Mettre en œuvre une politique d'archivage

Par défaut, aucune politique d'archivage n'est activé lors de l'installation de BlueMind, les utilisateurs peuvent cependant manuellement archiver leurs mails. L'archivage peut être programmé par l'administrateur afin de définir une politique globale à l'organisation, par un filtre qui sera appliqué à l'ensemble des utilisateurs et groupes de BlueMind.

Mettre en place un espace d'archivage

Les mails archivés seront automatiquement placés dans le répertoire /var/spool/bm-hsm du serveur BlueMind, il vous suffit donc de créer un montage (NFS ou disque local) dans ce répertoire. Si votre serveur est déjà en production, n'oubliez de copier le contenu de /var/spool/bm-hsm vers le nouveau disque avant de faire le montage.

Paramétrer le rôle d'archivage

Dans la console d'administration de BlueMind, se rendre dans Gestion du système > Serveurs de l'application. La page présente la liste des serveurs connus par BlueMind avec leurs rôles :

1. Activer le rôle d'archivage du serveur : se rendre dans l'administration du serveur (le sélectionner dans la liste des serveurs)
   
   • Aller à l'onglet "Rôles du serveur" qui présente tous les rôles attribuables à un serveur.
   • Cocher la case "Serveur d'archivage des courriers" (section "Serveur d'archivage des courriers").
   • Valider avec le bouton "Enregistrer" en bas d'écran afin que les changements soient pris en compte. 
2. Affecter le nouveau serveur à chaque domaine :
   • Se rendre dans la Gestion du système > Domaines supervisés > sélectionner le domaine souhaité
   • Dans l'onglet Messagerie, sélectionner le nouveau serveur dans la liste "Serveur d'archivage des courriers" même si celui-ci est le seul disponible :
     
   • Valider avec le bouton "Enregistrer" en bas d'écran afin que les changements soient pris en compte.

Une politique d'archivage, globale ou individuelle, peut dès lors être mise en œuvre. Les mails seront stockés sur le nouveau montage.

Configurer une tâche planifiée

Pour rendre effectif l'archivage, une fois configuré, il faut programmer son exécution via les tâches planifiées.

Pour cela, une tâche nommée «HSMJob» est pré-configurée dans BlueMind, il suffit à l'administrateur de l'exécuter manuellement ou de la programmer.

Activer l'archivage du courrier des utilisateurs

Archivage global

Pour mettre en œuvre une politique d'archivage globale sur un domaine, dans la console d'administration :

• Se rendre dans Gestion du Système > Domaines Supervisés > sélectionner le domaine désiré > onglet Archivage
  
• Cocher la case "Activer l'archivage"
• Saisir le nombre de jours souhaités : les messages plus anciens seront archivés.
• Définir le quota maximum ainsi que le quota par défaut alloué à chaque utilisateur.
• Choisir des dossiers à exclure de l'archivage.
  Dans l'exemple ci-dessus, seront donc archivés seulement : la boîte de réception (Messages reçus), la boîte d'envoi et les messages envoyés.
• Valider avec le bouton "Enregistrer" en bas d'écran afin que les changements soient pris en compte

Archivage individuel

Archivage automatique

L'archivage peut aussi être activé ou personnalisé pour un utilisateur ou un groupe. Pour cela se rendre dans l'administration de l'utilisateur ou du groupe, onglet «Archivage» et modifier les valeurs par défaut affectées par l'archivage global.
Pour en savoir plus, consulter la page dédiée à l'administration des utilisateurs : Les utilisateurs - Archivage

Archivage manuel

L'archivage peut de plus être déclenché ou modifié par l'utilisateur lui-même. Celui-ci peut choisir d'archiver un email manuellement (par exemple lorsque son quota est près d'être atteint) en cliquant sur l'icône correspondante.
Pour en savoir plus, consulter la page dédiée du manuel de l'utilisateur : Archivage des messages

Accès aux e-mails archivés

Par les utilisateurs

Les utilisateurs accèdent aux archives de façon totalement transparente depuis leur client de messagerie (webmail ou client lourd).

Lorsqu'un mail est archivé, il est toujours visible dans le webmail mais est indiqué comme archivé par une icône dans la colonne dédiée :

Seuls les entêtes des messages sont conservés dans le dossier d'origine afin de pouvoir les parcourir et effectuer des recherches. Lorsque l'utilisateur souhaite consulter un message archivé, il l'ouvre comme tout autre message, BlueMind le récupère sur le serveur d'archivage et l'affiche immédiatement dans le visionneur de message du client utilisé (Webmail, Thunderbird, Outlook).

Sur le serveur

Sur le serveur, qu'il s'agisse d'un serveur d'archivage externe ou du serveur BlueMind lui-même, les messages archivés sont placés dans le dossier /var/spool/bm-hsm

Implementing an archiving policy

By default, no archiving is enabled when BlueMind is installed (although users are able to archive their messages manually). The administrator can set up a company-wide archiving policy, using a filter which will apply to all users and groups.

Setting up an archiving space

Email messages are automatically stored in the /var/spool/bm-hsm BlueMind server directory. You just need to set up an NFS or local disk mount in that directory. If your server is already in production, don't forget to copy the contents of /var/spool/bm-hsm to the new disk before mounting it.

Configuring the archive role

In the BlueMind admin console, go to System management > Application's server. This page shows the list of servers known to BlueMind and their roles:

1. Enable the server's archiving role: go to the server administration page ("Create & edit" or select it in the servers list)
   
   • Go to the "Server roles" tab which shows all the roles that can be assigned to a server.
   • Check the "Mail archive server" box ("MESSAGERIE" section).
   • Click "Save" at the bottom of the screen to apply changes. 
2. Assign a new server to each domain:
   • Go to System Management > Manage Domain > select the domain you want to assign a new server to.
   • In the Mail System tab, select the new server in the "Mail archive server" list even if it is the only one available:
     
   • Click "Save" at the bottom of the screen to apply changes.

You can now implement an archiving policy – whether domain-wide or user or group-specific. Emails will be stored on the new mount point.

Configuring a scheduled job

BlueMind has a pre-configured job called "HSMJob" to do this. All you need to do is execute it manually or schedule it.

Enabling message archiving 

Domain-wide archiving

To implement a domain-wide archiving policy, in the admin console:

• Go to System Management > Manage Domain > select the domain > Email Archiving Policy tab
  
• Check the "Enable archiving" box.
• Enter the number of days you choose: messages older than this will be archived.
• Set the maximum quota as well as a default quota for each.
• Select the folders you want to exclude from archiving.
  In the example above, only the Inbox, Outbox and Sent folders will be archived.
• Click "Save" at the bottom of the screen to apply changes. 

User or group-specific archiving

Automatic archiving

Archiving can be activated or customized for a user or a group too. To do this, go to the user's or the group's administration page, "Archiving" tab and edit the default domain-wide archiving values.
To find out more, go to the user administration page: Users - Archiving

Manual archiving

Archiving can be launched or modified by users themselves. They can choose to archive one or several email messages manually (e.g. when their storage quota is almost full) by clicking the corresponding icon.
To find out more, go to the page about Archiving messages in the User's Guide.

Accessing archived messages

Users can access archives transparently from their email client (webmail or thick client).

When a message is archived, it continues to be displayed in webmail but shown as archived by an icon in the "archived items" column:

Only message headers are kept in the original folder to enable browsing and searches. To view an archived message, users can simply open it, as they would any other message. BlueMind retrieves the message from the archive server and displays it immediately in the mail client's message viewer (Webmail, Thunderbird, Outlook).

Storage location on the server

Whether you are using an external archiving server or the BlueMind server, archived messages are stored in the folder /var/spool/bm-hsm