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Présentation

Les utilisateurs représentent les personnes physiques qui se connectent à Blue Mind. Ces utilisateurs ont accès aux différentes fonctionnalités de Blue Mind selon leur profil. 

Deux types d'utilisateur peuvent être créés dans Blue Mind, par l'attribution d'un profil à ces utilisateurs :

  • user : accès aux modules Messagerie, Agenda, Contact et Paramètres utilisateur
  • admin : accès du profil user ainsi qu'à la console d'administration.

Les rôles d'administration :

  • l'administrateur fonctionnel du domaine (appelé généralement administrateur de domaine) est un utilisateur auquel a été donné le profil admin. Plusieurs utilisateurs peuvent avoir le rôle d'administrateur fonctionnel sur un même domaine.  L'administrateur fonctionnel gère les utilisateurs, groupes et ressources depuis la console d'administration de Blue Mind ainsi que le paramétrage du domaine et les objets partagés (boites, calendriers, carnets d'adresses). Il peut déléguer ses droits en créant d'autres administrateurs.
  • l'administrateur de la plate-forme (appelé également administrateur global) est unique pour une installation de Blue Mind. Il a pour identifiant admin0@global.virt et il est en charge de l'aspect technique de la plate-forme. Il n'a pas de compte utilisateur. Lorsqu'il se connecte à Blue Mind, il n'accède qu'à la console d'administration. Il s'occupe de l'installation et du paramétrage technique des domaines : adresses des serveurs, espaces disques, tâches planifiées particulières... Il a aussi accès aux mêmes fonctions de gestion que l'administrateur fonctionnel.


Créer un utilisateur

Depuis la page d'accueil ou la page "Annuaires", cliquer sur "créer un utilisateur" et renseigner les informations du nouvel utilisateur dans la popup qui s'ouvre :

Note

Le nom complet est renseigné automatiquement au cours de la frappe lors de la saisie des nom et prénom, il est généré automatiquement et ne peut être modifié.

Info

Seuls les champs suivis d'une étoile (Nom, Identifiant et Mot de passe) sont requis.

Les comptes peuvent être créés avec ou sans adresse e-mail :

  • Sans adresse mail, la partie "Messagerie" est désactivée et l'onglet "Messagerie" est inaccessible.
  • En cochant "Adresse mail", le compte de messagerie est activé et une adresse par défaut non modifiable basée sur le login est automatiquement créée.
    Pour ajouter des alias, cliquer sur  en fin de ligne.
  • Si l'installation comporte plusieurs alias de domaine, chaque adresse e-mail supplémentaire peut être déclarée sur un domaine particulier ou sur l'ensemble des alias.
    Il est possible dans BlueMind de créer autant d'alias que souhaité, sur autant d'alias de domaines que souhaité.

Création rapide

Le bouton "Créer" permet une création rapide avec les informations saisies dans la popup et les options par défaut suivantes :

  • localisation (fuseau horaire, format d'heure, etc.) du serveur
  • serveur de stockage par défaut, sans quota d'espace disque
  • pas de répondeur automatique ni de transfert des messages
  • coordonnées vides
  • le calendrier est partagé avec l'option "peut m'inviter à une réunion". Cela signifie que les autres utilisateurs du domaine ne peuvent pas consulter le calendrier de cet utilisateur mais peuvent tout de même l'inviter à un événement.
     
  • la boite mail n'est pas partagée
  • l'archivage n'est pas activé

L'utilisateur pourra par la suite être modifié via l'interface d'administration.

Création et édition

Le bouton "Créer et éditer" crée l'utilisateur avec les informations saisies dans la popup et les options par défaut puis redirige automatiquement vers l'interface d'édition de l'utilisateur.

Éditer et administrer un utilisateur

Depuis la page d'accueil ou la page "Annuaires", se rendre sur la page "Entrées d'annuaires" et sélectionner dans la liste l'utilisateur souhaité.

Les informations sur les utilisateurs sont organisées par onglets, présentés ci-dessous :

Général

Informations générales de l'utilisateur

L'onglet "Général" présente les informations principales de l'utilisateur : informations du compte, profil, groupe(s), mot de passe, paramétrage horaire...

Il permet en outre de définir l'utilisateur comme membre ou administrateur d'une délégation.

Tip
titleAppartenance aux groupes

En cliquant sur le lien «Modifier l'appartenance aux groupes», une popup permet de visualiser et modifier les groupes auxquels l'utilisateur appartient.

Pour supprimer un groupe, cliquez sur la croix correspondante ; pour en ajouter un placez-vous simplement dans le champs de saisie puis commencez à taper et valider un choix proposé par l'autocomplétion.

Anchor
user-roles
user-roles
Les rôles : droits d'administration et d'accès aux fonctionnalités

La gestion des droits d'administration a été affinée et il est maintenant possible de gérer les droits accordés à un utilisateur ou à un administrateur de domaine. Il est ainsi possible d'autoriser de manière explicite la gestion :

  • des utilisateurs
  • des groupes
  • des carnets d'adresses de domaine
  • des calendriers de domaine
  • des boites partagées
  • des ressources
  • du domaine (quota max, nombre d'utilisateur)
  • ...

Note
titleDroits de délégation

Un administrateur ne peut déléguer que les droits qu'il possède lui-même, exception faite de l'accès aux applications : même s'il n'a pas lui-même de messagerie ou d'accès à l'application Calendrier, par exemple, il peut activer "Messagerie et Contacts" ou "Agenda et Tâches" aux utilisateurs dont il a la gestion.

La gestion des droits est organisée en plusieurs sections :

  • Administration : permet de déléguer les droits d'administration sur les différentes entités
  • Cloud : permet de donner l'accès aux fonctions de détachement et stockage des pièces jointes
  • Général : permet de donner l'accès aux applications (webmail, agenda, etc.) et aux fonctionnalités principales (gestion des filtres personnels de messagerie, gestion de ses identités, transfert de messagerie, etc.)
  • Messagerie : permet de donner accès aux fonctionnalités propres à la messagerie
Info
titleHéritage des droits

Les droits affectés ne peuvent que compléter les droits hérités d'un groupe : les droits affectés à un groupe dont l'utilisateur fait partie ne peuvent pas être décochés dans la fiche de l'utilisateur.

Ainsi, des applications peuvent apparaître non cochées mais néanmoins accessibles à l'utilisateur : l'utilisateur appartient à un groupe dans lequel l'application est activée. Il convient donc dans ce cas de vérifier l'appartenance aux groupes de l'utilisateur (voir ci-dessus)

C'est aussi ce qui permet qu'un utilisateur nouvellement créé ait accès aux applications de base : lors de sa création un utilisateur appartient au groupe "user" qui, par défaut sur une installation vierge classique, possède les droits d'accès aux applications "Agenda et Tâches" et "Messagerie et Contacts".

Pour plus de détails sur les rôles, vous pouvez consulter la page dédiée Les roles : droits d acces et d administration ainsi que la page dédiée à L'administration déléguée.

Information utilisateur

L'onglet "Information utilisateur" permet à l'administrateur d'enrichir la fiche contact d'un utilisateur.

L'administrateur peut saisir ici des informations telles que les numéros de téléphone et adresses postales ou affecter une photo qui sera réutilisée dans l'ensemble de l'application (dans les contacts ou le numéroteur par exemple).

Les données de contact correspondent à l'annuaire interne de BlueMind et sont accessibles à l'ensemble des utilisateurs de la solution. Pour cette raison, l'administrateur est le seul à pouvoir modifier ces informations. L'utilisateur lui-même ne peut pas modifier ses propres informations.

Note

Le rôle "Modifier ses informations" permet désormais à l'utilisateur de gérer les informations de sa fiche. Ces modifications ne peuvent à l'heure actuelle se faire que par script via la clef d'API de l'utilisateur, une interface de gestion via les paramètres sera prochainement disponible.

Messagerie

L'onglet "Messagerie" présente le paramétrage lié à la boite mail de l'utilisateur (espace, adresses, identités, partage, etc.) :

Adresses mail

  • Serveur de stockage : serveur par lequel cet utilisateur est géré
  • Quota d'espace disque : taille maximale de stockage de la messagerie de l'utilisateur.
    L'espace utilisé par l'utilisateur est désormais indiqué par la barre de progression « quota used » visible ci-dessus.

    Info

    À propos des quotas

    Lorsque le quota est activé, son pourcentage d'utilisation est affiché en permanence en bas du panneau de gauche de la messagerie webmail, le survol avec la souris permet d'afficher les informations détaillées :

    Des codes couleurs permettent de visualiser le niveau du quota : le taux d'occupation est affiché en orange s'il atteint 75% du quota, en rouge foncé s'il atteint 85% et en rouge s'il atteint 100% :

    Lorsqu'un quota est atteint, il bloque la réception de mails. Ces mails sont conservés par le serveur pendant quelques jours.
    Les opérations d'envoi et même de suppression peuvent aussi être perturbées, le système ayant besoin d'effectuer des copies dans un répertoire temporaire et/ou dans la corbeille.

    Note
    titleQuota et suppression

    Pour supprimer des messages lorsque le quota est atteint, utilisez la fonction de suppression définitive (sans passer par la corbeille) en cliquant sur <SHIFT+Suppr>.

    Un quota atteint peut être manuellement augmenté par l'administrateur, puis redescendu à tout moment vers le quota initial.

  • Adresse mail principale et alias : l'utilisateur peut posséder autant d'alias de messagerie que souhaité, sur l'un ou l'autre ou tous les alias de domaines disponibles.
    L'adresse mail créée lors de la création de l'utilisateur ne peut être ni modifiée ni supprimée.

Mes identités

Les identités permettent à l'utilisateur d'écrire au nom d'un de ses alias ou boite partagée, ou encore de définir des signatures différentes qu'il choisira en fonction des messages qu'il écrira.


Pour en savoir plus, consulter la page dédiée de la Documentation Utilisateur :   Les identités

Partage de la messagerie

La section de partage permet de définir un partage public (avec les membres de l'annuaire) ou personnalisé (avec certains utilisateurs ou groupes seulement) de la boite de messagerie de l'utilisateur.

Par défaut, lors de la création d'un utilisateur, aucun partage n'est activé.

Les droits de partage d'une boite de messagerie peuvent être définis :

  • par un administrateur via l'interface décrite ici
  • par un utilisateur, via l'application Paramètres : icône Paramètres > section Messagerie > onglet Gestion des partages.

Pour en savoir plus sur le partage et les droits, consulter la page dédiée de la Documentation Utilisateur : Préférences de messagerie | §5 - Gestion des partages

Transfert automatique des messages

Depuis la version 3.0.31 de BlueMind, il est possible d'indiquer plusieurs adresses vers lesquelles transférer les messages.

Tip

L'autocomplétion recherche et propose les adresses dans tous les carnets de l'utilisateur (annuaire, carnets personnels, etc.)

Il est possible de rajouter manuellement des adresses externes, qui ne seront pas ajoutées dans le carnet des adresses collectées lors des transferts.

Répondeur automatique

Cette section permet d'activer ou désactiver le répondeur automatique de l'utilisateur.

Pour en savoir plus sur le paramétrage et les règles d'envoi, consulter la page dédiée de la Documentation Utilisateur : Préférences de messagerie | §1 - Préférences générales

Filtres de messages

Les filtres permettent d'appliquer des règles de tri et actions à effectuer automatiquement aux nouveaux messages entrant de l'utilisateur.

Pour en savoir plus sur le paramétrage et les règles d'envoi, consulter la page dédiée de la Documentation Utilisateur :  Les filtres de messages

Archivage

Lorsque l'archivage est activé pour le domaine, celui-ci s'applique à tous les utilisateurs. Il est néanmoins possible de personnaliser les règles d'archivage par groupes ou par utilisateurs, ou encore d'activer l'archivage individuel si aucune politique globale n'est définie au niveau du domaine.

Par défaut, les paramètres du domaine sont appliqués et visibles dans la fiche de l'utilisateur :

L'onglet Archivage permet ainsi de :

  • activer l'archivage individuel si aucun archivage global n'est défini pour le domaine

    Note

    L'inverse n'est pas possible : l'archivage ne peut pas être désactivé pour un utilisateur s'il est activé pour le domaine ou un groupe auquel il appartient.

  • personnaliser le nombre de jours avant archivage, tous les messages antérieurs seront archivés.
  • personnaliser le quota d'espace disque alloué à l'archivage de cet utilisateur

    Note

    le quota ne peut dépasser le quota maximum du domaine : si un nombre supérieur est entré, celui-ci sera ramené au quota maximum lors de l'enregistrement

  • cocher ou décocher les dossiers à exclure si besoin
  • cliquer sur "Enregistrer" pour que les changements soient pris en compte.

La case "Ré-initialiser la règle d'archivage" permet de remettre les valeurs par défaut de l'utilisateur : soit celles affectées au groupe auquel il appartient, soit celles du domaine si aucune règle spécifique n'est affectée au groupe :

  • cocher la case, le formulaire est alors grisé
  • cliquer sur « Enregistrer »
  • dans l'onglet Archivage, le formulaire est de nouveau actif et contient les données définies au niveau hiérarchique supérieur (groupe ou domaine)
Info

L'unité MiB (MebiByte) est un multiple du byte (octet) à différencier du MB (megabyte, ou Mo méga-octet) : il représente 1024 kebibytes, lui-même représentant 1024 bytes (octets).

Ainsi 9 MiB sont équivalents à 9,43718 MB (Mo)

Carnets d'adresses

Cet onglet permet de gérer les abonnements de l'utilisateur aux carnets qui lui sont accessibles (ses carnets personnels ou des carnets qui lui sont partagés) ainsi que de gérer les partages de ses carnets avec d'autres utilisateurs ou groupes.

En revanche, il n'est pas possible pour l'administrateur de créer des carnets à l'utilisateur.

Pour en savoir plus, consulter la page dédiée de la Documentation Utilisateur Préférences des contacts ainsi que la page dédiée à la Gestion des partages

Calendrier

L'onglet Calendrier permet d'accéder à tous les pramètres de réglage du calendrier de l'utilisateur (horaires, jours ouvrés, éléments affichés, etc.) ainsi qu'aux options de partage de son calendrier et d'abonnements aux calendriers (d'utilisateurs ou de domaines) qui lui sont partagés :

Info

De même que pour les carnets d'adresses, l'administrateur ne peut créer de calendriers supplémentaires à l'utilisateur mais il peut en gérer les partages, tant avec les utilisateurs du domaine qu'avec les personnes extérieures à BlueMind :

Listes de tâches

Cet onglet permet de gérer les partages des listes de tâches de l'utilisateur et ses abonnements aux listes qui lui sont partagées :

Pour en savoir plus, consulter la page dédiée de la Documentation Utilisateur Les taches ainsi que la page concernant la Gestion des partages

Maintenance

Cet onglet donne accès à l'administrateur aux fonctions de maintenance de l'utilisateur :

External ID

Le champ situé dans cette section est renseigné dans le cas où l'utilisateur est synchronisé avec un compte AD ou LDAP. Ce champ peut être renseigné ou modifié afin de forcer ou corriger l'UID de l'utilisateur correspondant dans l'annuaire AD ou LDAP.

Valider l'utilisateur

Le bouton "Exécuter" de cette section permet de lancer une opération "Valider et réparer" sur le compte de l'utilisateur. Cela regroupe un ensemble d'opérations qui vérifient et corrigent si besoin l'intégrité de l'utilisateur et de ses données dans le système BlueMind : vérification de la boîte dans Cyrus, des containers d'agenda et carnets d'adresses, de la hiérarchie de dossiers IMAP, des abonnements, filtres de messagerie, etc.

Cette opération correspond à la commande bm-cli :

Code Block
bm-cli maintenance repair user@domain.net

En tant que l'utilisateur

Le lien de cette section est accessible par le superadministrateur admin0 ou un autre administrateur ayant le rôle "Sudo (élévation de privilèges)".

Le lien permet d'accéder au BlueMind de l'utilisateur, c'est-à-dire de se connecter à BlueMind à sa place, sans que celui-ci n'ait à donner son mot de passe.

Mot de passe

L'administrateur peut dans cette section modifier/réinitialiser le mot de passe de connexion à BlueMind de l'utilisateur sans besoin de connaître son ancien mot de passe.

A partir de la version 3.5.14, une politique de gestion plus fine et d'expiration des mots de passe est mise en place.

Ainsi figure dans cette section la date de dernière modification (par l'utilisateur ou un administrateur) de mot de passe s'il y a lieu.

Tip

Cette information n'est pas rétroactive : les dates antérieures à la mise à jour du serveur en 3.5.14 n'apparaissent pas.

Pour les utilisateurs créés après le passage en 3.5.14, la date de modification peut correspondre à la date de création de l'utilisateur.

L'administrateur dispose aussi à partir de BlueMind 3.5.15 de 2 options :

  • Changer le mot de passe à la prochaine connexion : l'utilisateur se verra contraint de modifier son mot de passe la prochaine fois qu'il se connectera
  • Le mot de passe n'expire pas : cette option permet d'exclure l'utilisateur de la politique d'expiration des mots de passe du domaine si elle a été mise en place.

Pour activer une de ces options, cocher la case correspondante et cliquer sur le bouton "Enregistrer" en bas de page.

Note
titleConnexion avec un AD ou LDAP

L'expiration ne peut pas être appliquée aux utilisateurs importés d'un annuaire AD ou LDAP.

Indexation de la boite aux lettres

Cette section permet de lancer les opération d'indexation de la boite aux lettres de l'utilisateur :

  • Consolider l'index : complète l'indexation actuelle de la boîte en indexant les éléments manquants uniquement
  • Reconstruire l'index : plus longue mais plus complète, relance une indexation complète de la boîte de messagerie de l'utilisateur

Périphériques mobiles

Cette section permet de gérer les périphérique mobiles de l'utilisateur : autorisations, appareils synchronisés, réinitialisation, effacement de mobile.

  • Partenariat : cette case à cocher permet de suspendre et activer la synchronisation d'un périphérique sans avoir à le supprimer complètement
  • Identité : indique le numéro de série sous lequel l'appareil s'est présenté
  • Type : marque/OS de l'appareil
  • Dernière synchronisation : date et heure de la dernière synchronisation de l'appareil avec le serveur
  • Réinitialiser la synchronisation : réinitialise les informations de synchronisation de l'appareil. La prochaine synchronisation se fera de la même façon qu'un synchronisation initiale, l'appareil fera une synchronisation complète comme s'il n'avait jamais été connu du serveur.
  • Effacement à distance : supprime toutes les données présentes sur le téléphone, qu'elles soient liées au compte BlueMind ou d'ordre privé (photos, SMS, ....). Cette opération est irréversible.
    Voir paragraphe 4 de la page Configuration du serveur EAS
  • Icône poubelle : permet de supprimer la synchronisation avec un périphérique.
    La suppression d'un smartphone de la liste a pour effet, lorsque les smartphones inconnus ne sont pas autorisés par défaut, de bloquer la synchronisation de ce smartphone sur BlueMind. L'option "Autoriser les périphériques inconnus" est un paramètre lié à une instance de BlueMind. Elle se modifie en tant qu'admin0, dans la section Gestion du Système > Configuration du Système > Serveur EAS.
    Voir la page Configuration du serveur EAS

Suspendre

Un utilisateur peut-être suspendu. Cela permet d'interdire son accès et son utilisateur mais sans supprimer ses données. Il peut donc être réactivé par la suite, il retrouvera ainsi son compte tel qu'il était auparavant.

Pour suspendre un utilisateur :

  • se rendre dans la gestion de l'utilisateur concerné : Annuaires > Entrées d'annuaires > choisir l'utilisateur.
  • sur le premier onglet ("Général") cocher la case "Suspendu" à droite de la page puis cliquer sur "Enregistrer" pour prendre en compte la modification

Supprimer

Pour supprimer totalement et définitivement un ou plusieurs utilisateurs du système, se rendre sur la page Annuaires > Entrées d'annuaires.

Dans la liste des utilisateurs, cocher la case au début de la ligne correspondant à l'utilisateur ou aux utilisateurs à supprimer puis cliquer sur le bouton "Supprimer". Une confirmation de suppression est demandée, une fois la confirmation donnée, les utilisateurs et l'ensemble de leurs données seront définitivement supprimés .

Warning
titleRestauration d'un utilisateur

La restauration d'un utilisateur est possible dans BlueMind par la remontée d'une précédente sauvegarde. Voir la fonctionnalité de restauration d'une sauvegarde, qui permet de restaurer toutes les données d'un utilisateur ou une partie d'entre elles. Les données modifiées depuis la dernière sauvegarde ne sont donc pas récupérables.

Voir aussi Procédure de départ utilisateur et redirection de ses mails

Sécurité du mot de passe

Afin de mettre en place une sécurité accrue dans les mots de passe des utilisateurs, vous pouvez installer le plugin «Password SizeStrength» afin de définir des règles strictes de validité pour un mot de passe.

Installation

Le plugin s'installe simplement en ligne de commande, connecté en root sur le serveur :

Code Block
aptitude install bm-plugin-core-password-sizestrength

L'installation nécessite un redémarrage de BlueMind :

Code Block
bmctl restart

Configuration

Une fois le plugin installé, celui-ci se paramètre via le fichier /etc/bm/password.ini contenant à l'installation les valeurs par défaut ci-dessous :


Code Block
length=10
capital=1
digit=1
lower=1
special=1


  • length : nombre minimum de caractères que le mot de passe doit contenir
  • capital : nombre minimal de lettres majuscules
  • digit : nombre minimal de chiffres
  • lower : nombre minimal de lettres minuscules
  • special : nombre minimal de caractères spéciaux. Sont compris les caractères suivants :


    Code Block
    !"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{|}~
Note

Les administrateurs (administrateur global admin0 ou administrateurs de domaines) ne sont pas soumis à ces règles, ils restent libres dans le choix de leur mot de passe.

Si les règles ne sont pas respectées lorsqu'un utilisateur essaie de modifier son mot de passe, une alerte s'affiche alors en haut de sa page :

Sv translation
languageen

Introduction

Users are individuals who connect to BlueMind. Users have access to BlueMind features depending on their profile. 

Two types of users with the following profiles can be created:

  • user: access to the Mail, Calendar, Contacts and Settings applications.
  • admin: access to user applications plus the admin console.

Administration roles:

  • Functional domain administrator (usually called domain administrator). Domain administrators are users who have been given admin privileges. Several users can act as functional administrators on a single domain. They manage users, groups and users from the BlueMind admin console as well as domain configuration and shared items (mailboxes, calendars, address books).They can delegate permissions by creating other administrators.
  • Platform administrator (also called global administrator).  There is only one global administrator on any one BlueMind install. The global administrator logs in with the username admin0@global.virt and is responsible for the technical aspects of the platform. The global administrator does not have a user account and only has access to the admin console. The global administrator is responsible for installing and configuring domains: server addresses, disk space, specific scheduled jobs, etc. and has access to the same administration functionalities as domain administrators.

Creating a user

From the homepage or the "Directories" page, click "Create user" and complete the new user information in the dialog box that opens:

Note

The display name is generated automatically when the First and Last names are entered and cannot be edited.

Info

Only fields marked with an asterisk (Last Name, Login and Password) are mandatory.

Accounts can be created with or without an email address:

  • Without an email address, the "Mail" section is disabled and the "Mail" tab is unavailable.
  • When you click "Mail address", the Mail account is activated and a default, non-editable email address based on the login username is created automatically.
    To add aliases, click  at the end of the row.
  • If the install has several domain aliases, each email address can be registered on a specific domain or on all aliases.
    BlueMind allows you to create as many aliases as you like on as many domains aliases as you like.

Quick create

The "Create" button (<Enter> key) quickly creates a user with the information entered in the dialog box and the following default settings:

  • server localization (time zone, format, etc.)
  • default storage server, with no disk space quota
  • no auto-reply or auto-forward
  • no contact details
  • the calendar can be shared with the option "can invite me to a meeting". This means that other domain users cannot view this user's calendar but are able to invite them to an event 
  • the mailbox is not shared
  • archiving is disabled

These settings can be changed later in the admin console.

Create and edit

The "Create and edit" button (<Ctrl+Enter>) creates a user with the information entered in the dialog box and the default settings, and automatically redirects you to the user settings editor.

Editing and managing users 

From the homepage or the "Directories" page, go to "Directory Browser" and select the user from the list.

The user's information is shown in tabs:

General

General user information

The "General" tab shows the main user information -- account details, profile, group(s), password, time format settings...

It also allows you to set the user as the member or administrator of a root delegation.

Tip
titleGroup memberships

The link "Edit group membership" opens a popup window showing the groups users belong to and can be edited.

To delete a group, click the corresponding "x". To add a group, simply type the group's name in the text box and validate it when suggested by autocomplete.

Anchor
user-roles
user-roles
Roles: administration rights and access to features

 Administration rights have been expanded and you can now set which rights are granted to a user or a domain administrator. You can therefore specifically authorize them to manage:

  • users
  • groups
  • domain address books
  • domain calendars
  • shared mailboxes
  • resources
  • the domain (maximum quota max, number of users)
  • ...

Note
titleDelegating rights

Administrators are only able to delegate a right they have, except for access to applications -- e.g. even if they don't have a mail account or access to the Calendar application, they can enable "Mail and Contacts" or "Calendar and Tasks" for users they administrate.

Rights are organized into the following sections:

  • Administration: used to delegate administration rights on entities
  • Cloud: used to give access to the linked attachment and attachment storage features
  • General: used to give access to applications (webmail, calendar, etc.) and other key features (personal mail filters, identities, mail transfer, etc.)
  • Mail: used to give access to mail-specific features
Info
titleInherited rights

The rights granted can only be added to the rights inherited from a group: the rights assigned to a group the user belongs to cannot be unchecked in the user's page.

Applications can therefore be shown as unchecked but be available to a user regardless: the user belongs to a group for which the application is enabled. Make sure you check the groups the user may belong to (see above).

This is also what enables a newly-created user to have access to basic applications: when users are created, they belong to the "user" group which, by default, on a classic blank install, has access rights to the "Calendar and Tasks" and "Mail and Contacts" applications.

For more details on roles, please go to the Les roles : droits d acces et d administration page as well as the Delegated Administration page.

User information

The "User Information" tab is used to complete user contact details.

Administrators can enter information such as telephone numbers, postal addresses or assign pictures that will be used throughout the application (e.g. in Contacts or the dialler).

User contact information belongs to the internal BlueMind directory and can be seen by all users. Only administrators are allowed to edit this information. Users themselves are unable to access this page or edit it.

Note

The "Change own information" role now allows users to manage their own information details. Currently, changes can only be made by script with users' API keys. A management interface will be available soon in settings.

Mail settings

The "Mail settings" tab gives you access to mail-related settings:

Email addresses

  • Storage server: server that handles this user.
  • Disk space quota: maximum storage space for a user's mailbox.
    Quota usage is now visible with the progress bar shown in the screenshot above.

    Info

    About space quotas

    When disk space quota is enabled, the disk usage percentage is displayed permanently in Mail at the bottom of the left-hand pane and hovering with the mouse shows usage details:

    Disk space quota usage is color-coded –  orange = 75% used, dark red = 85% used, and red 100% used:

    When a quota is reached, incoming emails are blocked. These messages can be kept on the server for a few days.
    This may also cause disruptions to send - and possibly delete - operations as the system needs to perform copies in a temporary and/or trash folder.

    Note
    titleSpace quotas and deletion

    To delete messages when the disk quota has been reached, use the delete permanently function (without sending them to the trash) by pressing <SHIFT+Del>.

    When a space quota has been reached, you can increase it manually and decrease it back to its original size at any time.

  • Main email address andalias: users can have as many email aliases as desired, on any or all domain users available.
    The email address created when a user is created cannot be edited or deleted.

My identities

Identities allow users to write messages as an alias or a shared mailbox or to set up different signatures.


To find out more, go to the user's guide page -- Identities.

Mailbox sharing

The sharing section is used to make a user's mailbox public (shared with all directory members) or customize its sharing options (share mailbox with specific users or groups only).

By default, when a user is created, sharing is disabled.

A mailbox's sharing rights can be set:

  • by administrators through the UI described here
  • by users, through settings: Settings icon > Mail section > Sharing.

To find out more about sharing and privileges, go to the user's guide page: Mail preferences | §5 - Sharing

Forwarding emails

Since BlueMind 3.0.31, you can set up several addresses for email messages to be forwarded to.

Tip

Autocomplete looks for addresses in all user address books (directory, personal address books, etc.).

You can also add external addresses manually. These will not be added to collected addresses when messages are forwarded.

Vacation

This section is used to enable or disable a user's vacation responder.

To find out more about configuration and sending rules, go to the user's guide page -- Mail preferences | §1 - General preferences

My filters

Filters lets you apply sorting rules and actions to be performed automatically on a user's incoming messages.

To find out more about configuration and sending rules, go to the user's guide page --  Message filters

Archiving

When archiving is enabled for the domain, it applies to all domain users. You can however customize archiving rules by group or by user, or enable individual archiving if no global domain policy has been set.

By default, domain settings are applied and can be seen in the user's section:

The Archive tab is used to:

  • enable individual archiving if no global domain archiving policy has been set.

    Note

    The reverse is not possible -- archiving cannot be disabled for a user if it enabled for a domain or a group the user belongs to.

  • customize the number of days after which messages are archived. All older messages will be archived.
  • customize the disk space quota allocated to this user.

    Note

    The quota cannot exceed the maximum domain quota: if you enter a number that exceeds it, it will be taken down to the maximum quota when you save.

  • check or uncheck the folders you want to exclude as needed
  • click "Save" to apply the changes.

The "Reset archive policy" box is used to reset the user's default values – either those of the group it belongs to, or the domain's if no specific settings have been set for the group:

  • check the box, the form is grayed out
  • click "Save"
  • the information is saved, the form is enabled again and it contains the data set for the hierarchy level above it (group or domain).
Info

The MiB (Mebibyte) is a multiple of a byte – not to be confused with the MB (megabyte) – it is equal to 1024 kebibytes, which itself is equal to 1024 bytes.

Therefore, 9 MiB equals 9.43718 MB.

Address Books

This tab is used to manage user subscriptions to the address books available to them (personal address books or address books shared with them) as well as manage how their address books are shared with other users or groups.

Administrators are not, however, able to create address books for users.

To find out more, go to the user's guide page -- Contact preferences and Managing Shares.

Calendar sharing

The "Calendar settings" tab contains all user-specific parameters (working hours and days, items displayed, etc.) as well as sharing options and subscriptions (users or domains) for calendars shared with them:

Info

Administrators cannot create additional calendars for users but they can manage how they are shared both for domain users and individuals outside BlueMind:

Todolists

This tab is used to manage user to-do lists and users' subscriptions to lists shared with them:

To find out more, go to the user's guide pages on to-do lists and Managing shares

Maintenance

This tab gives you access to maintenance features and user preferences:

External ID

This box is filled in when the user is synchronized with an AD or LDAP account. It can be filled in or edited to force or correct the user's UID in the AD or LDAP directory.

