Préférences générales

Le premier onglet des préférences de l'agenda permet à l'utilisateur de positionner ses préférences d'affichage et de gestion du temps :

Les informations de début et fin de journée ainsi que les jours ouvrés permettent de définir les plages horaires qui seront considérées comme ouvrées par BlueMind. Ainsi, lors de la recherche de disponibilité ou lors d'une invitation par exemple, l'organisateur de l'événement sera informé du fait que l'événement se situe hors des heures travaillées de l'utilisateur.

La version 3.5.12 ajoute aux utilisateurs la possibilité de définir des rappels par défaut pour les événements ou au contraire de les désactiver.

Vous pouvez définir séparément :

• un rappel pour les événements classiques (heures bornées)
• un rappel pour les événements définis sur une journée complète : le paramétrage définit le temps "avant minuit".
  Par exemple le réglage par défaut est défini à 7, le rappel sera donc envoyé à 24-7=17h

Mes calendriers

L'onglet «Mes calendriers» donne accès à la gestion des calendriers de l'utilisateur :

• calendriers personnels : voir la page L'agenda - §3 Multi-calendriers
• calendriers externes : voir la page dédiée Les calendriers externes

Abonnements

Cet onglet permet à l'utilisateur de s'abonner à des agendas, personnels, partagés ou de domaine et d'activer leur synchronisation pour une utilisation hors ligne ou sur des clients tiers (logiciel client lourd ou périphérique mobile).

Lorsque la synchronisation est activée pour un agenda, les données sont téléchargées sur le logiciel client. De ce fait :

Pour ajouter un agenda :

• Saisir le nom de l'agenda recherché (utilisateur, ressource, ...)
• Valider avec la touche <Entrée> ou choisir dans la liste proposée par l'autocomplétion
• Désactiver la synchronisation si désiré
• Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour prendre en compte les changements.

Pour supprimer un agenda :

• Cliquer sur l'icône corbeille en fin de ligne
• Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour prendre en compte les changements.

Gestion des partages

Cet onglet permet à l'utilisateur de gérer les partages des agendas dont il est le gestionnaire : ses agendas mais aussi ceux des ressources ou utilisateurs lui ayant donné eux-mêmes les droits de modification et gestion.

La gestion des partages permet en outre, de partager un agenda avec des utilisateurs extérieurs au domaine BlueMind

Pour gérer les partages

• Sélectionner dans la première liste déroulante l'entité à gérer (l'utilisateur ou une de ses délégations) :
  
• Dans la zone de saisie dédiée, saisir le nom de la personne ou du groupe avec qui partager l'agenda
• Valider avec la touche <Entrée> ou sélectionner le nom dans la liste proposée par l'autocomplétion
• L'utilisateur est ajouté dans la liste, choisir dans la liste déroulante de sa ligne le droit à lui attribuer :
  
  
  1. Peut m'inviter à une réunion : l'utilisateur peut m'inviter en m'ajoutant à la liste des participants à un événement
  2. Peut m'inviter et voir mes rendez-vous : en plus du droit précédent, l'utilisateur peut visualiser mon agenda
  3. Peut modifier mes rendez-vous : en plus des droits précédents, l'utilisateur peut ajouter un événement dans mon agenda, le modifier, le supprimer ou encore confirmer ou refuser ma participation à un événement
  4. Peut modifier mes rendez-vous et gérer mes partages : en plus des droits précédents, l'utilisateur peut gérer les droits de partages de mon agenda
• Une fois tous les partages définis comme souhaité, cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour prendre en compte les changements.

Pour en savoir plus, consulter Gestion des partages

General preferences

The General tab in Calendar preferences allows you to choose display and time settings:

The day start and end times as well as working days settings allow you to specify the hours BlueMind will consider as working. As a result, when someone searches your availability for a meeting for example, they will be alerted if the event is scheduled outside of your working hours.

With version 3.5.12m, you can set up or disable default event alerts.

You can set up both:

• an alert for standard events (with specific start and end times)
• an alert for all-day events (the base time being midnight).
  E.g. if the default event alert time is set to 7, the alert will be sent at 24-7 = 17.00 hours (5pm)

My calendars

The "My calendars" tab allows you to manage your calendars:

• personal calendars: see Calendar - §3 Multiple calendars
• external calendars: see External Calendars

Subscriptions

In this tab, you can subscribe to calendars – personal, shared or domain calendars – and enable calendar synchronization for online or third-party client use (thick client software or mobile device).

When synchronization is enabled for a calendar, the data is downloaded into the thick client. As a result:

To add a calendar:

• Type the name of the calendar you are looking for (user, resource, ...).
• Press <Enter> to confirm or choose from the list of autocomplete suggestions.
• Disable synchronization if desired.
• Click "Save" to apply changes.

To delete a calendar:

• Click  at the end of the row.
• Click "Save" to apply changes.

Managing sharing

The "Sharings" tab allows you to manage the shared calendars you are the manager of, i.e. your own calendar as well as those of resources or other users you have been given editing and management rights on.

To manage sharing settings: 

• Select the entity (user or one of its delegates) you want to manage from the drop-down list:
  
• In the text box, type the name of the person or group you want to share the calendar with.
• Type <Enter> or select a name from the list of autocomplete suggestions to confirm.
• The user is then added to the list. Select the rights you want to grant them from the drop-down list:
  
  
  1. Can invite me: the user can invite you by adding you to a list of event participants.
  2. Can invite me and see my events: in addition to the right above, the user is able to view your calendar. 
  3. Can update my events: in addition to the rights above, the user can add events to your calendar, edit and delete them and accept or reject event invitations in your name.
  4. Can update my events and manage sharing: in addition to the rights above, the user can manage your calendar's sharing settings. 
• Once all sharing options are set as desired, click "Save" to apply changes.

For more details, see Gestion des partages