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Présentation

BlueMind intègre un agenda partagé complet, proposant de nombreuses fonctionnalités parmi lesquelles :

  • vues jour, semaine, mois et liste
  • vues multi-agendas, multi-utilisateurs
  • recherche de créneaux disponibles
  • recherche full-text
  • gestion de droits et délégations
  • synchronisation avec Outlook
  • intégration dans Thunderbird
  • gestion de la mobilité sur smartphones et tablettes (iphone, ipad, Android, Blackberry)
  • impressions des agendas
  • gestion des récurrences, exceptions, rdv privés,..
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En rapport :
Les calendriers externes

Affichage et navigation

La vue principale par défaut de l'agenda BlueMind se compose de plusieurs parties :

  • : la barre des tâches, permettant de passer d'une application à l'autre
  • : Le calendrier permet de rechercher et se rendre à une date : faire défiler les mois avec les flèches « et » puis cliquer sur la date. Dans la zone principale s'affiche alors la période comprenant la date sélectionnée (jour, semaine, mois, selon le paramétrage en cours).
  • : la liste des calendriers actuellement affichés, ainsi que l'accès aux vues et étiquettes
  • : le moteur de recherche permet de rechercher des événements par nom, étiquettes, détails, participant, etc.
  • : l'affichage principal de l'agenda de l'utilisateur ainsi que les agendas auxquels il est abonné et/ou d'autres agendas de son choix (utilisateurs, ressources)
    • Les boutons en haut à gauche de la zone principale permettent de ramener à la période incluant la date du jour et naviguer vers des dates précédentes ou suivantes.
    • Les boutons en haut à droite permettent de choisir la période ou le type d'affichage : jour, semaine, mois, liste (cette dernière affiche la liste des événements seulement) ainsi que d'accéder aux fonctions d'impression et d'import/export ics. Le menu des outils permet aussi de rafraîchir la vue en cours :
  • : le panneau de visualisation des tâches peut être affiché ou masqué grâce au bouton situé en haut à droite

Des icônes sur les événements permettent de voir d'un seul coup d’œil les propriétés de l'événement :

  • il y a plusieurs participants
  • l'événement est privé
  • l'événement est récurrent

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modele-agenda
modele-agenda
Modèle de gestion des réunions

Le nouveau mode de fonctionnement du calendrier BlueMind 3.5 apporte une présentation et une gestion fine et personnelle des événements.

Gestion personnalisée

Chaque participant a désormais dans son calendrier sa propre version d'une même réunion. Ainsi il peut y apporter des modifications personnelles (lieu, catégorie, note, etc.) ou encore indiquer une participation différenciée aux occurrences d'une série de réunions : il peut accepter la totalité de la série mais indiquer qu'il ne participera pas à une ou plusieurs de ses occurrences, par exemple.

Organisation et participation

Note

Afin de pouvoir gérer au mieux une réunion, l'organisateur est désormais obligatoirement participant de ses événements et des réunions qu'il organise.

Pour déléguer une réunion ou un événement, c'est-à-dire la créer directement sur un agenda (utilisateur, ressource ou calendrier partagé), le créateur de celle-ci doit donc avoir le droit d'écriture ("peut modifier") sur l'agenda souhaité, l'afficher dans sa vue et désigner celui-ci comme organisateur.

Ainsi, si John Doe veut créer un rendez-vous dans l'agenda de John Smith :

  • l'utilisateur Smith donne le droit "Peut modifier mes rendez-vous" à l'utilisateur Doe
  • Doe affiche dans sa vue l'agenda de Smith
  • Doe crée un rendez-vous en sélectionnant Smith
    • dans la liste déroulante "Agenda" pour la création rapide :

      NB : la couleur de l'événement est aussitôt modifiée et prend la couleur des événements de J. Smith
    • dans la liste déroulante "Organisateur" pour le formulaire complet :

Le cas des ressources

Les ressources fonctionnent comme des utilisateurs.

Ainsi, de même que dans le cas général, pour créer un événement directement dans l'agenda de la ressource, l'utilisateur doit avoir le droit "Peut modifier ses événements" et positionner celle-ci en organisatrice.

Si l'utilisateur est pourvu d'un simple droit de réservation, il doit alors créer un événement dans son propre agenda et y inviter la ressource.

De plus, la version 3.5 améliore les fonctionnalités de réservation de ressources en permettant, dans certains cas, une réservation automatique ou l'empêchement de doubles réservations. Retrouvez plus de détails sur la page consacrée aux ressources.

