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Présentation

Blue Mind permet de gérer, de même que les agendas individuels ou de groupes, les agendas de ressources (véhicules, salles, vidéo-projecteurs...).

L'administrateur peut définir de nouveaux types de ressources et déléguer la gestion des ressources à des utilisateurs.

Comme pour les agendas de personnes, la fonctionnalité disponible/occupé permet la recherche de disponibilités de ressources.

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En rapport :
Ressources Administration des ressources

Les droits de partage

Les droits que les utilisateurs peuvent se voir attribuer sur une ressource sont les suivants :

  1. Peut réserver la ressource : l'utilisateur peut associer la ressource à un rendez-vous afin de demander à la réserver
  2. Peut réserver la ressource et visualiser ses réservations : en plus du droit précédent, l'utilisateur peut consulter l'agenda de la ressource et voir ainsi ses réservations et demandes en cours
  3. Peut modifier ses réservations : en plus des droits précédents, l'utilisateur peut modifier les réservations de la ressource (accepter, refuser, modifier, déplacer, supprimer, etc.). L'utilisateur est alors appelé gestionnaire de la ressource.
  4. Peut modifier ses réservations et gérer ses partages : en plus des droits précédents, le gestionnaire de la ressource peut modifier les droits de partage de celles-ci et les attribuer aux autres utilisateurs.

Réservation d'une ressource

La réservation d'une ressource se fait en plusieurs étapes :

  1. L'utilisateur souhaitant réserver la ressource ajoute celle-ci aux participants de son événement lors de la création ou de l'édition de celui-ci.
    Pour cela il peut utiliser la recherche de disponibilités comme pour les autres participants :
  2. Lorsque l'utilisateur enregistre son événement, il a le choix d'envoyer ou non une invitation, il s'agit d'un email de demande de réservation.
  3. Le ou les gestionnaire désignés de la ressource reçoivent alors une demande par alerte d'agenda si le calendrier de la ressource est actuellement affiché dans leur application et par mail si une invitation a été envoyée.

    Bm_legend
    bm_legendLe gestionaire peut accepter la demande depuis le mail de réservation

    Bm_legend
    bm_legendLa ressource est vue en attente de validation par le gestionnaire

  4. 2 cas sont possible selon la politique de réservation choisie pour la ressource :
    1. Si l'acceptation et le refus automatiques sont activés, alors :
      • le gestionnaire reçoit un message de réservation de la ressource
      • si la ressource est disponible, sa participation est validée
      • si la ressource n'est pas disponible, sa participation est refusée
      • l'utilisateur reçoit un message d'acceptation ou de refus de la part de la ressource
    2. Si l'acceptation et le refus automatiques ne sont pas activés, le gestionnaire doit valider la demande de réservation d'une des différentes manières possible :
      • depuis sa messagerie, par les liens "Participation" de l'email reçu
      • depuis son agenda, par la liste des événements en attente (clic sur l'icône chiffrée du bandeau de navigation)
      • depuis son agenda en cliquant sur l'événement :
    Tip

    si seule l'acceptation automatique est activée et que la ressource n'est pas disponible, alors c'est le cas b qui est appliqué : le gestionnaire de ressource reçoit un message de demande de réservation et le statut de la ressource reste en attente.

  5. L'utilisateur est alors informé par mail que la ressource a accepté ou refusé l'invitation.
Note

Le processus de réservation est le même pour le gestionnaire de ressource qui souhaite la réserver lui-même : l'acceptation n'est pas automatique, il doit valider la participation de la ressource une fois le rendez-vous créé.
En revanche, il ne reçoit pas de message de demande de réservation, seuls les autres administrateurs de la ressource, s'il y en a, le reçoivent.

Foire aux Questions

Général

Une ressource peut-elle avoir plusieurs réservations simultanées ?

En effet, si le(s) gestionnaire(s) valident plusieurs demandes de réservations pour un même créneau horaire, la ressource aura plusieurs réservations simultanées.

Au moment de la réservation, l'utilisateur est averti de la non disponibilité de la ressource mais il peut malgré tout effectuer une demande.

À partir de BlueMind 3.5.5 la double réservation (le surbooking) est empêchée par défaut pour les nouvelles ressources : si une ressource est disponible alors sa participation est automatiquement validée, si elle ne l'est pas alors l'événement est automatiquement refusé. Le gestionnaire de ressource garde cependant la main et peut toujours modifier les attributions ainsi que créer et modifier les événements du calendrier de la ressource directement.

Pour les ressources anciennement créées, l'ancien comportement persiste : c'est au gestionnaire de contrôler les demandes de réservations via le calendrier de la ressource et choisir d'accepter ou non des demandes sur des créneaux identiques (cas de ressources pouvant être partagées).

Pour en savoir plus sur la configuration, veuillez consulter le chapitre dédié : Guide de l'administrateur > Administration des ressources > Politique de réservation

Je suis utilisateur

La ressource n'est pas proposée par l'autocomplétion lorsque je la recherche

Vérifiez auprès de votre administrateur ou auprès du gestionnaire de ressource que des droits de réservation vous ont bien été affectés

Je suis gestionnaire

L'alerte de demande de réservation n'apparaît pas

Vérifiez dans la partie gauche de votre agenda que le calendrier de la ressource est présent dans la liste des calendriers actuellement affichés.

