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Présentation

BlueMind permet de gérer, de même que les agendas individuels ou de groupes, les agendas de ressources (véhicules, salles, vidéo-projecteurs...).

L'administrateur peut définir de nouveaux types de ressources et déléguer la gestion des ressources à des utilisateurs.

Comme pour les agendas de personnes, la fonctionnalité disponible/occupé permet la recherche de disponibilités de ressources.

Panel

Sur cette page :

Table of Contents
maxLevel2

En rapport :
Administration des utilisateurs
Administration des groupes
Les ressources
Gestion des partages

Gestion des types de ressource

Dans la console d'administration, la page Annuaires > Gestion des entités > Types de ressources vous permet de visualiser et gérer les types de ressources disponibles.

À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.

Créer un nouveau type

Pour ajouter un type de ressource, cliquer sur le bouton «Nouveau» et remplir les informations :

Cliquer ensuite sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer le type et accéder à plus d'options de personnalisation (voir rubrique "Éditer un type de ressource").

Éditer un type de ressource

Pour éditer un type de ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste des types disponibles.

La page d'édition permet de modifier le libellé, ajouter une icône par défaut et modifier ou ajouter des propriétés personnalisées :

Créer un patron de contenu

À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir un patron : ce texte sera automatiquement ajouté à la description d'une réunion lorsque la ressource y sera invitée.

Pour créer un patron :

  • sélectionner la langue souhaitée
  • remplir le champs de contenu :
  • Cliquer sur pour enregistrer les changements.

Patron multilingue

Ajout d'une langue

Pour créer d'autres langues :

  • sélectionner la langue souhaitée dans la liste déroulante
  • remplir le contenu de même qu'avec la première langue :

    Tip

    Le contenu de la ou les précédentes langues est gardé en mémoire, vous pouvez basculer de l'une à l'autre et créer autant de patrons qu'il y a de langues disponibles dans l'interface.


  • Cliquer sur pour enregistrer les changements.

Note

Lors de la création d'un événement, le contenu sera ajouté en fonction de la langue de l'organisateur.

Suppression d'une langue

Pour supprimer le patron d'une langue :

  • sélectionner la langue souhaitée dans la liste déroulante
  • vider le champs de contenu (sélectionner le texte et le supprimer)
  • Cliquer sur pour enregistrer les changements.

Utilisation de variables

Le patron peut contenir des variables, qui seront à renseigner dans la ressource de ce type puis remplacées automatiquement dans le patron par le système lors de la création de l'événement.

Comme indiqué dans l'aide en ligne au dessus du formulaire, 2 variables existent pour tous les types et toutes les ressources :

  • ${NomRessource} : le nom de la ressource définie dans Entrée d'Annuaire (ne pas confondre avec le Libellé du type de ressource)
  • ${Organisateur} : le nom de la personne créant l'évènement dans le Calendrier

D'autres variables peuvent être créées au moyen des Propriétés personnalisées .

Pour cela, cliquer sur le lien "Ajouter une propriété personnalisée" :

Remplir le libellé (en Français et en Anglais) et choisir le type de variable :

3 types de variables sont possibles :

  • Numérique : contiendra obligatoirement un nombre
  • Texte : contiendra une chaîne de caractère
  • Case à cocher : dans ce contexte de patron de description d'événement, ce type n'a pas d'intérêt, nous déconseillons son utilisation

Pour insérer une variable dans la patron on utilisera ensuite la syntaxe ${libellé} .

Soit par exemple le type de ressource ci-dessus en exemple : Visioconférence. Chaque ressource correspondra à un pont de conférence et aura donc 2 variables :

  • Numéro : le numéro de téléphone
  • Code confidentiel : le mot de passe permettant d'accéder au pont

On remplira comme patron :

Code Block
-FR- <br/>
Vous êtes invité(e) à appeler ${Organisateur} sur ${NomRessource} au numéro suivant :
<ul>
<li>Numéro : ${Numéro}</li>
<li>Code confidentiel : ${Mot de passe}</li>
</ul>

Dans la fiche d'administration de la ressource, ces champs seront à remplir dans la section "Autre" :

Enfin, lorsque cette ressource sera invitée à une réunion, la description de celle-ci sera complétée avec le patron et les valeurs de variables :

  • dans l'événement d'agenda :
  • dans l'email d'invitation, dans lequel la description est reprise :
Note
titlePatron multilingue

Dans le cas où plusieurs patrons sont paramétrés, correspondant à plusieurs langues, c'est le patron de la langue de l'organisateur qui est ajouté à la description de l'événement.