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agenda-domaine
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Les calendriers de domaines

Note

Le comportement des agendas de domaine change dans BlueMind 3.5

Le nouveau comportement

Les calendriers de domaines ne sont plus considérés comme des entités physiques au même titre que les utilisateurs et ressources. Ces calendriers sont dorénavant considérés comme des calendriers servant à l'information des utilisateurs, pour faire connaître par exemple les jours fériés, les jours de fermeture de l'entreprise, les événements commerciaux (salons, présentations...) ou municipaux (réunion du conseil, exposition, conseil d'école, etc.), les formations, les actions d'une équipe, etc.

Par conséquent, les calendriers de domaine ne peuvent plus être positionnés en organisateurs de réunions ni y être invités, comme c'était le cas avec BlueMind 3.0.

Nouvelle pratique

Les agendas de domaine pouvaient être utilisés dans 2 cas :

  • l'agenda d'information, via lequel les utilisateurs peuvent consulter des informations.
    L'agenda de domaine est toujours le bon moyen de gérer ce type de d'agenda.
    Par exemple un agenda marketing contenant les salons auxquels l'équipe commerciale participe, ou encore un agenda de mairie informant des réunions et événements organisés.
  • l'agenda opérationnel, servant à créer des événements pour des utilisateurs.
    Il faut à présent utiliser un agenda de ressource pour permettre ce fonctionnement.
    Par exemple sur un agenda des astreintes : on crée un événement hebdomadaire "astreinte week-end" et chaque semaine on y invite l'utilisateur concerné. Cela permet de centraliser l'information mais aussi aux utilisateurs d'accepter, refuser ou indiquer leur indisponibilité.

Invitations et notifications

Dans BlueMind 3.5, les informations transitent désormais par emails, les notifications deviennent donc nécessaires pour informer.

Ainsi, lors de la création d'une réunion, si l'organisateur choisit de ne pas envoyer les invitations alors les participants ne sont pas notifiés par message et ne voient pas apparaître la réunion dans leur agenda.

De même, lors de l'acceptation ou du refus de participation à une réunion, les notifications sont reçues seulement par l'organisateur de la réunion qui centralise les informations.

Note

Si aucune notification n'est envoyée, c'est la version de l'utilisateur uniquement qui sera modifiée.

De ce fait, un participant autre que l'organisateur ne voit pas dans sa version de la réunion les statuts des autres participants. Pour les voir, il doit consulter la version de la réunion de l'organisateur, si celui-ci lui a donné le droit de lecture sur son agenda :

Bm_legend
bm_legendUne même réunion consultée par l'utilisateur John Smith sur l'agenda de l'organisateur et sur le sien.

Multi-Calendriers

L'agenda BlueMind permet à un utilisateur de créer et utiliser autant de calendriers personnels qu'il le souhaite et d'en gérer les partages de la même façon que pour son calendrier par défaut.

Créer un nouveau calendrier

Pour créer un nouveau calendrier :

  • se rendre dans la gestion des préférences > section Agenda > onglet « Mes Calendriers »
  • dans le formulaire « Nouveau Calendrier » en haut de page, choisir un type de calendrier "simple" et lui attribuer un nom :
  • cliquer sur « Ajouter », le calendrier apparaît aussitôt dans la liste des calendriers de l'utilisateur :

Éditer

Pour modifier le nom d'un calendrier :

  • se rendre dans la gestion des préférences > section Agenda > onglet « Mes Calendriers »
  • dans la section "Calendriers", cliquer sur le nom du calendrier pour faire apparaître le champs de modification et les boutons d'action :
  • Entrer le nouveau nom et
    • valider avec la touche entrée ou en cliquant sur la coche en fin de champs
    • annuler en cliquant sur la croix en fin de champs

Supprimer

Pour supprimer un calendrier :

  • se rendre dans la gestion des préférences > section Agenda > onglet « Mes Calendriers »
  • dans la section "Calendriers", cliquer sur l'icône "poubelle" en fin de ligne
Note

Le calendrier par défaut de l'utilisateur ne peut être supprimé

Partage des disponibilités

Dans la gestion des préférences des calendriers (voir ci-dessus), la colonne "Disponibilités" permet à l'utilisateur de choisir quel(s) calendrier(s) sera utilisé afin d'indiquer son statut lors de la recherche de disponibilités par d'autres utilisateurs souhaitant l'inviter à un événement.

Info

Le partage de la disponibilité du calendrier par défaut ne peut pas être désactivée. Pour cette raison, la case à cochée est grisée et ne peut pas être décochée.

Une fois les calendriers sélectionnés, remplir le formulaire de gestion des partages :

  • soit en activant le partage public afin de rendre les disponibilités visibles par tous les utilisateurs du domaine
  • soit par le partage individuel afin de partager son statut avec des utilisateurs ou groupes spécifiques

Les types de partages possibles sont :

  • Peut voir mes disponibilités
  • Peut gérer les partages de mes disponibilités

Impression

Pour imprimer la vue en cours, ouvrir le menu Outils situé en haut à droite de la zone d'affichage principale :

La boite de dialogue d'impression propose alors l'impression de la vue en cours, sous forme de calendrier ou de liste, les options d'impression permettant de visualiser directement en aperçu la sélection :

La vue semaine telle que présentée a pour résultat le fichier PDF suivant : calendarSemaine.pdf

La vue liste telle que présentée aura pour résultat le fichier PDF suivant : calendarListe.pdf

Cliquer sur «Enregistrer» pour télécharger le fichier.

Tip
  • La liste déroulante permet de forcer l'orientation de l'impression en portrait ou paysage, par défaut le mode automatique est sélectionné et s'adapte au contenu à imprimer
  • La case "Noir et blanc" permet une impression en niveaux de gris : les différents agendas auront des niveaux de gris différents afin d'améliorer la lisibilité et permettre de distinguer les événements
  • Dans la vue "liste", une case supplémentaire permet d'inclure les détails des événements dans l'impression.

Export et import ICS

L'export et l'import ICS se font au moyen du menu Outils situé en haut à droite de la zone principale :

Export ICS

La boite de dialogue qui s'ouvre permet de sélectionner les événements à exporter. En cliquant sur «Exporter» le fichier ICS correspondant est proposé au téléchargement ou à l'ouverture selon la configuration de l'environnement de l'utilisateur :

Import ICS

La boite de dialogue qui s'ouvre permet de rechercher un fichier sur l'ordinateur puis sélectionner l'agenda dans lequel importer les événements qui s'y trouvent. Tous les agendas auxquels l'utilisateur a accès en écriture sont proposés :

Synchronisation ICS

Voir Les calendriers externes

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Introduction

BlueMind incorporates a complete shared calendar with many features, such as:

  • daily, weekly, monthly and list view 
  • multi-calendar, multi-user views
  • available time slot search
  • full-text search
  • rights and delegations management
  • Outlook synchronization
  • Thunderbird integration
  • mobility management for smartphones and tablets (iPhone, iPad, Android, Blackberry)
  • calendar printing
  • recurring events, exceptions, private appointments...
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Related:
Les calendriers externes

Display and navigation

The primary default view of the BlueMind calendar is made up of the following parts:

  • : task bar, which allows you to switch between applications.
  • : search for and go to a specific date. Scroll through months using the arrows and then click on the date. The main display area then shows the period including the date selected (day, week, or month depending on the current settings).
  • : list of calendars currently displayed, as well as access to views and tags.
  • : search engine that allows you to look for events by name, tag, details, participant, etc.
  • : shows your calendar as well as those you are subscribed to and/or other selected calendars (users, resources).
    • The buttons in the top left corner of the main area allow you to go return to the period that includes the current date and navigate to previous or later dates.
    • The buttons in the top right corner allow you to choose the period or the type of display as well as access to printing and ics import/export. The tools menu also allows you to refresh the current view:

  • : the task panel may be shown or hide with the button on the top right

Events are marked with icons that give you a quick view of their properties:

  •  event with multiple attendees
  • private event
  •  recurring event

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modele-agenda
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Working with meetings

In BlueMind 3.5 events include more details and offer more customization options.

Custom meeting versions

Each participant now has their own version of a meeting. This means they can modify it (location, category, note, etc.) or set a different attendance status for an occurrence of a series of meetings: they can accept the whole series but indicate that they will not attend one or several occurrences, for instance.

Organizing and participating in meetings

Note

In order to be able to better manage meetings, organizers must now be a participant in the meetings they organize.

To delegate an event or a meeting's management rights, i.e. create it directly in a calendar (user, resource or shared calendar), the meeting's creator must have writing rights ("Can update my events") on the calendar, display it and set the calendar as the organizer.

E.g. if John Doe wants to create a new meeting in John Smith's calendar:

  • the user "Smith" must grant the right "Can edit my events" to the user "Doe"
  • Doe displays Smith's calendar 
  • Doe creates an event, selecting Smith
    • in the "Calendar" drop-down list, to quick-create an event:

      Note: the event color changes immediately and takes the color of J. Smith's events
    • in the "Organizer" drop-down list for the detailed event creation form:

About resources

Resources work the same way as users.