J'ai une alerte de réservation mais je ne vois pas l'événement ni aucun autre dans ma vue

Vérifiez dans la partie gauche de votre agenda que le calendrier de la ressource n'est pas grisé : s'il est grisé, cela signifie qu'il est présent (donc l'alerte apparaît) mais non affiché (les rendez-vous sont masqués)

Je souhaite quitter la gestion d'une ressource

Si vous avez le droit de gestion des partages de la ressource, vous pouvez le supprimer vous-mêmes en vous rendant dans votre interface de gestion des paramètres utilisateur > Agenda > onglet "Gestion des Partages" :

  • sélectionnez la ressource dans la liste déroulante
  • modifiez ou supprimez le droit qui vous est affecté dans la liste des personnes et groupes autorisés
Note
Si vous diminuez votre droit de partage, l'écran de modification des partages de la ressource est toujours accessible tant que vous ne quittez pas la gestion des paramètres. Néanmoins, la modification est immédiate et si vous essayez de modifier (pour remettre par exemple) le droit, cela sera sans effet et un message d'erreur «Opération interdite» vous informera que vous ne pouvez pas faire cela.

Si vous n'avez pas ce droit de gestion, il faut alors vous adresser à un administrateur de BlueMind ou à un autre gestionnaire de la ressource.

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Introduction

In addition to personal or group calendars, BlueMind allows you to manage resource calendars (vehicles, rooms, video projectors, etc.).

The administrator can create new resources and delegate their management to users.

You can check for resource availability through the free/busy feature, just like you would for a person's calendar.

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Related:
RessourcesAdministration des ressources

Resource rights

You can be granted the following rights levels for resources:

  1. Booking: you can link resources to meetings and make booking requests.  
  2. Booking and viewing: in addition to right number 1, you can view the resource's calendar, see its bookings and requests pending. 
  3. Modifying bookings: in addition to rights number 2, you can modify resource bookings (accept, reject, edit, move, delete, etc.). In this case you are appointed resource manager.
  4. Modifying bookings and managing shares: in addition to rights number 3 as resource manager, you are able to modify and grant share rights for this resource.

Booking a resource 

To book a resource, follow the steps below:

  1. Add the resource you want to book to the list of event participants, either when you create or edit the event. You can check its availability just like you would for attendees:

  2. When you save an event, you can choose whether to send an invitation or not. This invitation is a resource booking request sent by email.
  3. The resource's appointed manager(s) receive(s) a request via Calendar alert if the resource's calendar is currently displayed in their application and by email if an invitation has been sent.

    Bm_legend
    bm_legendThe manager can accept the request from within the booking request email

    Bm_legend
    bm_legendThe manager can see the resource's event as pending validation

  4. At this point, there are two possibilities depending on the booking policy chosen for the resource:
    1. Auto-accept and reject are both enabled:
      • the resource manager receives a resource booking message
      • if the resource is available, its participation is confirmed
      • if the resource isn't available, its participation is rejected
      • the user receives an acceptance or rejection message from the resource
    2. Auto-accept and reject are both disabled, the resource manager must confirm the booking request using one of the following methods:
      • in Mail, using the "Participation" link in the email they have received
      • in Calendar, in the pending events list (clicking the numbered icon in the navigation bar)
      • in Calendar by clicking the event:
    Tip

    If auto-accept is enabled and auto-reject is disabled and the resource isn't available, then option "b" applies: the resource manager receives a booking request and the resource's participation status remains pending.

  5. You are then notified whether your request has been accepted or rejected.
Note

The booking process is the same for resource managers: the resource's participation is not accepted automatically, resource managers must confirm the resource's participation once the event has been created.

Resource managers, however, do not receive requests for their own resource bookings, only other managers of this resource, if there are any, receive a booking request.

FAQs 

General

Can a resource have several simultaneous bookings?

Yes, if the resource manager(s) accept(s) several booking requests for a same time slot, the resource will have several simultaneous reservations.

When you make a reservation, you are warned that the resource is unavailable but you can make a request anyway.

From BlueMind 3.5.5 simultaneous bookings (overbooking) is prevented by default for new resources: if a resource is available then its participation is confirmed automatically. If it is not available then the event is rejected automatically. The resource manager remains in control and can still modify event calendars manually.

For resources created prior to this version, BlueMind's former behavior is applied: the resource manager controls bookings through the resource calendar and chooses to accept requests for a same time slot or not (for resources that can be shared).

To find out more about booking configuration, please go to the chapter concerned: Guide de l'administrateur > Administration des ressources > Politique de réservation

User FAQs

Autocomplete does not suggest the resource I am looking for 

Check with your administrator or the resource manager that you have indeed been granted booking rights. 

Resource manager FAQs 

I do not receive booking alerts    

Look in your calendar's left pane and check that the resource calendar is shown in the list.

I do get booking alerts but I can't see the event or any other in my calendar

Check in your calendar's left pane and make sure that the resource calendar is not grayed out: if it is, this means that the calendar is there (therefore you get an alert) but not shown (events are hidden). 

I want to quit managing a resource 

You can delete your own resource management rights by going to user settings > Calendar > Sharings tab:

  • Select the resource from the drop-down menu.  
  • Edit or delete your rights in the list of authorized users or groups.  
Note

If you lower your sharing rights, the shared resource editing window remains open until you leave the user settings window. Changes take effect immediately, and if you try to make other changes (to add new rights, for example), they will not be taken into account and you will get an error message («Operation not permitted») telling you that you are not allowed to do this.

If you don't have management rights, ask a BlueMind administrator or another resource manager.

 

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