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changes.mady.by.user Sabine Prouvost

Sauvegardée le

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changes.mady.by.user Sabine Prouvost

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Sv translation
languagefr

Présentation

À partir de BlueMind 3.5, un utilisateur peut posséder plusieurs agendas dont il peut gérer les partages : agenda principal BlueMind, agenda secondaire, agenda (d'utilisateur ou de domaine) dont il a lui-même reçu les droits d'administration ou encore agenda externe synchronisé.

Ainsi, pour chacun de ces agendas, l'utilisateur peut le garder privé ou le partager avec d'autres utilisateurs ou membres de groupes en donnant différents niveaux d'accès.

Volet
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Sommaire
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En rapport :

Gestion des partages

Partager et déléguer

Les droits peuvent être délégués à l'ensemble des utilisateurs du domaine (partage public) ou à certains utilisateurs seulement.

Les droits possibles sont :

  • « Peut m'inviter à un rendez-vous » : ne peut pas voir les rendez-vous de l'utilisateur mais peut tout de même l'inviter. Si ce droit minimum n'est pas accordé alors l'autocomplétion ne proposera pas le nom de l'utilisateur dans le formulaire d'ajout de participant à un rendez-vous.

  • « Peut m'inviter et voir mes rendez-vous » : peut consulter l'agenda et inviter l'utilisateur. Les événements privés apparaîtront mais avec le libellé "privé" à la place du titre et sans détails autres que le jour, l'heure et la durée.

  • « Peut modifier mes rendez-vous » : en plus du droit précédent, peut accepter et modifier les rendez-vous de l'utilisateur.

  • « Peut modifier mes rendez-vous et gérer mes partages » : il s'agit d'un partage complet de l'agenda : en plus des droits précédents, peut lui-même donner des droits de partage sur l'agenda de l'utilisateur et voir ou éditer les détails des rendez-vous privés de l'utilisateur .

Pour déléguer son agenda, se rendre dans la gestion des préférences utilisateur (« Mon compte ») > rubrique Agenda > onglet Gestion des partages :

  1. Sélectionner le calendrier souhaité.

    Info

    Sont disponibles :

    • le calendrier par défaut de l'utilisateur
    • ses calendriers personnels visibles dans l'onglet "Mes calendriers" :
      • les calendriers personnels qu'il a créés dans BlueMind
      • les calendriers externes auxquels il est abonné
    • les carnets d'autres utilisateurs pour lesquels il a le droit de gestion des partages
  2. La section "Partager avec tous les utilisateurs" correspond au partage public du calendrier, ces droits seront appliqués à l'ensemble des utilisateurs du domaine :
    1. cocher la case "Autoriser le partage avec tous les utilisateurs"
    2. sélectionner le droit souhaité dans la liste déroulante
  3. Pour accorder un partage à des utilisateurs ou groupes, se rendre à la section suivante "Partager avec des utilisateurs ou des groupes en particulier" :

    1. rechercher l'utilisateur ou le groupe grâce au champs "Ajouter un utilisateur ou un groupe".

      Astuce

      Il n'est pas possible de saisir une adresse email, seuls sont disponibles ici les utilisateurs et groupes de l'annuaire.
      Pour un partage externe voir ci-après le chapitre Partager vers l'extérieur

    2. valider en cliquant sur le nom proposé par l'autocomplétion ou par la touche <Entrée>

    3. sélectionner le droit souhaité dans la liste déroulante

      Info

      Les calendriers de type "ICS externe" sont synchronisés en lecture seule, bien que le droit de modification soit présent dans la liste des droits, il ne pourra pas s'appliquer : les modifications ou créations qui pourraient être effectué par l'utilisateur désigné disparaîtront lors de la prochaine synchronisation.

  4. Répéter l'opération pour chaque utilisateur ou groupe
  5. Une fois les droits positionnés comme souhaité, valider au moyen du bouton « Enregistrer »

Ancre
fonction-droit
fonction-droit
Le tableau suivant indique les fonctionnalités qui seront accessibles aux utilisateurs en fonction des droits qui leur sont affectés sur le calendrier sélectionné ci-dessus :

Fonctionnalité\Droit accordéInvitationInvitation+VoirModifierModifier+Gérer
Inviter
S'abonner au calendrier
Voir les rendez-vous publics
Voir les rendez-vous privés sans détails
Voir les détails des rendez-vous privés
Voir les alertes d'invitation en attente
Accepter/Refuser une invitation à un rdv public
Accepter/Refuser une invitation à un rdv privé
Créer un événement public
Créer un événement privé
Modifier un événement public
Modifier un événement privé
Affecter/Supprimer un droit de partage à un tiers
Astuce

De même, ce tableau vous indique les fonctionnalités auxquelles vous avez accès sur un calendrier qui vous est partagé avec le droit indiqué

Affichage multi-agendas

L'utilisateur doit avoir au moins les droits de visualisation ou de modification sur les rendez-vous de l'agenda à afficher.

Pour afficher l'agenda souhaité :

  • dans le champs "Ajouter un calendrier", saisir le nom de l'utilisateur recherché.
    L'autocomplétion propose les utilisateurs correspondant au cours de la frappe
  • Sélectionner dans la liste proposée le nom correspondant :
  • Le calendrier sélectionné s'affiche alors avec une couleur différente de celle du ou des agendas déjà affichés :
Info
titleRègles spécifiques aux groupes
  • La sélection du groupe affiche les agendas des membres du groupe ayant partagé leur agenda avec l'utilisateur.
  • Si un ou plusieurs utilisateurs partagent leur agenda avec un groupe alors tous les membres du groupe voient l'agenda.

Pour masquer temporairement un des agendas affichés, cliquer sur l'utilisateur correspondant dans la liste, il apparait alors grisé et son agenda n'est plus visible :

Ancre
calendar-colors
calendar-colors
Pour changer la couleur d'un agenda :

À partir de BlueMind 3.5 il est possible de personnaliser les couleurs des agendas affichés et ainsi faire en sorte qu'une même couleur soit toujours attribuée à un même utilisateur.

Pour cela, déplier le menu en cliquant sur l'icône de couleur en fin de ligne dans la liste des agendas affichés et choisir la couleur voulue :

Pour plus de précision, cliquer sur "Choose a personalized color..." afin d'afficher la palette de choix de couleur :

Astuce

La couleur est automatiquement sauvegardée pour l'affichage de cet agenda, elle sera réutilisée lors de sessions suivantes et peut être modifiée.

Pour supprimer de l'affichage un des agendas, cliquer sur l'icône de couleur en fin de ligne dans la liste des agendas affichés pour faire apparaître le menu et cliquer sur "Remove" :

Agenda de domaine

L'administrateur peut créer des agendas de domaine, qui sont des agendas commun à un ou plusieurs utilisateurs, en consultation ou en modification selon les droits qui leur sont attribués.

S'il a au moins le droit de consultation, un utilisateur peut alors y accéder de la même façon qu'à l'agenda d'un utilisateur : par le champs de recherche de la vue principale  (voir ci-dessus) soit par la gestion de ses abonnements (voir Préférences de l'agenda).

Ancre
partage-exterieur
partage-exterieur
Partager vers l'extérieur

Le calendrier BlueMind peut être partagé vers l'extérieur via une adresse publique ou via une adresse privée permettant de voir les détails des événements privés.

Info

Le partage public permettra aux personnes visualisant l'agenda de connaître le détail de tous les événements publics et ils ne verront qu'une information "occupé(é)" en lieu et place d'un événement privé.

Le partage privé, quant à lui, permettra de visualiser aussi les détails des événements privés.

Pour cela :

  • se rendre dans la gestion des préférences > section Agenda > onglet « Gestion des partages »
  • dans la liste déroulante en haut de page, sélectionner l'agenda concerné
  • cocher la case correspondant au type de partage à activer (public ou privé) :

  • cliquer sur Enregistrer pour prendre en compte l'activation

L'adresse indiquée dans la section choisie peut dès lors être transmise à des personnes extérieures à BlueMind afin qu'elles puissent synchroniser l'agenda de l'utilisateur dans leur agenda compatible ICS.

Sv translation
languageen

Introduction

BlueMind v.3.5 offers the possibility to own multiple calendars – the main BlueMind calendar, a secondary calendar and user or domain calendars you have been given administration rights on, or synchronized external calendars – and manage how they are shared. You can keep each calendar private or share it with other users or group members by giving them different access levels.

Volet
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Related:

Gestion des partages

Sharing and delegating calendars

Rights can be delegated to all domain users (public share) or to specific users only.