As a result, to be able to create an event directly in the resource's calendar, users must have "Can modify my events" rights and set the resource as the organizer.

User with booking rights only must create an event in their own calendar and invite the resource.

In addition, version 3.5 has more advanced resource booking features which allows, in certain cases, automatic bookings or prevents overbooking. To find out more, go to the page about ressources.

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Domain calendars

Note

Domain calendar behavior has changed in BlueMind 3.5

New behavior

Domain calendars are no longer viewed as physical entities like users or resources. They are now viewed as calendars that provide information to users, such as public holidays, company holidays, sales and marketing events (trade shows, presentations, etc.) or local events (town council meeting, exhibition, school council meeting, etc.), training days, team activities, etc.

As a result, domain calendars can no longer be set as event organizers or be invited, as it used to be the case in BlueMind 3.0.

New practices

There used to be two instances domain calendars were used for:

  • as informational calendars, i.e. for users to view information.
    Domain calendars are still a good way of managing this type of calendar.
    E.g. for a marketing calendar showing the trade shows the sales team is due to attend, or a town council's calendar showing planned meetings and events.
  • as operational calendars, for users to manage events.
    You now need to use a resource calendar to do this.
    E.g. for an on-call duty calendar: create a weekly event "weekend duty" and each week, invite the user concerned. This allows you to centralize information and allows users to accept, reject or set their availability.

Invitations and notifications

When a meeting is created, if the organizer chooses not to send invitations, participants are not notified by email and the meeting is not shown in their calendar.

Similarly, when invitees accept or decline participation, only the meeting organizer receives notifications and centralizes the meeting's information.

Note

If no notification is sent, only the user's own version is modified.

This means that participants other than the organizer cannot see other participants' statuses. To see them, they must look at the organizer's version of the meeting, provided the organizer has given them reading rights on their calendar:

Bm_legend
bm_legendThe same meeting as viewed by John Smith on the organizer's calendar and on his own.

Multiple calendars

BlueMind allows users to create and use as many personal calendars as they like and to manage how they are shared the same way they would their default calendar.

Creating a new calendar

To create a new calendar:

  • go to preferences > Calendar section > "My calendars" tab
  • in the "new calendar" section at the top of the tab, select the "Simple" calendar type and name it:
  • click "Add" and the calendar is added to your list of calendars:

Editing a calendar

To edit a calendar's name:

  • go to preferences > Calendar section > "My calendars" tab
  • in the "Calendars" section, click the calendar's name to open the text box and enable the action buttons:
  • Enter the new name and 
    • confirm with enter or by clicking the check mark at the end of the text box
    • cancel by clicking the "x" at the end of the text box

Deleting a calendar

To delete a calendar:

  • go to preferences > Calendar section > "My calendars" tab
  • in the "Calendars" section, click the trash icon  at the end of the row
Note

Default user calendars cannot be deleted.

Sharing availability

In calendar preferences (see above), the "Freebusy" column allows users to select which calendar(s) will be used when other users search their availability to invite them to an event.

Info

Availability on default user calendars cannot be disabled. To avoid this, that box is grayed out and cannot be un-checked.

Once you've selected the calendar(s), fill in the "freebusy sharing" form:

  • either by enabling public share which makes availability visible to all domain users
  • or by specifying "share with specific people or group":

Sharing can be set as:

  • Can see my freebusy
  • Can manage my freebusy sharing

Printing

To print the current view, open the Tools menu at the top right of the main display area:

The printing dialog box offers you to print the current view as a calendar or as a list and printing options allow you to preview the selection:

The weekly view shown above produces the following pdf file: calendarSemaine.pdf

The list view shown above produces the following pdf file: calendarListe.pdf

Click "Save" to download the file.

Tip
  • The drop-down list allows you to force printing as portrait or landscape. By default, automatic mode is selected and adapts to the contents printed.
  • The "Black and white" check box allows you to print in gray scale: each calendar will be printed in a different shade of gray in order to improve readability and tell events apart
  • In "list" view, an extra check box allows you to print event details.

ICS Export and Import

ICS exporting and importing is available from the Tools menu at the top right of the main display area:

ICS Export

The dialog box that opens allows you to select the calendar and the events you want to export. By clicking "Export", you are offered to download or open the corresponding ICS file depending on the user's environment configuration:

ICS Import 

The dialog box that opens allows you look for a file on your computer and select the calendar in which you want to import the events. You can choose from all the calendars you have write access to:

ICS Synchronization

See External Calendars