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Ancienne version 25

changes.mady.by.user Marie Piochon

Sauvegardée le

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changes.mady.by.user Marie Piochon

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Sv translation
languagefr
Bm_droits
bm_usertypeadministrateur
 

Présentation

Les administrateurs peuvent créer des groupes d'utilisateurs qui, s'ils sont publics, sont utilisables pour :

  • afficher les agendas d'un groupe de personne ;
  • attribuer des droits à un groupe de personnes sur des agendas, ressources, boites partagées, boites aux lettres individuelles, carnets d'adresses, etc.
  • définir d'autres groupes par inclusion d'un ou plusieurs groupes ;
  • envoyer un e-mail à un groupe de personnes (si le groupe possède une adresse e-mail) : liste de diffusion interne.
Volet

Sur cette page :

Sommaire
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En rapport :

Gestion des utilisateurs
Gestion des ressources
Gestion des boites aux lettres partagées

Création

Depuis l'interface d'administration, cliquer sur "Créer un groupe" sur la page d'accueil ou sur la page "Annuaires" :

Saisir le nom du groupe, un description (optionnelle) et les options souhaitées :

  • Masquer dans la liste d'adresses BlueMind : le groupe existe mais n'est pas visible (ni dans les auto-complétions, ni dans la liste des contacts de l'annuaire ou groupes auxquels il appartient). Ce groupe peut être utilisé par les administrateurs ou par ceux qui en connaissent l'adresse.
  • Ne pas afficher les membres dans le carnet d'adresse : même si le groupe est visible depuis l'annuaire, les utilisateurs ne peuvent pas voir quels membres il regroupe

Le groupe peut être laissé vide ou on peut dès cet écran ajouter les membres depuis le dernier champs du formulaire.
L’auto-complétion permet de trouver les membres dès le début de la saisie :

Pour ajouter plusieurs utilisateurs, continuer la saisie à droite de l'utilisateur précédemment sélectionné :

Création rapide

Comme pour la Création d'un utilisateur, un groupe peut être créé en édition rapide en cliquant sur le bouton "Créer".
Il possède alors les informations saisies dans la popup et les propriétés par défaut suivantes :

  • il n'a pas d'adresse mail
  • l'archivage n'est pas activé

Le groupe pourra par la suite être complété et modifié via l'interface d'administration.

Création et édition

Le bouton "Créer et éditer" (touches <Ctrl-Entrée>) crée le groupe avec les mêmes propriétés qu'en création rapide puis redirige automatiquement vers l'interface d'administration du groupe afin d'effectuer un paramétrage plus complet du groupe.

Édition et administration d'un groupe

Depuis la page Annuaires >> Entrées d'annuaires, filtrer les groupes en cliquant sur l'icône "groupe", puis sélectionner le groupe à éditer dans la liste.

Paramétrages basiques

L'onglet "Paramétrages basiques" présente les informations de base du groupe : nom, options de visibilité, adresse mail...

Dans la version 3 de BlueMind, une nouvelle option (voir copie d'écran ci-dessus) permet d'activer la conservation des messages reçus par le groupe dans une boite partagée : «Conserver une copie des messages reçus»

Une fois cette option activée, un mail d'information sur le nouveau partage est envoyé aux membres du groupe et la boite apparaît alors dans les dossiers partagés de chacun d'eux :

Remarque

Cette option peut être activée en éditant un groupe déjà existant (par exemple suite à une migration depuis BlueMind 2) mais elle n'est pas rétroactive, les mails antécédents n'apparaîtront pas : seuls les mails envoyés après l'activation de l'option seront conservés.

Membres

L'onglet "Membres" présente en 2 colonnes la gestion des membres du groupe : dans la colonne de gauche les membres déjà présents dans le groupe, dans la colonne de droite les autres utilisateurs et groupes présents dans l'annuaire.

  • Sélectionner dans une colonne l'utilisateur ou le groupe souhaité puis cliquer sur une des flèches centrales pour le faire entrer ou sortir du groupe.
Remarque
titleInsertion d'un groupe dans lui-même

Actuellement, l'interface peut apparaître incohérente. En effet, le groupe en cours d'édition apparaît aussi dans la liste des groupes qui peuvent être insérés en tant que membre du groupe. Cependant, l'ajout est impossible. Si l'opération est tentée, elle est bloquée lorsque l'on essaie d'enregistrer les modifications : un message d'erreur apparaît et les données ne sont pas enregistrées.

Archivage

L'archivage n'est pas activé par défaut à la création d'un groupe, le formulaire est donc grisé et non modifiable. Pour activer l'archivage des messages du groupe :

  • cliquer sur la case "Activer l'archivage" en haut à droite de la page. La case permettant de saisir le nombre de jours s'active alors et la liste des dossiers apparaît dans la zone "Dossier à exclure".
  • saisir le nombre de jours souhaité, tous les messages antérieurs seront archivés.
  • cocher les dossiers à exclure si besoin
  • cliquer sur "Enregistrer" pour que les changements soient pris en compte.
    Une infobulle "Chargement" apparaît en haut à droite de la page puis, une fois les changements enregistré la page "Entrées d'annuaire" s'affiche et le groupe est surligné.

Suppression

Depuis la liste des entrées d'annuaires, cocher la case en début de ligne correspondant au groupe à supprimer puis cliquer sur "Supprimer" et confirmer la suppression.

La suppression est immédiate et définitive.

 

Sv translation
languageen

 

Bm_droits
bm_usertypeadministrateur
 

Introduction

Administrators can create groups of users which, when public, can be used to:

  • display the calendars of a group of people;
  • assign rights to a group of people on calendars, resources, shared mailboxes, private mailboxes, address books, etc.
  • set up other groups to include one or several groups;
  • send emails to a group of people (if the group has an email address): internal distribution list.
Volet

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Related:

Gestion des utilisateurs
Gestion des ressources
Gestion des boites aux lettres partagées

Creating groups

In the homepage or the "Directories" page of the admin console, click "Create Group":

Enter the group name, a description (optional) and select the desired options:

  • Hide from BlueMind address lists: the group exists but is not visible (neither in autocomplete, nor in contact lists from the directory or groups it belongs to). This group can be used by administrators or those who know its address.
  • Do not display members in the address book: even if the group is visible in the directory, users cannot see its individual members.

The group can be left empty, or you can start adding members in the box at the bottom of the form.
Autocomplete helps you find members as you type:

To add several users, keep typing to the right of the previous user selected:

Quick create

As for users, groups can be created quickly by clicking "Create".
The newly created group then has the properties entered in the dialog box and the following default settings:

  • no email address
  • archiving is disabled

The group's properties can be completed and modified in the admin console.

Create and edit

The "Create and edit" button (<Ctrl-Enter> key combination) creates a group with the same properties as "quick create" and redirects you to the group's settings editor to fine-tune configuration.

Editing and managing groups

In the Directories > Entities Management page, filter for groups by clicking the "group" icon and select the group you want to edit from the list.

Basic parameters

The "Basic Parameters" tab shows basic group information: name, visibility options, email address...

In version 3 of BlueMind, a new option (see screenshot above) allows you to keep a copy of messages received by the group in a shared mailbox: "Keep a copy of received messages"

When this is enabled, the group's members are notified by email and the mailbox is shown in each group member's shared folders:

Remarque

This option can be enabled by editing an existing group (following a migration from BlueMind v2, for instance) but it is not retroactive. Earlier emails will not be shown, only messages sent after the option is enabled will be kept.

Members

The "Members" tab includes two columns for group management: the left-hand side column lists current group members while the right-hand side column lists other users and groups in the directory.

  • Select a user or group in either column and user the arrows in the middle to add them or remove them from the group.
Remarque
titleInserting a group as a member of itself

As things stand, the UI may seem confusing as the group being edited also appears in the list of groups that can be added as members of the group. This group cannot, however, be added. When you try to save, an error message is shown and the changes are not saved:

Archiving groups

Archiving is not enabled by default when a group is created. As a result the form is grayed out and cannot be edited. To enable archiving of group messages:

  • Check the box "Enable Archive" in the top right corner of the page. The text box to enter the number of days is enabled and the list of folders is shown in the "Folders ignored" area.
  • Enter the number of days you want to keep group messages for, all messages older than this will be archived.
  • Select the folders to exclude as required
  • Click "Save" to apply changes.
    A "Loading" tooltip appears in the top right corner of the page. Once changes are saved the "Directory Browser" page opens and the group is highlighted.

Deleting groups

In the list of directory entries, check the box at the beginning of the row for the group you want to delete, then click "Delete" and confirm.

Deletions are immediate and final.