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Présentation

BlueMind propose une gestion de contacts permettant la création de plusieurs carnets d'adresses, le partage de contacts entre groupes ou utilisateurs et l'accès à un carnet d'adresses d'entreprises.

Les carnets d'adresses sont synchronisables avec les clients lourds (Outlook, Thunderbird) et les smartphones (IPhone, Android, ... selon les possibilités des appareils).

Par défaut, BlueMind configure 3 carnets d'adresses :

  • un carnet d'adresses personnel "Mes contacts" ;

  • l'Annuaire, carnet d'adresses public rassemblant tous les utilisateurs publics du système;
  • un autre carnet d'adresses personnel "Contacts collectés", qui réunit automatiquement les destinataires des messages de l'utilisateur non présents dans l'annuaire ;

D'autres carnets d'adresses peuvent être créés, de façon illimitée et peuvent être partagés de façon fine, par utilisateurs ou par groupes, en lecture comme en écriture.

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Sur cette page :

Table of Contents
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En rapport :
Gestion des utilisateurs
Administration des groupes

L'interface

  •  : dans la 1ère colonne se trouve, sous le bouton «Nouveau contact», la liste des carnets accessibles par l'utilisateur : ses carnets d'adresses par défaut, ses carnets personnels ainsi que ceux qui lui ont été partagé et auxquels il est abonné ;
  •  : dans la 2ème colonne se trouve la liste des contacts présents dans le carnet sélectionné en 1ère colonne

    Tip

    l'alphabet vertical sur la gauche de la zone permet de naviguer plus rapidement dans les contacts, les lettres auxquelles se trouvent des contacts sont mises en évidence en noir et gras pour une meilleure visibilité.

  • : la 3ème colonne, zone d'affichage principale, présente la fiche de l'utilisateur sélectionné en 2ème colonne.
  • : champs de recherche

Édition des contacts

Pour éditer un contact, se rendre sur sa fiche en sélectionnant d'abord le carnet d'adresses dans lequel il apparait ou en utilisant le champs de recherche en haut de page.

Si l'utilisateur n'a pas les droits d'écriture, alors les informations sont simplement affichées et les boutons d'actions sont absents. Si l'utilisateur a le droit d'édition sur la fiche alors les champs sont modifiables et les boutons d'actions sont présents :

Bm_legend
bm_legendFiche éditable par l'utilisateur - Fiche non éditable par l'utilisateur

Le bouton «Ajouter» permet d'ajouter d'autres types d'informations que celles proposées par défaut : anniversaire, assistant, adresse de messagerie instantanée, etc.

Ajouter des étiquettes à un contact

Voir Les étiquettes (tags)

Liste de distribution

Création et édition

Pour créer une liste de distribution, cliquer sur la flèche du bouton «Nouveau Contact» puis choisir «Liste de distribution» dans le menu :

Sur la page d'édition, renseigner ensuite un titre puis ajouter les membres souhaités grâce au champs "Ajout d'un membre".

L'autocomplétion recherche dans tous les carnets d'adresses les fiches correspondantes en indiquant sous le nom trouvé le carnet duquel ce contact provient :

Que le nom soit trouvé ou non, le menu déroulant propose l'option «Créer nouveau membre» donnant accès à un formulaire de création rapide d'un contact avec un nom et une adresse de messagerie :

Bm_legend
bm_legendAjout d'un membre pour une liste de distribution

Le contact est alors créé dans le carnet en cours de consultation et ajouté à la liste de distribution.

Inclusions de listes

Une liste de distribution peut être incluse dans une liste de distribution : lorsque l'utilisateur souhaitera écrire à la liste "mère", toutes les adresses seront ajoutées dans le message, celles directement comprises dans la liste ainsi que celles de la liste incluse :

Warning

Il est possible d'inclure des listes provenant d'un même carnet uniquement, les listes d'un autre carnet (du même utilisateur ou d'un carnet partagé, voir ci-dessous) ne peuvent pas être incluses.

Cela exclut donc aussi les groupes issus de l'annuaire qui, bien qu'ayant une adresse email, sont considérés comme des listes.

Listes et carnets partagés

Il est possible d'inclure dans une liste de distribution des contacts issus de carnets partagés par d'autres utilisateurs (droit de lecture minimum).

