by adding it to an event.

To change public share privileges and/or grant additional rights (to the resource administrator or specific users, for example), click the "Calendar sharing" tab:

Possible rights are:

• Can book the resource: users can make resource booking requests
• Can book this resource and see its bookings: in addition to the right above, users can see the resource calendar and its availability
• Can edit its bookings: users become resource managers, they receive booking request messages, they can accept, reject or edit the event the resource is invited to. They can also write into the resource calendar to create events
• Can edit its bookings and manage sharing: in addition to the right above, users can access the resource's sharing options and edit the corresponding rights

This tab is also used to share the calendar externally and manage its availability (freebusy).

For more information on sharing, go to Managing shares.

Using a resource

To connect a resource to an event, simply add it to the list of attendees (as you would a user) when creating an event.

To find out more about using resources, see the user's guide page on Les ressources.

Managing resource types

In the admin console, go to Directories > Entities Management > Resources types to view and manage the types of resources available.

From BlueMind 3.5.13, you can set up event description templates. When this type of resource is invited to an event, the template will be added automatically to the invitation. Templates may contain variables and be set up in several languages to match the meeting organizer's language.

Creating a new resource type 

To add a new resource type, click the "New" button and fill in the information:

Next click "Create" to quickly create a resource type or "Create & edit" to create a resource type and access further options (see "Editing a resource type").

Editing a resource type

To edit a resource type, click it in the list of available types.

The resource editing page is used to change the label, add a default icon and edit or add custom properties.

Templates

From BlueMind 3.5.13, you can set up a template which will be automatically added to a meeting description when this type of resource is invited.

Creating a template

• Select the language
• Write the contents:
  
• Click to save the changes.

Multilingual templates

Adding a language

To create new language versions:

• Select the language in the drop-down list

• Add the content as in the first language:

  

  Astuce
  The contents from the previous language(s) are saved. You can toggle from one to the other and create as many language templates as there are languages available.

• Click to save the changes.

Removing a language version

To delete a template in one language:

• Select the language in the drop-down list
• Empty the template's contents (select the text and delete)
• Click to save the changes.

Using variables

Templates can contain variables which are set for a resource type and automatically filled in by the system when an event is created.

Two variables are available by default for all resource types:

• ${ResourceName}: the name of the resource
• ${Organizer}: the name of the person who creates the event in Calendar

Other variables can be created through Custom properties.

To do this:

• Click the "Add custom properties" link:

Fill in the label (in French and English) and select the type of variable.

Three types of variables are available:

• Numeric: contains a number
• Text: contains a string of characters
• Checkbox: in this context, this type of variable isn't useful, we therefore do not recommend its use

In the template, use the label with the following syntax ${label} .
E.g.:

You are invited to call ${Organizer} at ${Number}

  Variables are later replaced by the values set in the resource's page (see the example below).
Note: the syntax is used the same way when the label includes several words, e.g. ${Phone number}.

Example of Use

An organization uses a videoconferencing service with several bridges – a bridge has a phone number and access code. Bridges need to be booked and related information needs to be sent to the guests of a meeting.

You can use resources for this:

• a resource can represent a videoconference bridge
• a "Confcall" resource type can be set up with the properties and templates for all resources of this type

Creating the type of resource

Create a "Confcall" resource type.

Give it two custom properties:

• Number: numeric type, expects the phone number
  
• Code: numeric type, expects the access code

Create the following template with the corresponding variables:

Creating the resource

Create a resource called Confcall442 on the bridge number 01 22 333 442 with the access code 1337:

Select the "Confcall" type when you create the resource

In the resource's page, the properties as set for this type of resource are found in the "OTHER" section:

Enter the Number ("Numéro") and the Code and click "Save".

Using the resource

When you create an event, add the resource as you would normally.

The meeting description is immediately completed based on the template and the variables are filled in with the resource's properties:

• in the event in the calendar:
  
• after it is sent, the description is also included in the invitation email sent to attendees: