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Présentation

La version 3.5 de BlueMind introduit la possibilité de détacher les pièces jointes des messages afin de les présenter sous forme de lien de téléchargement aux destinataires. Ceci permet d'alléger le message envoyé, et de ce fait les serveurs et réseaux de communication : le fichier n'est plus transmis avec l'email pour être stocké sur le serveur qui le reçoit en plus du serveur émetteur, en étant éventuellement dupliqué et multiplié au grès des transferts et réponses.

Volet
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Sur cette page :

Sommaire
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En rapport :
Fichiers volumineux et détachement des pièces jointes

Stockage des fichiers

Les fichiers sont stockés sur le serveur BlueMind lui-même dans le répertoire /var/spool/bm-filehosting/<domaine>/.

Astuce
titleArborescence des dossiers

Les fichiers sont stockés dans des sous-dossiers par UID d'utilisateur, ils sont de la forme /var/spool/bm-filehosting/<domaine>/<initiale de l'UID>/<UID>/Attachments

Ainsi, les utilisateurs migrés depuis BlueMind 3.0 ont un dossier de la forme /u/user_entity_XXX et les utilisateurs créés en 3.5 ont un dossier de la forme f/F149E21D-596B-49CF-AECC-AC354139A06B.

Les fichiers ainsi stockés ne sont pas comptabilisés dans les quotas des utilisateurs qui ne concernent que les emails, que la fonctionnalité Drive (possibilité de retrouver les fichiers par la suite) soit activée ou non.

Ainsi, suivant l'utilisation qui est faite et le nombre d'utilisateurs de l'installation, cet espace peut être amené à prendre beaucoup d'ampleur. Afin de prévenir une saturation de l'espace disque du serveur, il est donc recommandé de créer un montage permettant d'externaliser le stockage et de mettre en place une surveillance sur celui-ci.

Mise en œuvre

Installation des paquets

Par défaut lors d'une installation de BlueMind, le détachement des pièces jointes n'est pas disponible pour les utilisateurs. Pour leur donner accès à cette fonctionnalité, l'administrateur doit procéder à l'installation des paquets nécessaires et au redémarrage du serveur :

Tabs group
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Debian/UbuntuRedHat/CentOS
Info

Actuellement, les fichiers sont hébergés sur le serveur BlueMind lui-même. Une connexion avec le service Nextcloud est aussi possible.

À l'avenir BlueMind permettra une interconnexion avec d'autres services externes de partage de fichiers tels que Dropbox, ownCloud, Pydio, etc.

Définition du serveur

Il faut indiquer à BlueMind le serveur qui doit être utilisé pour stocker les fichiers détachés en attribuant le rôle "Fichier de Filehosting" au serveur souhaité, y compris dans le cas d'une architecture mono-serveur.

  • connecté en tant qu'admin0
  • se rendre dans Gestion du Système > Serveurs de l'application > [choisir le serveur] > onglet "Rôles du serveur"
  • dans la section "Services BM", cocher la case "Fichiers de Filehosting" :

Activation pour le domaine

Une fois le serveur défini, il faut activer le service pour le ou les domaines souhaités.

Pour cela, se rendre dans Gestion du système > Domaines supervisés > choisir un domaine > onglet "Services BM" et désigner au moyen de la liste déroulante le serveur sur lequel le rôle a été activé précédemment :

Activation pour les utilisateurs

Une fois les paquets installés et le serveur défini, la fonctionnalité doit être activée pour les utilisateurs en leur affectant le rôle adéquat ; ainsi la fonctionnalité peut être activée pour l'ensemble des utilisateurs ou certains seulement, de façon nominative ou via les groupes.

2 droits complémentaires sont donc à présent disponibles :

  • Pièces jointes détachées : permet aux utilisateurs de détacher et lier des fichiers

  • Drive : permet l'accès au sélecteur de fichiers BlueMind. L'utilisateur peut parcourir ses fichiers précédemment envoyés et les lier à nouveau à des messages.
    Cela permet d'économiser de l'espace disque en ne stockant pas sur le serveur plusieurs fois le même fichier.

    Astuce

    Couplé à une installation NextCloud, ce droit donne à l'utilisateur l'accès à son espace de stockage personnel sur celle-ci.

Dans la console d'administration, se rendre dans la gestion des entités > Entrées d'annuaires :

  • choisir le groupe ou l'utilisateur souhaité.
  • Se rendre dans la gestion des rôles :
    • Pour un groupe, se rendre dans l'onglet « Rôles »
    • Pour un utilisateur, rester dans l'onglet « Général » et descendre à la section « Rôles »
  • Dans la section « CLOUD », cocher la ou les fonctionnalités souhaitées :

Configuration

La configuration peut se faire à plusieurs endroits de la console d'administration :

  • dans Gestion du système > Configuration Systeme > onglet Filehosting : cet onglet définit les valeurs par défaut pour les nouveaux domaines créés, il ne définit pas ni ne supplante les valeurs de l'ensemble des domaines
  • dans Gestion du système > Domaines supervisés > <choisir un domaine> > onglet Filehosting : cet onglet définit les valeurs pour le domaine concerné

Une fois les paquets installés et les rôles donnés, la fonctionnalité de détachement des pièces est proposée aux utilisateurs avec une taille maximale autorisée de 5MiB par défaut.

Pour modifier cette limite et accéder à plus d'options de configuration :

  • se connecter à BlueMind en tant qu'admin0
  • se rendre dans Gestion du système > Domaines supervisés > choisir un domaine > onglet Filehosting :
     
    • Temps de conservation (jours) : le nombre de jours pendant lesquels les fichiers seront conservés sur le serveur, à partir de leur date d'envoi initiale

    • Seuil de détachement auto (MiB) : taille à partir de laquelle un fichier ajouté à un message est automatiquement détaché de celui-ci

      Info

      Une valeur de 0 indique qu'il n'y a pas de seuil de détachement : aucune pièce jointe ne sera détachée automatiquement.

    • Taille maximale d'une pièce jointe détachée (MiB) : taille maximale de fichier autorisée
      Il s'agit de la taille autorisée par fichier, plusieurs fichiers dont la taille totale dépasse la limite peuvent donc être ajoutés et détachés à un seul et même message du moment que chacun d'eux respecte la limite.

    • Sauvegarde fichiers de Filehosting : si cette case est cochée, le dossier de stockage sur le serveur sera inclus dans les tâches de sauvegarde de BlueMind
Info

L'unité MiB (MebiByte) est un multiple du byte (octet) à différencier du MB (megabyte, ou Mo méga-octet) : il représente 1024 kebibytes, lui-même représentant 1024 bytes (octets).

Ainsi 9 MiB sont équivalents à 9,43718 MB (Mo)

Sv translation
languageen

Introduction

BlueMind version 3.5 introduces the possibility to detach email attachments and show them as download links to recipients. This reduces de size of sent messages which lightens the load on servers and communications networks: the file is no longer physically sent with the email message and stored on the incoming network in addition to the outgoing network and thereby duplicated and multiplied as messages are forwarded and replied to.

Volet
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Sommaire
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Related:

File storage

Files are stored on the BlueMind server, in the directory /var/spool/bm-filehosting/<domain>/.

Astuce
titleFolder structure

Files are stored in sub-folders by User Identifier (UID), with the path /var/spool/bm-filehosting/<domain>/<UID initial>/<UID>/Attachments

Note that folders for users migrated from BlueMind 3.0 will be shown as /u/user_entity_XXX and folders for users created in version 3.5 will be shown as f/F149E21D-596B-49CF-AECC-AC354139A06B.

Files stored in this way are not accounted for in user quotas –  which only apply to emails – whether the Drive feature – the possibility to find folders later on – is enabled or not.

As a result, depending on usage and the install's number of users, this can take a lot of space. In order to prevent disk space overload, we recommend that you create a disk mount that allows you to store data externally which you set up monitoring for.

Implementation

Installing the packages

In a default BlueMind install, sending email attachments as links is not available to all users. To let them access this feature, you must install the required packages and restart the server:

Tabs group
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navcolornavy
Debian/UbuntuRedHat
Info

As things stand, files are stored on the BlueMind server itself. A connection with Nextcloud is also possible.

In the future, BlueMind will enable interconnection with other external file sharing services such as Dropbox, ownCloud, Pydio, etc.

Defining the file hosting server

BlueMind must be told which server must be used to store the files remotely. To do this, you must give the desired server the "Filehosting data" role, even if you are in a single server architecture.

  • log in as admin0
  • go to System Management > Application Server > [select server] > "Server roles" tab
  • in the "BM services" section, check "Filehosting data":


Enabling the service for the domain

Once the server has been defined, the service must be enabled for the desired domain(s).

To do this, go to System Management > Manage Domains > select a domain > "BM Services" tab and set the server whose role you've enabled before using the drop-down list:

Enabling the features for users

Once the packages are installed, the feature must be enabled for users. This is done by assigning them the appropriate role. Linked attachments (remote attachments) can be enabled for all users or specific ones only, individually or through groups.

Two new additional rights are available:

  • Remote attachments: allows users to detach and link files to email messages.
  • Drive: gives access to BlueMind's file browser. Users can browse previously sent files and link them into new messages.
    This saves disk space as the same file is not stored multiple times.

In the admin console, go to the entities management section > Directory browser:

  • Choose the group or user you want to assign a role to.
  • Go to the roles management section:
    • For groups, go to the "Roles" tab
    • For users, stay in the "General" tab and scroll down to the "Roles" section
  • In the "CLOUD" section, check the features you want to enable:

Setup

The linked attachment feature can be set up in several areas of the admin console:

  • In System management > System Configuration > Filehosting tab: this tab is used to set the default values for newly created domains, it does not set or override the values for all domains. 
  • In  System management > Manage Domains > <choose a domain> > Filehosting tab: this tab is used to set the default values for the chosen domain.

Once the packages are installed and roles are assigned, users have access to the linked attachments feature with a default maximum file size of 5MiB.

To change this limit and access more configuration options:

  • log into BlueMind as admin0
  • go to System Management > System Configuration > Filehosting tab:
    • Retention time (days): number of days files will be kept on the server, from the original sent date.
    • Auto detachment limit (MiB): size for which email attachments are automatically added as links
    • Maximum detached attachment size (MiB): maximum file size permitted.
      This is the maximum size permitted per file, several files whose total size exceeds the limit can be attached to and detached from a single email message provided each individual file does not exceed the limit.
    • Backup File hosting data: if this box is checked, the storage folder on the server will be included in BlueMind backup tasks.
Info

The MiB (mebibyte) is a multiple of a byte, not to be confused with the MB (megabyte): it equals 1,024 kibibytes, which equals 1,024 bytes.

Therefore, 9 MiB equal 9.43718 MB