Validate user

The "Execute" button runs a "Validate and repair" operation on the user's account. This includes a series of operations that verify and correct – if needed – the user's integrity and their data in the BlueMind system –  verification of the mailbox in Cyrus, calendar and address books containers, IMAP folders hierarchy, subscriptions, mail filters, etc.

This operation is the same as the following bm-cli command:

Code Block
bm-cli maintenance repair user@domain.net

As the user

The link in this section can be accessed by the admin0 superadministrator or any other administrator with the role "Sudo (elevated privileges)". This link is used to access the user's BlueMind, i.e. it logs into BlueMind in their place without them having to give their password.

Password

You can change/reset the user's BlueMind login password without knowing their old password.

From version 3.5.14, BlueMind has a more detailed password management and expiry policy.

If the password has been changed, this section now shows the date and time when it was changed and who changed it (an administrator or a user).

Tip

This information isn't retroactive -- dates prior to the server update to 3.5.14 are not shown.

For users created after the 3.5.14 version update, the change date may be the user's creation date.

From BlueMind v.3.5.15, you have two options:

  • Update password on next login: the user will be forced to change their password the next time they log in
  • Password never expires: this option excludes the user from the domain password expiry policy if it has been set up.

To enable either of these options, check the corresponding box and click "Save" at the bottom of the page.

Note
titleAD or LDAP connections

The password expiry policy does not apply to users imported from an AD or LDAP directory.

Mailbox indexing

This section gives you access to indexing operations for a user's mailbox:

  • Consolidate mailbox index: completes the mailbox's current indexation by indexing missing items only
  • Reconstruct mailbox index: longer but more comprehensive, runs a full indexation of the user's mailbox

Mobile devices

This section is used to manage user mobile devices: authorizations, synced devices, reset, remote wipe.

  • Partnership: this box is used to suspend or enable a device's syncing without removing it altogether.
  • Identity: shows the serial number the device signed in under
  • Type: device brand/OS 
  • Last Sync: date and time of the device's latest sync with the server
  • Reset sync: resets the device's sync information. The next sync will be performed the same way as an initial sync – the device will perform a full sync as if it had never been known to the server.
  • Remote wipe: erases all the data on the device – including BlueMind-related information and personal information (photos, SMS, etc.) This cannot be undone.
    See paragraph 4 on the page Configuration du serveur EAS
  • Trash icon: removes a device from synced devices.
    Removing a smartphone from the list blocks this device's synchronization in BlueMind - when unknown devices are not authorized by default. The "Authorize unknown devices" option is connected to a BlueMind instance. It can be modified by admin0, in the Central administration section > System Management > EAS server.
    See the page Configuration du serveur EAS

Deleting users

Suspend

Users can be suspended. This allows you to block access to a user without deleting the data associated with them. As a result, users can be reactivated later and their account returns to its previous state.

To suspend a user:

  • Go to Directories > Directory Browser and select the user.
  • in the first tab ("General") check the "Suspended" box on the right hand side of the page and click "Save to apply changes".

Delete

To delete one or several users completely and permanently, go to the page Directories > Directory Browser.

In the list of users, check the box at the beginning of the row for the user(s) you want to delete and click "Delete". You are then prompted to confirm deletion. Once you confirm, the user(s) and all their data will be deleted permanently.

Warning
titleRestoring a user

BlueMind allows you to restore a user by retrieving an earlier backup. Please refer to the "restore a backup" feature, which enables you to restore all or part of a user's data. Changes made to data since the last backup cannot be recovered.

See also Procédure de départ utilisateur et redirection de ses mails

Password security

To make user passwords more secure, you can install the "Password SizeStrength" plugin which lets you set strict password rules.

Installing the plugin

As root:

Code Block
aptitude install bm-plugin-core-password-sizestrength

To complete installation, you must restart BlueMind:

Code Block
bmctl restart

Configuration

Once the plugin is installed, it can be configured via file /etc/bm/password.ini, whose default installation values are:

Code Block
length=10
capital=1
digit=1
lower=1
special=1
  • length: the minimum number of characters the password must contain
  • capital: the minimum number of capital letters the password must contain
  • digit: the minimum number of digits the password must contain
  • lower: the minimum number of lowercase letters the password must contain
  • special: the minimum number of special characters the password must contain. Special characters are:

    Code Block
    !"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{|}~
Note

These rules do not apply to administrators (global administrator admin0 or domain administrators) whose choice of password continues to be free.

If a user fails to comply with these rules when they attempt to modify their password, an alert will be displayed at the top of their page: