Installation et configuration

Installation

Télécharger le connecteur Outlook correspondant à la version de Outlook depuis la section Téléchargements des préférences de BlueMind :

Double cliquer sur le fichier .exe téléchargé pour lancer l'installation.

Sur Windows 10, un avertissement de sécurité apparaît, cliquer sur "Informations complémentaires" :

Puis sur le bouton "Exécuter quand même" :

Puis l'assistant d'installation du connecteur se lance. Suivre les 4 étapes de l'installation en cliquant sur "Suivant>" :

Configuration

Une fois installé, il est nécessaire de configurer le connecteur afin de paramétrer le compte BlueMind à synchroniser.

Ouvrir l'écran de configuration de l'accès au serveur BlueMind.

• Outlook 2007 : Menu « Outils/Options » > onglet « BlueMind » > bouton « Connexion »
• Outlook 2010 et  suivants : Menu Fichier > BlueMind > bouton «Connexion»
  
• Configurer :

  • l'adresse du serveur : exemple « mail.bluemind.loc »

  • le nom d'utilisateur BlueMind, qui est de la forme utilisateur@domaine.com

  • le mot de passe BlueMind correspondant

Synchronisation

Automatique

Le connecteur se synchronise avec Blue Mind en tâche de fond après la tâche «Envoyer/Recevoir» d'Outlook qui est réalisée par défaut tout les 30 minutes. Cet intervalle est modifiable en paramétrant les groupes d'envoi/réception :

• Outlook 2007: Menu Outils > Envoyer/Recevoir > Paramètres d'envoi/réception > Définir les groupes d'Envoi/Réception
• Outlook 2010/2013 : Menu «Envoi/Réception» > Groupes d'envoi/réception > Définir les groupes d'Envoi/Réception

Manuelle

La synchronisation peut être forcée en cliquant sur le bouton synchroniser.

Détachement des pièces jointes

Une fois le connecteur installé, la fonctionnalité de détachement des pièces jointes est directement accessible dans la fenêtre de rédaction d'un message.

Fonctionnement de base

Lors de la rédaction d'un message, glisser-déposer le fichier dans la fenêtre de rédaction. Si celui-ci dépasse le seuil de détachement automatique, Outlook propose de lier le fichier :

Le fichier est alors déposé sur le serveur BlueMind est un lien est ajouté au message :

Lier directement

Pour ajouter un ou plusieurs fichiers directement liés, utiliser le menu "Serveur de fichiers" ajouté par le connecteur à la fenêtre de rédaction :

Choisir le ou les fichiers sur l'ordinateur, ils sont aussitôt envoyés sur le serveur et les liens de téléchargement sont ajoutés au message

Le sélecteur de fichiers BlueMind

De même que depuis le webmail BlueMind, le sélecteur de fichiers BlueMind permet d'envoyer des fichiers déjà présents dans l'espace en ligne de l'utilisateur (fichiers qui ont déjà été envoyés et détachés de précédents messages).

Pour y accéder, utiliser le menu "Serveur de fichiers" > "Ajouter des liens du serveur de fichiers..." :

Le sélecteur de fichier de BlueMind s'ouvre, permettant de sélectionner les fichiers disponibles. Cliquer sur un ou plusieurs fichiers puis sur le bouton "Sélectionner" pour les ajouter au message :

Supprimer des fichiers liés

Une fois des fichiers ajoutés à un message, pour les retirer, utiliser le menu Serveur de fichiers > Gérer les liens :

Une fenêtre s'ouvre, contenant la liste des fichiers liés, cliquer sur l'icône poubelle du lien ou des liens à supprimer :

Valider :

Le lien n'est plus présent dans le message :

Signature d'entreprise

Si une signature d'entreprise est paramétrée, elle sera automatiquement ajoutée à la fin du message par le serveur après son envoi.

Placement de la signature

Si l'administrateur a choisi d'activer l'option adéquate, les utilisateurs peuvent choisir le placement de leur signature.

Pour cela il faut ajouter la chaîne de caractère (tag) --X-BM-SIGNATURE-- à l'emplacement souhaité dans l'email.

Afin de faciliter cette insertion, l'utilisateur peut paramétrer cette chaîne en tant que signature par défaut dans Outlook :

Lors de la rédaction d'un email ou de la réponse à un email, le tag est alors automatiquement placé dans le message :

La signature est ensuite insérée par le serveur là où le tag se trouve :

L'agenda

Le connecteur synchronise l'agenda BlueMind de l'utilisateur et il est possible de synchroniser les agendas de collaborateurs ayant partagé leur agenda.

• Outlook 2007 : Menu « Outils/Options » > Onglet « BlueMind » > bouton « Souscrire » dans la section « Multi-agenda ».

• Outlook 2010 : Menu « Fichier/BlueMind » > bouton « Souscrire » dans la section « Multi-agenda ».

Il est possible de filtrer la liste des agendas en utilisant le champ de recherche présent en haut de la fenêtre.

Pour souscrire ou se désabonner d'un agenda, cochez ou décochez la case correspondante.

Les contacts

Le connecteur synchronise tous les contacts des carnets d'adresses souscrits.

Par défaut sont synchronisés :

• Contacts : le carnet par défaut de l'utilisateur

• Contacts collectés : les contacts collectés d'Outlook et de BlueMind.

• Annuaire : l'annuaire des utilisateurs de BlueMind.

Mes carnets

Il est possible de gérer ses carnets de Contacts depuis les préférences.

• Outlook 2007 : Menu « Outils/Options » > onglet « BlueMind » > bouton « Mes carnets » dans la section « Contacts ».

• Outlook 2010 : Menu « Fichier/BlueMind » > bouton « Mes carnets » dans la section « Contacts ».

• Pour créer un nouveau carnet : saisir son nom dans le champ du haut puis cliquer sur Ajouter.

• Pour modifier le nom d'un carnet : double cliquer sur son nom dans la liste puis saisir son nouveau nom.

• Pour supprimer un carnet le sélectionner dans la liste et cliquer sur Supprimer.

Souscriptions

Il est possible de gérer les souscriptions aux carnets d'adresses.

• Outlook 2007 : Menu « Outils/Options » > onglet « BlueMind » > bouton « Souscrire » dans la section « Contacts ».

• Outlook 2010 : Menu « Fichier/BlueMind » > bouton « Souscrire » dans la section « Contacts ».

Pour souscrire ou se désabonner à un carnet, cliquer sur la case correspondante. Il est impossible de se désabonner du carnet par défaut.

Il est possible de filtrer la liste des Carnets en utilisant le champ de recherche du haut.

Configuration avancée

Des options avancées sont disponibles dans les options.

• Outlook 2007 : Menu « Outils/Options » > Onglet « BlueMind » > bouton « Options avancées ».

• Outlook 2010 et + : Menu Fichier > BlueMind > bouton « Options avancées » ou « Avancé »

Les actions suivantes sont possibles :

• Réinitialiser  : supprime toutes les données BlueMind de Outlook, elles seront récupérées du serveur à la prochaine synchronisation.
• Activer la journalisation détaillée  : à activer en cas de dysfonctionnement du connecteur.
• Envoyer un rapport  : envoyer les journaux d'erreur du connecteur à BlueMind.
• Import  : importer dans BlueMind tous les rendez-vous présent dans le calendrier avant l'installation du connecteur Outlook.

Mise à jour

À partir de BlueMind 3 le connecteur Outlook est installé avec un service qui assure sa mise à jour automatique dès que celle-ci est disponible. Lorsque le connecteur détecte une nouvelle version, il la télécharge et l'installe en tâche de fond puis informe l'utilisateur du redémarrage nécessaire si Outlook était en cours d'utilisation :

Mise à jour des anciennes versions

Dans les versions précédentes de BlueMind, la mise à jour se fait manuellement par les utilisateurs : télécharger la nouvelle version depuis la page de préférences utilisateurs de BlueMind puis suivre la même procédure que pour l'installation (voir section précédente).

 Installing and setting up

Installing the connector

Download the Outlook connector corresponding to your version of Outlook from the Downloads section in BlueMind settings:

Double-clic the downloaded .exe file to start the installation process.

In Windows 10, a security warning may appear, in which case click "More info":

Next, click "Run anyway":

The connector's installation wizard starts up.

Follow the four installation steps by clicking "Suivant" on each screen and finally "Fermer" to close the wizard when the process is complete:

Setting up the connector

Once installed, you need to set up the connector to synchronize with your BlueMind account.

Open the BlueMind server configuration dialog box:

• Outlook 2007: "Tools/Options" Menu > "BlueMind" tab > "Connect" button.
• Outlook 2010: "File/BlueMind" Menu > "Connect" button. 
  