Gestion des ressources

Créer une ressource

Depuis la page des entrées d'annuaires, cliquer sur le bouton «Nouveau» > «Ressource» et renseigner les informations concernant la ressource à créer :

  • Seuls le nom et l'adresse sont obligatoires
    NB : l'adresse est automatiquement complétée lors de la saisie du nom, veuillez vous assurer avant de valider qu'elle ne contient pas de caractères spéciaux (majuscules, accents...)
  • les administrateurs désignés ici se voient attribuer un droit de partage "Peut modifier mes rendez-vous et gérer mes partages".
    Celui-ci pourra être modifié par la suite et d'autres administrateurs pourront être désignés. Voir chapitre ci-après « Partage d'une ressource »

Cliquer enfin sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer la ressource et accéder à sa fiche (voir chapitre ci-dessous « Éditer une ressource »).

Anchor
editer-ressource
editer-ressource
Éditer une ressource

Pour éditer une ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste de ressources disponibles.

Général

Propriétés

La page d'édition permet de modifier les informations générales de la ressources (nom, photo, délégation, adresse de messagerie, description) :

Tip

Pour ajouter ou modifier la photo (avatar) de la ressource, cliquer dans le carré blanc ou sur la photo déjà en place.

Anchor
surbooking
surbooking
Politique de réservation

À partir de BlueMind 3.5.5, les administrateurs peuvent désormais choisir de permettre ou d'empêcher les réservations multiples (surbooking) pour une ressource :

  • Validation par le gestionnaire de ressources : le statut de participation de la ressource reste en attente jusqu'à ce que le gestionnaire accepte ou refuse l'invitation.
    C'est l'ancien fonctionnement, qui reste actif pour les anciennes ressources et pour les ressources migrées depuis BlueMind 3.0 lors du changement de version.
  • Accepter automatiquement : le gestionnaire de la ressource reçoit une demande mais la participation est automatiquement validée si la ressource est disponible sur le créneau demandé (plage horaire ouvrée et aucune autre réservation acceptée)
    C'est désormais le fonctionnement par défaut lors de la création d'une nouvelle ressource.
    • Refuser automatiquement : le gestionnaire de la ressource reçoit une demande mais la participation est automatiquement refusée si la ressource n'est pas disponible sur le créneau demandé.
      Le refus est indissociable de l'acceptation.
      Cela permet d'accepter automatiquement les réservations sur un créneau disponible en laissant l'arbitrage au gestionnaire lorsque la ressource n'est pas disponible (organiser une réunion tardive, faire passer en priorité une 2ème demande plus importante, etc.)
Tip

À noter que seuls les administrateurs ont accès à ce paramétrage, les gestionnaires de ressources restent des utilisateurs à qui l'on a donné le droit de modifier le calendrier de la ressource (accepter/refuser/modifier des rendez-vous).

Horaires de disponibilités

Le nouvel onglet "Jours ouvrés" permet de définir des jours et horaires de disponibilités de la ressource, ainsi que la durée minimum pour laquelle elle peut être réservée (1h, 2h, demie-journée, journée) et son fuseau horaire :

Info

De même que pour inviter un utilisateur, ces informations permettront d'informer la personne souhaitant réserver la ressource mais n'empêcheront pas sa réservation en dehors des heures de disponibilités ou pour une durée plus courte.

Anchor
partage-ressource
partage-ressource
Partage d'une ressource

Par défaut, une ressource a pour partage public "Peut m'inviter à une réunion" : tous les utilisateurs du domaine peuvent ainsi effectuer une demande de réservation.

L'onglet « Partage » permet de modifier ce partage public et/ou donner des droits supplémentaires à des utilisateurs ou groupes (retirer ou désigner un nouvel administrateur par exemple, donner le droit de visualisation du calendrier à certains utilisateurs, etc.) :

Les droits possibles sont :

  • Peut réserver la ressource : l'utilisateur peut faire une demande de réservation en invitant la ressource
  • Peut réserver la ressource et visualiser ses réservations : en plus du droit précédent, l'utilisateur peut voir le calendrier de la ressource et ainsi ses disponibilités
  • Peut modifier ses réservations : l'utilisateur devient gestionnaire de la ressource, il reçoit les messages de demande de réservation, il peut accepter, refuser ou modifier les événements auxquels la ressource est invitée. Il peut aussi directement écrire dans le calendrier de la ressource afin d'y créer des rendez-vous.
  • Peut modifier ses réservations et gérer ses partages : en plus du droit précédent, l'utilisateur accède à la gestion des partages de la ressource afin de modifier les droits

De même que pour les utilisateurs, cet onglet permet aussi de partager le calendrier avec l'extérieur et de gérer le partage des disponibilités.

