Comparaison des versions

Ancienne version 18

changes.mady.by.user Marie Piochon

Sauvegardée le

comparé à

Nouvelle version 19

changes.mady.by.user Marie Piochon

Sauvegardée le

Légende

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Sv translation
languagefr

Présentation

BlueMind permet de créer plusieurs identités pour un même compte utilisateur.

Lorsque plusieurs identités ont été créées, l'utilisateur peut sélectionner l'identité (et donc l'adresse) utilisée pour envoyer un e-mail.

Ces identités peuvent être associées :

  • à l'adresse principale
  • à un des alias de l'utilisateur
  • à une adresse correspondant à une boite partagée

Une identité par défaut peut être définie et sera sélectionnée par défaut lors de la création d'un nouveau message.

Volet

Sur cette page :

Sommaire
maxLevel2

En rapport :

Les boites aux lettres partagées

Gérer les identités

Pour accéder à la gestion des identités, se rendre dans l'interface de gestion des paramètres utilisateurs :

Puis aller à la rubrique Messagerie > onglet Identités.

Par défaut l'utilisateur possède une identité avec son adresse de messagerie et son nom d'utilisateur (prénom+nom).
Sa signature possède un label mais elle est vierge.

  • Pour créer une identité, cliquer sur le bouton "Ajouter identité" en bas du formulaire
  • Pour modifier une identité, cliquer sur le lien "Mettre à jour" en fin de ligne

Les deux actions mènent au même formulaire de gestion d'une identité :

  • Le nom de l'expéditeur est le nom qui apparaîtra dans les messages envoyés par l'utilisateur
  • Le label de la signature sert à la distinguer dans la liste des identités, une même adresse et un même nom d'affichage pouvant être utilisés dans plusieurs identités

  • L'utilisateur peut choisir parmi toutes les adresses de messagerie qui lui sont affectées ou partagées : alias de domaines, boites partagées, etc.

    Astuce

    En cochant la case « Utiliser une adresse courriel externe » vous pouvez créer une identité pour une adresse hors BlueMind.

    Pour que cette option soit disponible, l'administrateur doit accorder le rôle "Messagerie > Identité externe" à l'utilisateur.
    Pour en savoir plus sur l'affectation des droits, consultez la page du Guide de l'administrateur > Administration des utilisateurs

  • Choisir le format de la signature (HTML ou non) et la remplir.

  • La case « Utiliser le dossier "Messages envoyés" de "<identifiant>" » permet de forcer l'utilisation du dossier envoyés du compte (utilisateur ou boîte partagée) correspondant à l'adresse email sélectionnée dans le champs "Courriel". Si cette case n'est pas cochée, c'est le dossier des messages envoyés par défaut de l'utilisateur qui sera utilisée.

  • Valider

Remarque

Une fois les identités créées, il faut enregistrer les modifications avec le bouton "Enregistrer" en bas de page pour qu'elles soient prises en compte.

Astuce

Un utilisateur peut créer plusieurs identités avec le même nom d'expéditeur pour une même adresse de messagerie, par exemple pour écrire à des destinataires sous différents formats : signature HTML complète pour les messages professionnels, sans signature pour les messages personnels, signature simple au format texte pour les listes de diffusion...

La signature est alors l'élément différenciateur de ces identités et son label permet de les reconnaître dans la liste des identités :

Ancre
mailshare
mailshare

Identités et boites partagées

Lorsqu'un utilisateur est rattaché à une boite partagée avec les droits de modification ou de gestion, il peut alors se créer une identité afin d'utiliser cette boite en tant qu'expéditeur de messages.

Pour cela, dans la gestion des identités (voir ci-dessus) :

  • Cliquer sur le bouton "Ajouter une identité"
  • Saisir un nom d'expéditeur
  • Choisir dans la liste des adresses de messagerie disponibles l'adresse de la boite partagée

  • Les informations de signature de la boite partagée sont alors automatiquement insérées.
    Ces informations correspondent à celles saisies par l'administrateur dans l'identité par défaut de la boite partagée.

    Info

    Si une boite partagée possède plusieurs adresses mails, toutes apparaissent dans la liste des adresses disponibles mais seules les données de l'identité par défaut de la boite seront insérées, qu'il y ait ou non une identité correspondant à cette adresse dans la configuration de la boite partagée.

  • Choisir le dossier à utiliser pour le stockage des messages envoyés : cocher la case pour utiliser le dossier de la boîte partagée ou la laisser décochée pour utiliser le dossier par défaut de l'utilisateur
  • Valider
Sv translation
languageen

Introduction

BlueMind allows you to create several identities for a single user account.

When several identities have been created, you can select the identity (and therefore the address) you want to use when you send an email.

Identities can be linked to:

  • your main address,
  • a user alias,
  • a shared mailbox address.

You can define and set a default identity to use when composing new messages.

Volet

On this page:

Sommaire
maxLevel2

Related:

Shared mailboxes

Managing identities

To manage identities, go to user settings:

Then go to Mail > Identities tab.

By default, you are assigned an identity which includes your email address and user name (first and last name).
The identity's signature has a name but no content.

  • To add a new identity, click "Add identity" at the bottom of the list
  • To edit an identity, click "Update" at the end of the corresponding row.

This opens the following dialog box:

  • Sender name is the name that will appear in the messages you send.
  • The signature name is designed to identify it in the list of identities as one same address and one same name displayed can be used for several identities. 

  • You can choose among all the email addresses assigned to you or shared with you: domain aliases, shared mailboxes, etc.

    Astuce

    When you check the box "Use an external e-mail", you can create an identity for a non-BlueMind address.

    For this option to be available, the administrator must grant you the "Mail > External identity" role.
    To find out more about assigning rights, go to the page Guide de l'administrateur > Administration des utilisateurs

  • Choose a format (HTML or plain text) and input the signature contents.
  • The box  "use the 'Sent' folder of "<userID>" to store sent messages forces the use of the account's sent folder (user or shared mailbox) corresponding to the email address selected in the "Email" box. If this box isn't checked, the user's default sent messages folder will be used.
  • Validate
Remarque

Once you've created an identity, click "Validate" at the bottom of the page to save and apply changes.

Astuce

You can create several identities with the same "Sender name" for a single email address. This enables you to write messages using different formats, for instance: full HTML signature for professional messages, no signature for personal messages or plain text signature for distribution lists...

In this case, the signature name is the distinguishing feature for these identities and allows you to tell them apart:

Identities and shared mailboxes

When you have editing and management rights to a shared mailbox, you can create an identity to use this mailbox as the message sender.

To do this, go to the "Identities" tab (see "managing identities" above):

  • Click "Add an identity".
  • Enter a Sender name.
  • Select the shared mailbox address from the list of available email addresses.
  • The shared mailbox signature information is inserted automatically.

  • This information is as entered by your administrator in the shared mailbox's default identity.

    Info

    If a shared mailbox has several email addresses, they all appear in the list of available addresses but only the mailbox's default identity information will be inserted, whether an identity corresponding to this address exists in the shared mailbox configuration or not.

  • Select the folder to be used for sent messages: check the box to use the shared mailbox or leave it unchecked to use the user's default folder. 
  • Validate.