Possible permission levels are:

  • "Can invite me": the user cannot see your appointments but can invite you. If this minimum right has not been granted, autocomplete will not suggest your name in the "add participants" box in the event creation form.

  • "Can invite me and see my events": the user can view this calendar and invite you. Private events will be shown as "private" instead of the title and with no other details but the date, time and duration.

  • "Can update my events": in addition to the rights above, the user can accept and modify your events.

  • "Can update my events and manage sharings": the calendar is fully shared. In addition to the rights above, the user is able to grant share rights on your calendar and see or edit private events.

To delegate your calendar, go to your user preferences ("My Account") > Calendar section > Sharings tab:

  1. Select the calendar you want to share.

    Info

    You can choose from:

    • your default user calendar
    • your personal calendars which can be seen in the "My calendars" tab:
      • personal calendars you have created in BlueMind
      • external calendars you are subscribed to
    • other users' address books you have sharing permission on
  2. The "Share with all users" section is for sharing the calendar publicly (public share), i.e. these rights will be applied to all domain users:
    1. check the "Allow public share" box
    2. select the desired right from the drop-down list
  3. To share with users or groups, go to the next section "Share with specific users or groups":

    1. search for the user or the group using "Add user or group..." text box.

      Astuce

      Email addresses cannot be entered here. Only directory users and groups are available.
      For Sharing with external people see the next chapter.

    2. click to confirm the name suggested by autocomplete or by typing <Enter>

    3. select the desired right from the drop-down menu

      Info

      "ICS" external calendars are synchronized as read-only, although editing is included in the list of rights, it cannot be applied: new items or changes made by the user the calendar is shared with will disappear at the next synchronization.

  4. Repeat this for each user or group
  5. Once all the rights are set as desired, click "Save" to confirm


Ancre
fonction-droit
fonction-droit
The table below shows the features available to users depending on the rights they are granted on the shared calendar:


Features\Right GrantedInviteInvite+ViewEditEdit+Manage
Invite
Subscribe
View public meeting
View private meetings without details
View details in private meetings
View alerts for pending invitations
Accept/Reject an invitation to a public meeting
Accept/Reject an invitation to a private meeting
Create a public event
Create a private event
Edit a public event
Edit a private event
Grant/Remove a sharing right to a third-party
Astuce

This table also shows the features users have access to on shared calendars according to each right they are granted.

Multi-calendar display

You must have at least viewing or editing permission on the events in the calendar you want to display.

To display a calendar:

  • in the "Add a calendar" text box, type the name of the user you are looking for.
    Autocomplete suggests users' names as you type.
  • Select the name you are looking for in the list of suggestions:
  • The calendar is then shown in a different color from those already displayed:
Info
titleGroup-specific rules
  • For groups, autocomplete works with the first characters of the group's name.
  • If you select a group, the calendars of the group's members who have shared their calendar with you will be displayed.
  • If one or several users share their calendar(s) with a group, all group members will be able to see this calendar.

To hide a calendar temporarily, click its user in the list. This user will then be grayed out and their events will no longer be shown:

Ancre
calendar-colors
calendar-colors
To change a calendar color:

With BlueMind v.3.5, you can customize calendar display colors and assign colors to specific users.

To do this, click the color icon at the bottom of the list of calendars shown to unfold the menu and select a color:

For a greater choice of colors, click "Choose a personalized color..." to display the color palette:


Astuce

The color is automatically saved for this calendar, it will be used again in future sessions and can be changed.

To remove a calendar's custom display, click the color icon at the end of the row in the list of calendars to open the menu and click "Remove":

Domain calendars

Administrators can create domain calendars which are calendars shared between one or several users, as read-only or read and write depending on their permissions level.

Users with read permission are able to access a domain calendar in the same way as they would a user's calendar: in the main view (see above) or in their subscriptions page (see Calendar Preferences).

Sharing externally

The BlueMind calendar can be shared externally through a public address or a private address that allows private events to be viewed.

Info

Publicly shared calendars allows people see the full details of public events and a "busy" status only for private events.

Privately shared calendars, on the other hand, allows all the details of private events to be viewed.

To do this:

  • go to the preferences page > Calendar section > "Sharings" tab
  • in the drop-down list at the top of the page, select the calendar you want to share
  • check the box for how you want to share it (public or private):
  • click Save to confirm

The address specified can then be forwarded to people outside BlueMind for them to synchronize their user calendar with their ICS-compatible calendar.