Pour plus d'informations sur les partages voir la page dédiée : Gestion des partages

Utilisation d'une ressource

Pour associer une ressource à un événement, il suffit lors de la création de l'événement de l'inviter en l'ajoutant à la liste des participants comme les autres utilisateurs.

Une fois l'événement créé avec envoi des invitations, les gestionnaires de la ressource (les utilisateurs ayant le droit de modifier les rendez-vous) peuvent accepter ou refuser la demande via leur agenda.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des ressources, consulter la page dédiée du guide de l'utilisateur : Les ressources.

Sv translation
languageen

Introduction

BlueMind allows you to manage calendars for resources (vehicles, rooms, video-projectors, etc.) the same way you would manage user or group calendars.

You can define new types of resources and delegate their management to users. The availablefree/busy feature allows you to search resource availability like in user calendars.

Panel

On this page:

Table of Contents
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Related:
Les utilisateurs
Gestion des groupes

Managing resource types

In the admin console, go to Directories > Resource types to view and manage the types of resources available.

Creating a new resource type 

To add a new resource type, click the "New" button and fill in the information:

Next click "Create" to quickly create a resource type or "Create & edit" to create a resource type and access further customization options (see "Editing a resource type").

Editing a resource type

To edit a resource type, click it in the list of available types.

The resource editing window enables you to change the label, add a default icon and edit or add custom properties.

Managing resources

Creating a resource

In the Directory Browser, click "New" > "Resource" and fill in the information for the resource you want to create:

  • Only the name and email address are required
    Note: the address is completed automatically when a name is typed. Before you confirm, make sure it doesn't contain any special characters (uppercase, accents...)
  • the managers assigned are given sharing privileges "Can edit my events and manage my shares".
    This can be changed later on and other managers can be assigned. See the next chapter "Sharing a resource".

Next click "Create" to quickly create a resource or "Create & edit" to create a resource and access further customization options (see "Editing a resource").

Anchor
editer-ressource
editer-ressource
Editing a resource

To edit a resource, click its name in the list of available resources.

General

Properties

The resource editing window enables you to change the parameters set on creation and add custom fields (capacity, description, etc.):

Tip

To add or change a resource's picture (avatar), click the blank square picture box or the existing photo.

Anchor
Overbooking
Overbooking
Booking policy

From BlueMind 3.5.5, administrators can choose to allow or prevent multiple bookings (overbooking) for a resource:

  • Validation by the resource owner: the resource's participation status remains "pending" until the its manager accepts or rejects the invitation.This is how BlueMind used to work, and it still applies for old resources and resources migrated from BlueMind 3.0 during the version update.
  • Automatically accept: the resource manager receives booking requests and participation is confirmed automatically if the resource is available for the requested timeslot (within working hours and no other booking confirmed)
    This is how bookings now work for newly-created resources.
    • Automatically refusereject: the resource manager receives booking requests and participation is rejected automatically if the resource is not available for the requested timeslot.
      This option cannot be dissociated from acceptanceautomatically accepting.
      This allows managers to accept bookings automatically when the resource is available while choosing what to do when it is not (to organise organize a meeting out of working hours, to prioritize a more important request that comes in later, etc.)
Tip

Note that only administrators have access to these settings, resource managers continue to be users who have been given the right to edit a resource calendar (accept/reject/modify edit events).

Available hours

The new "Working days" tab allows you to set resource availability days and times, as well as the minimum duration they can be booked for (1hr, 2hrs, half-day, day) and time zone:

Info

As for user invitations, these These settings are for information purposes only and will not stop users making reservations outside available hours or for a shorter period.

Anchor
partage-ressource
partage-ressource
Sharing a resource

By default, public share privileges for resources are set to "can book this resource and see its bookings": all domain users can see the calendar and request access to this resource by adding it to an event.

To modify public share rights level and/or grant additional rights (to the resource administrator or specific users, for example), click the "Calendar sharing" tab:

Possible rights are:

  • Can book the resource: users can make resource booking requests
  • Can book this resource and see its bookings: in addition to the right above, users can see the resource calendar and its availability
  • Can edit its bookings: users become resource managers, they receive booking request messages, they can accept, reject or edit the event the resource is invited to. They can also write into the resource calendar to create events.
  • Can edit its bookings and manage sharing: in addition to the right above, users can access the resource's sharing options and edit the corresponding rights

As for users, this This tab also allows you to share the calendar externally and manage its availability (freebusy).

For more information on sharing, go to Managing shares.

Using a resource

To connect a resource to an event, simply add it to the list of participants (as you would a user) when creating an event.

Once the event is created, the resource's managers (those with calendar modification privileges) can accept or reject the invitation request through their calendar or the invitation message itself (provided a request was sent).

To find out more about using resources, see the user's guide page on Les ressources.

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