• Settings:

  • Server: for example "bm.domain.com"

  • Login: your BlueMind user name, which has the following format user@domain.com

  • Password: your BlueMind password 

Synchronizing

Automatic synchronization

The connector synchronizes with the BlueMind server in the background after Outlook's "Send/Receive" task which is performed every 30 minutes by default. You can modify how often send/receive runs in the Send/Receive Groups settings:

• Outlook 2007: Tools Menu > Send/Receive > Send/Receive settings > Define Send/Receive Groups
• Outlook 2010/2013: Send / Receive Menu > Send/Receive Groups > Define Send/Receive Groups

Manual synchronization

You can force synchronization by clicking "Synchronize".

Linked attachments

Once the connector is installed, the linked attachment feature is available in the message composition windows.

Working with linked attachments

When you write a message, drag and drop the file in the compose message window. If it exceeds the automatic size for detaching attachments, Outlook prompts you to link the file:

If you choose yes, the file is dropped on the BlueMind server and a link is added to the message:

Directly adding files as links

To attach one or several files as links directly, use the "File Server" button which was added by the connector in the compose message window:

Choose the file(s) on your PC, they will be added straight to the server and downloadable links will be added to your message.

The BlueMind file chooser

Just like in BlueMind webmail, the BlueMind file browser allows you to send files that are already on your online space (files that have already been sent and linked in earlier messages).

To access these files, use the "File Server" menu > "Add links from file server...":

The BlueMind file chooser opens, allowing you to select the files available. Click one or several files and click the "Sélectionner" button to add them to the message:

Removing linked files

Once files have been added to a message, you can remove them using the "File Server" menu > Manage links attached:

A window containing the list of linked files opens. Click the trash icon for the link(s) you want to delete:

Confirm:

The link is no longer included in the message:

Calendar

The connector synchronizes the Outlook calendar with your BlueMind Calendar. You can also synchronize the calendars of co-workers who have shared their calendar with you.

• Outlook 2007: "Tools/Options" Menu > "BlueMind" Tab > "Subscribe" button in the "Multi-calendar" section.

• Outlook 2010: "File/BlueMind" Menu > "Subscribe" in the "Multi-calendar" section.

Use the search box at the top of the dialog box to filter through the list of calendars.

To subscribe or unsubscribe to a calendar, check or uncheck the appropriate box.

Contacts

The connector synchronizes all the contacts in subscribed address books.

By default, the connector synchronizes:

• Contacts: your default address book.

• Collected contacts: Outlook's and BlueMind's collected contacts.

• Directory: the BlueMind users directory.

My address books

You can manage your address books in preferences.

• Outlook 2007: "Tools /Options " Menu > " BlueMind " tab > "My address books " button in the "Contacts" section.
  
• Outlook 2010: "File/BlueMind " Menu > "My address books "  button in the "Contacts" section.

• To create a new address book: type a name in the box at the top and click "Add".

• To edit the name of an address book: double-click it in the list and enter a new name.
• To delete an address book: select it in the list and click "Delete".

Subscriptions

You can manage address book subscriptions in:

• Outlook 2007: "Tools /Options " Menu > " BlueMind " tab > "Subscribe " button in the "Contacts" section.
  
• Outlook 2010: "File/BlueMind " Menu > "Subscribe "  button in the "Contacts" section.

To subscribe or unsubscribe to an address book, click the appropriate box. You cannot unsubscribe from a default address book.

Use the search box at the top of the window to filter through the list of address books.

Advanced settings

Advanced settings are available in options: 

• Outlook 2007: "Tools /Options " Menu > " BlueMind " tab > "Advanced options " button.
  
• Outlook 2010: "File/BlueMind " Menu > "Advanced options "  button.

  .

You can perform the following operations:

• Reset: deletes all BlueMind data in Outlook. The data will be retrieved from the server during the next synchronization.
• Enable advanced logging: select this option in the event of a connector malfunction.
• Send report: sends connector log information to BlueMind.
• Import: imports into BlueMind all the appointments stored in the Outlook calendar before the connector was installed.

Updates

Since BlueMind 3, the Outlook connector includes an automatic update service. When the connector detects a new version, it downloads and installs it in the background and prompts you to restart Outlook if it was running:

Updates for earlier versions

In earlier versions of BlueMind, you need to apply updates manually: download the new version from BlueMind user preferences and follow the same steps as for first installing the connector (see previous section).