Afin de s'assurer que ces contacts sont bien à jour dans une liste de distribution, un bouton « Valider » permet de mettre à jour l'ensemble des contacts de la liste. Ainsi en cas de modification dans le carnet d'origine, par son propriétaire ou un ayant droit, l'utilisateur s'assure d'avoir la dernière version :

Tip

Si le propriétaire du carnet dont proviennent les contacts inclus retire le droit de partage sur ce carnet, alors les contacts restent inclus et utilisables mais ils ne seront pas mis à jour par le bouton "Valider". En revanche, si par la suite le propriétaire redonne le droit de partage, alors la mise à jour est automatiquement effectuée lors de la réactivation du droit et le bouton "Valider" fonctionne de nouveau.

Importer et exporter

Pour importer ou exporter un carnet d'adresses au format vCard, cliquer sur le bouton d'action situé en haut de la liste des contacts du carnet concerné :

Dans le cas d'un export, l'intégralité des contacts du carnet sont exportés dans un seul et même fichier, proposé instantanément au téléchargement.

Dans le cas d'un import, l'intégralité des contacts présents dans le fichier est ajoutée au carnet. BlueMind ne détecte pas les doublons, les contacts seront ajoutés même si déjà présents dans le carnet.

Sv translation
languageen

Introduction

BlueMind allows you to create several address books, share contacts between groups or users and access a company address book.

Address books can be synchronized with thick clients (Outlook, Thunderbird) and smartphones (iPhone, Android, etc. depending on device capability).

By default, BlueMind sets up 3 address books:

  • One personal address book called "My contacts".

  • The directory, a public address book that contains all public users in the system.
  • Another personal address book called "Collected contacts", which automatically collects the addresses of message recipients not found in the directory.

You can create an unlimited number of address books and precisely specify how they are shared: by user or group, as read or read-and-write.

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On this page:

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Related:
Managing users
Managing groups



Display

  • : shows the list of address books you have access to: your default address books, your personal address books as well as those shared with you and you are subscribed to;
  • : shows the list of contacts in the address book selected in the first column.

    Tip

    The vertical alphabet on the left of the area allows you to navigate more quickly in your contacts. The letters with contacts are highlighted in black and bold for better visibility.

  • : main display area. Shows the contact card for the user selected in the second column (area B).
  • : search box.

Editing contacts

To edit a contact, go to the contact's card by first selecting the address book it belongs to, or using the search box at the top of the page.

If you don't have editing rights, the information will simply be displayed and the action buttons grayed out. If you do have editing rights, you will be able to edit the card's contents:

Bm_legend
bm_legendNon-editable form - Editable form

The "Add" button allows you to add other types of information from those available by default: birthday, assistant, instant messaging address, etc.

Adding tags to a contact

See Tags 

Distribution lists

Creating and editing distribution lists

To create a distribution list, click the drop-down arrow in the "New contact" button and choose "New distribution list":

In the editing page, first enter a title then add the contacts you want to include in the distribution list in the "Add members" box.

Autocomplete searches all address books for matching contacts. The address book the contact belongs to is shown under the contact's name:

Whether a matching name is found or not, a "Create new member" button is displayed. It opens a "Create a new contact" form which allows you to enter a name and an email address:

Bm_legend
bm_legendAdding a member to a distribution list

The new contact is then added to the distribution list as well as the current address book.

Including distribution lists

A distribution list can be included within another distribution list: when you want to write to the "parent" list, all addresses will be added as recipients – those belonging to the parent list and those belonging to the child list:

Warning

Only lists coming from the same address book can be included. Lists from other address books (belonging to the same user or a shared address book, see below) cannot be included.

This also excludes directory groups which, although they have an email address, are considered as lists.

Lists and shared address books

You can include contacts from other users' shared address books in distribution lists (provided you have minimum read privileges)

To make sure that the contacts in a distribution list are up to date, click the "Validate" button to update the whole list. This ensures that you have the latest version if changes have been made the source address books by their owner or right holders.  

Tip

If the owner of the address book the contacts come from revokes sharing rights on this address book, the contacts are still included and can be used but you will not be able to update them by using the "Validate" button. If at a later date the owner shares the address book again, an update of contacts will automatically be made and the "Validate" button will be operational again.

Importing and exporting contacts

To import or export an address book as a vCard file, click the gears button above the contacts list in the address book:

When exporting, all contacts in the address book are exported to a single file which opens automatically upon download.

When importing, all contacts in the file are added to the address book. BlueMind does not detect duplicates. All contacts will be added, including those already in the address book.