Création d'un rendez-vous

Création rapide

• Dans la vue du calendrier, se positionner sur la date et l'heure souhaitées et cliquer pour créer le rdv (ou laisser appuyé et glisser pour dessiner la durée souhaitée) :
  
• Pour un rendez-vous sur la journée entière, cliquer sur le jour concerné au dessus des plages horaires :
  
  Glisser sur plusieurs jours si le rdv s'étend sur plusieurs jours.
• Renseigner les informations utiles :
  
  • titre
  • choix de l'agenda : peuvent être sélectionnés les agendas personnels de l'utilisateur ou ceux qui lui ont été partagés avec droit d'écritures.
    Seuls apparaissent les agendas actuellement affichés dans la vue courante.

• Cliquer sur « Nouvel événement »
  Le rdv est créé.
  

  Info
  title Disponibilité par défaut
  Un événement court, ayant des date et heure de début et de fin, est par défaut en disponibilité "Occupé". Un événement sur la journée entière est par défaut en disponibilité "Disponible".

  
  

Le lien « Modifier les détails » permet de basculer en création complète du RDV.

Création complète

Cliquer sur le bouton "Nouvel événement" en haut de la barre latérale afin d'accéder à la page de création d'un rendez-vous :

La partie haute de la page permet de saisir les informations principales du rendez-vous.

La partie droite de la fenêtre permet d'inviter d'autres participants. En cliquant sur l'icône de début de ligne de chaque participant on peut indiquer si leur participation est optionnelle ou requise :

À noter :

• L'utilisateur peut inviter toutes les personnes connues du domaines lui ayant donné le droit d'invitation (partage "peut m'inviter à un événement", voir paragraphe Le partage de l'agenda  ).
• L'utilisateur peut inviter toute personne d'un de ses carnets d'adresses ou toute autre personne extérieure en saisissant simplement son adresse e-mail.
• Il est aussi possible d'associer des ressources à des événements en les ajoutant de la même façon que les utilisateurs, une demande de réservation est alors envoyée à son gestionnaire
• L'ajout d'un groupe ajoute ses membres individuellement

Les onglets permettent d'accéder aux fonctions supplémentaires : récurrence et recherche de disponibilités.

Propriétés d'un rendez-vous

Le premier onglet, "Informations", permet de définir les propriétés principales d'un rendez-vous :

• Lieu de l'événement
• Organisateur (apparaissent les utilisateurs ayant donnés les droits d'écriture sur leur rendez-vous ET dont l'agenda est affiché dans la vue principale)
• Les étiquettes (tags)
• Description de l'événement

• Rappel : permet de définir une alerte pour être prévenu avant l'événement.

  Astuce
  title Rappel par défaut
  La version 3.5.12 de BlueMind permet de définir un rappel par défaut pour les événements. Pour plus d'information, voir Préférences de l'agenda

• Disponibilité : permet aux utilisateurs visionnant votre agenda de voir si vous êtes joignable pendant l'événement.
  La disponibilité par défaut pour les événements courts est "Occupé", en revanche la disponibilité par défaut des événements sur journée entière est "Disponible".
  Lorsqu'un utilisateur se déclare comme disponible, l'événement apparaît alors dans son agenda avec une bordure claire sur le côté gauche :
  

• confidentialité : permet de masquer aux autres utilisateurs le contenu de l'événement, ils verront simplement la plage horaire réservée :
  

Récurrence

L'onglet "récurrence" permet de définir une fréquence de répétition pour un rendez-vous : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

• La période de la récurrence (ex : toutes les 2 semaines) est à indiquer dans le champs « Tous les » en dessous de la récurrence.
• Pour une récurrence hebdomadaire, indiquer le ou les jours de répétition.
• Pour une récurrence mensuelle, indiquer si l'événement doit se répéter le jour du mois (ex : le 3 de chaque mois) ou le jour de la semaine (ex : le 2ème mardi du mois).

Pour supprimer une occurrence :

• afficher l'événement concerné
• cliquer sur celui-ci, puis sur « Supprimer »
• sélectionner « Uniquement cet événement » pour conserver toutes les autres occurrences

Recherche de disponibilités

L'onglet de recherche de disponibilités permet de rechercher un créneau disponible commun aux participants :

BlueMind propose automatiquement, encadré de vert et rouge, le premier créneau disponible en fonction de la date saisie dans le formulaire.

Il est possible de déplacer le créneau par glisser-déplacer avec la souris, ainsi que de le réduire ou l'agrandir en faisant glisser les lignes verte ou rouge indépendamment.
Lorsque le créneau inclut un rendez-vous d'au moins un utilisateur, un message d'information apparaît en haut de la page :

Modification d'un événement

Pour modifier un événement :

• dans la fenêtre d'affichage principal, cliquer sur le rendez-vous
• modifier le titre et cliquer sur enregistrer
• ou cliquer sur le lien "Modifier les détails", l'interface est alors la même interface que celle de création (voir ci-dessus)
• une fois les modifications terminées, cliquer sur le bouton "Enregistrer" en haut à gauche de la page pour qu'elles soient prises en compte

Suppression d'un événement

Pour supprimer un événement :

Pour confirmer ou refuser un événement :

• cliquer sur celui-ci dans la fenêtre principale
• dans la popup qui s'affiche, cliquer sur le bouton "Supprimer"
  • si l'utilisateur est l'organisateur et qu'il a invité plusieurs participants, l'événement est supprimé chez tous les participants et ceux-ci reçoivent un mail d'information
  • si l'utilisateur est un simple participant à un événement, seule sa participation est annulée, l'événement est toujours présent chez les autres participants.
    L'organisateur ne reçoit pas de mail d'information mais l'utilisateur est marqué comme non participant dans la liste des invités à l'événement.
• en cas de suppression d'un rendez-vous récurrent, choisir de supprimer :
  • seulement cette occurrence
  • toutes les occurrences passées et à venir
  • seulement les occurrences futures

