Stockage des fichiers

Les fichiers sont stockés sur le serveur BlueMind lui-même dans le répertoire /var/spool/bm-filehosting/<domaine>/.

Les fichiers ainsi stockés ne sont pas comptabilisés dans les quotas des utilisateurs qui ne concernent que les emails, que la fonctionnalité Drive (possibilité de retrouver les fichiers par la suite) soit activée ou non.

Ainsi, suivant l'utilisation qui est faite et le nombre d'utilisateurs de l'installation, cet espace peut être amené à prendre beaucoup d'ampleur. Afin de prévenir une saturation de l'espace disque du serveur, il est donc recommandé de créer un montage permettant d'externaliser le stockage et de mettre en place une surveillance sur celui-ci.

Mise en œuvre

Installation des paquets

Par défaut lors d'une installation de BlueMind, le détachement des pièces jointes n'est pas disponible pour les utilisateurs. Pour leur donner accès à cette fonctionnalité, l'administrateur doit procéder à l'installation des paquets nécessaires et au redémarrage du serveur :

Définition du serveur

Il faut indiquer à BlueMind le serveur qui doit être utilisé pour stocker les fichiers détachés en attribuant le rôle "Fichier de Filehosting" au serveur souhaité, y compris dans le cas d'une architecture mono-serveur.

• connecté en tant qu'admin0
• se rendre dans Gestion du Système > Serveurs de l'application > [choisir le serveur] > onglet "Rôles du serveur"
• dans la section "Services BM", cocher la case "Fichiers de Filehosting" :
  

Activation

Une fois les paquets installés et le serveur défini, la fonctionnalité doit être activée pour les utilisateurs en leur affectant le rôle adéquat ; ainsi la fonctionnalité peut être activée pour l'ensemble des utilisateurs ou certains seulement, de façon nominative ou via les groupes.

2 droits complémentaires sont donc à présent disponibles :

• Pièces jointes détachées : permet aux utilisateurs de détacher et lier des fichiers
• Drive : permet l'accès au sélecteur de fichiers BlueMind. L'utilisateur peut parcourir ses fichiers précédemment envoyés et les lier à nouveau à des messages.
  Cela permet d'économiser de l'espace disque en ne stockant pas sur le serveur plusieurs fois le même fichier.

Dans la console d'administration, se rendre dans la gestion des entités > Entrées d'annuaires :

• choisir le groupe ou l'utilisateur souhaité.
• Se rendre dans la gestion des rôles :
  
  • Pour un groupe, se rendre dans l'onglet « Rôles »
  • Pour un utilisateur, rester dans l'onglet « Général » et descendre à la section « Rôles »
• Dans la section « CLOUD », cocher la ou les fonctionnalités souhaitées :
  

Configuration

Une fois les paquets installés et les rôles donnés, la fonctionnalité de détachement des pièces est proposée aux utilisateurs avec une taille maximale autorisée de 5MiB par défaut.

Pour modifier cette limite et accéder à plus d'options de configuration :

• se connecter à BlueMind en tant qu'admin0
• se rendre dans Gestion du système > Configuration système > onglet Filehosting :
  
  
  • Temps de conservation : le nombre de jours pendant lesquels les fichiers seront conservés sur le serveur, à partir de leur date d'envoi initiale
  • Seuil de détachement auto : taille à partir de laquelle un fichier ajouté à un message est automatiquement détaché de celui-ci

  • Taille maximale : taille maximale de fichier autorisée
    Il s'agit de la taille autorisée par fichier, plusieurs fichiers dont la taille totale dépasse la limite peuvent donc être ajoutés et détachés à un seul et même message du moment que chacun d'eux respecte la limite.

  • Sauvegarde fichiers de Filehosting : si cette case est cochée, le dossier de stockage sur le serveur sera inclus dans les tâches de sauvegarde de BlueMind

File storage

Files are stored on the BlueMind server, in the directory /var/spool/bm-filehosting/<domain>/.

Files stored in this way are not accounted for in user quotas –  which only apply to emails – whether the Drive feature – the possibility to find folders later on – is enabled or not.

As a result, depending on usage and the install's number of users, this can take a lot of space. In order to prevent disk space overload, we recommend that you create a disk mount that allows you to store data externally which you set up monitoring for.

Implementation

Installing packages

In a default BlueMind install, sending email attachments as links is not available to all users. To let them access this feature, you must install the required packages and restart the server:

Selecting a server

BlueMind must be told which server must be used to store files remotely. To do this, you must set the appropriate server as "Fichiers de Filehosting" (File hosting files), even if you are in a single server architecture.

• log in as admin0
• go to System Management > Application Server > [select server] > "Server roles" tab
• in the section "BM services", check "Filehosting data":
  

Enabling the linked attachment feature

Once the packages are installed, the feature must be enabled for users. This is done by assigning them the appropriate role. Linked attachments can be enabled for all users or specific ones only, individually or through groups.

Two new additional rights are available:

• Linked attachments: allows users to detach and link files to email messages.
• Drive: gives access to BlueMind's file browser. Users can browse previously sent files and link them into new messages.
  This saves disk space as the same file is not stored multiple times.

In the admin console, go to the entities management section > Directory browser:

• Choose the group or user you want to assign a role to.
• Go to the roles management section:
  
  • For groups, go to the "Roles" tab
  • For users, stay in the "General" tab and scroll down to the "Roles" section
• In the "CLOUD" section, check the features you want to enable:
  

Set up

Once the packages are installed and roles are assigned, users have access to the linked attachments feature with a default maximum file size of 5MiB.

Configuration options

To change this limit and access more configuration options:

• log into BlueMind as admin0
• go to System Management > System Configuration > Filehosting tab:
  
• Retention time: number of days files will be kept on the server, from the original sent date
• Auto detachment limit: size for which email attachments are automatically added as links
• Maximum detached attachment size: maximum file size permitted
  This is the maximum size permitted per file, several files whose total size exceeds the limit can be attached to and detached from a single email message provided each individual file does not exceed the limit.
• Backup File hosting data: if this box is checked, the storage folder on the server will be included in BlueMind backup tasks.