Participation à un événement

Affichage

Dans l'agenda, un rendez-vous apparaît différemment selon la participation de l'utilisateur :

• Rendez-vous accepté : couleur pleine
• Rendez-vous en attente de réponse : transparence
• Participation positionnée volontairement à "peut-être" : couleur pleine entourée de pointillés
• Rendez-vous refusé : transparence, contenu barré

Indiquer sa participation

Pour confirmer ou refuser un événement :

• cliquer sur celui-ci dans la fenêtre principale
• dans la popup qui s'affiche, cliquer sur le bouton de son choix
  
  Selon le choix, un message est envoyé ou non à l'organisateur de la réunion pour lui indiquer le choix de l'utilisateur.

Pour plus d'informations sur la visualisation des participations à une réunion, veuillez consulter la page   L'agenda - §3 Modèle de gestion des réunions

Historique d'un événement

Il est désormais possible de visualiser l'historique de création et modifications d'un événements.

Depuis la vue détaillée d'un événement, cliquer sur le bouton « History » :

L'historique renseigne sur :

• la date de l'action
• le type d'action : création ("created") ou modification ("updated")
• l'utilisateur ayant effectuée l'action ("author")
• l'origine : client BlueMind, client tiers (lourd ou mobile), etc.

Creating events

Quick-creating an event

• In Calendar view, click the date and time you want to create an event for, or drag you mouse over the area to select the duration you want:
• To create an all-day event, click the day's date at the top of the hourly column:
  
  Drag your mouse along the dates you want to include if your event takes place over several days.
• Fill in the relevant information:
  
  • Title
  • Calendar: you can choose either a personal calendar or one you have been given writing permission on.
    Only the calendars displayed in the current view are shown.

• Click "New event".
   Your event has now been created.

  Info
  title Default availability
  Short events - with start and end date and times - are by default set as "Busy". All-day events are by default set as "Available".

The "Modify details" link takes you to the detailed event creation window.

Creating a detailed event

Click "New event" at the top of the sidebar to open the event creation window:

Key event details are shown at the top of the page.

You can invite others in the right-hand side of the window. Click the icon before each guest's name to set their participation as optional or required:

Note:

• You can invite anyone in the domain who has given you invitation rights (share right "can invite me to an event" (see  Sharing Calendars below).
• You can invite anyone in your address books or anyone else simply by typing their email address.
• You can also associate resources to events by adding them the same way you add participants .
• When you add a group, each group member is added individually. 

Tabs give you access to additional features: recurring events and availability search.

Event properties

The "Information" tab allows you to specify key event properties:

• event location.
• event organizer (shows the users who have given writing rights on their events AND whose calendar is displayed in main view).
• tags.
• event description.
• reminder: allows you to set event alerts and reminders.
• availability: allows users viewing your calendar to see if you can be reached during the event.
  Default availability for short events is "Busy", while default availability for all-day events is "Available".
  When you confirm that you are available, the event is shown in your calendar with a light border on the left hand side:
  
• privacy: allows you to hide event content from other users. All they will see is that the time slot is unavailable:
  

Recurring events

Go to the "Repeat" tab to set how often an event is repeated: daily, weekly, monthly or yearly.

• Enter the repeat period (e.g.: every two weeks) in the "Repeat every" text box under the Repeat drop-down menu.
• For events repeated weekly, mark the day(s) you want the event repeated.
• For events repeated monthly, you must specify whether you want the event to be repeated on a day of the month (e.g.: the 3rd of every month) or a day of the week (e.g.: every second Tuesday of a month).

To delete one instance of an event:

• Display the event.
• Click the event, then click "Delete".
• Select "Only this instance" to keep other instances.

Availability search

The "Find a time" tab allows you to search for a common available time slot for event guests:

BlueMind automatically suggests the first available slot, shown between a green line and red line, based on the date entered in the form.

You can drag and move the whole slot with your mouse, or widen or narrow it by dragging the green and red lines separately.
When the time slot overlaps with one or several users' event(s), a warning message appears at the top of the page:

Modifying events

To modify an event:

• In the main window, click the event.
• Change the title and click save.
• Or, click the "Modify details" link. This opens the same window as for creating events (see above).
• Once changes are done, click "Save" at the top left of the page to apply.

Deleting events

To delete an event:

• Click the event in the main window.
• In the dialog box that appears, click "Delete".
  • if you are the event's organizer and you have invited several guests, the event is deleted in all the attendees' calendars and they receive an email notification. 
  • if you are a simple participant, only your attendance is deleted. The event remains in the other attendees' calendars.
    The event organizer does not receive any email notification but you are marked as not attending in the event's guest list.
• If you delete a recurring event, you must choose to delete:
  • this instance only,
  • all past and future instances,
  • future instances only.

Attending events

Display

In Calendar, events are shown differently depending on the user's participation status:

• Event accepted: solid color
• Event pending response: transparent color
• Participation deliberately set as "maybe": solid color with dotted frame
• Event rejected: transparent color, contents crossed out

Responding to event invitations

To accept or decline an invitation:

• Click the event in the main window.
• In the dialog box that opens, click the appropriate response button.
  
   Depending on your choice, a notification of your response will be sent to the event organizer.

For more information, please see    L'agenda - §3 Modèle de gestion des réunions

Event history

You can now view event creation and editing history.

In an event's detailed view, click "History":

Event history shows:

• action date
• action type: "created" or "updated"
• author: who has performed the action
• origin: where the action has originated from – BlueMind web client, third-party client (thick or mobile), etc.