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Gestion des types de ressourceDans la console d'administration, la page Annuaires > Gestion des entités > Types de ressources vous permet de visualiser et gérer les types de ressources disponibles. À partir de BlueMind 4.1, il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion. Créer un nouveau typePour ajouter un type de ressource, cliquer sur le bouton «Nouveau» et remplir les informations : Cliquer ensuite sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer le type et accéder à plus d'options de personnalisation (voir rubrique "Éditer un type de ressource"). Éditer un type de ressourcePour éditer un type de ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste des types disponibles. La page d'édition permet de modifier le libellé, ajouter une icône par défaut et modifier ou ajouter des propriétés personnalisées : Créer un patron de contenuÀ partir de BlueMind 4.1 il est possible de définir un patron : ce texte sera automatiquement ajouté à la description d'une réunion lorsque la ressource y sera invitée. Pour créer un patron :
Patron multilingueAjout d'une languePour créer d'autres langues :
Suppression d'une languePour supprimer le patron d'une langue :
Utilisation de variablesLe patron peut contenir des variables, qui seront à renseigner dans la ressource de ce type puis remplacées automatiquement dans le patron par le système lors de la création de l'événement. Comme indiqué dans l'aide en ligne au dessus du formulaire, 2 variables existent pour tous les types et toutes les ressources :
D'autres variables peuvent être créées au moyen des Propriétés personnalisées . Pour cela, cliquer sur le lien "Ajouter une propriété personnalisée" : Remplir le libellé (en Français et en Anglais) et choisir le type de variable : 3 types de variables sont possibles :
Pour insérer une variable dans la patron on utilisera ensuite la syntaxe Soit par exemple le type de ressource ci-dessus en exemple : Visioconférence. Chaque ressource correspondra à un pont de conférence et aura donc 2 variables :
On remplira comme patron :
Dans la fiche d'administration de la ressource, ces champs seront à remplir dans la section "Autre" : Enfin, lorsque cette ressource sera invitée à une réunion, la description de celle-ci sera complétée avec le patron et les valeurs de variables :
Gestion des ressourcesCréer une ressourceDepuis la page des entrées d'annuaires, cliquer sur le bouton «Nouveau» > «Ressource» et renseigner les informations concernant la ressource à créer :
Cliquer enfin sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer la ressource et accéder à sa fiche (voir chapitre ci-dessous « Éditer une ressource »).
Pour éditer une ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste de ressources disponibles. GénéralPropriétésLa page d'édition permet de modifier les informations générales de la ressources (nom, photo, délégation, adresse de messagerie, description) :
À partir de BlueMind 3.5.5, les administrateurs peuvent choisir de permettre ou d'empêcher les réservations multiples (surbooking) pour une ressource. Deux types de fonctionnement sont donc possibles :
Horaires de disponibilitésLe nouvel onglet "Jours ouvrés" permet de définir des jours et horaires de disponibilités de la ressource, ainsi que la durée minimum pour laquelle elle peut être réservée (1h, 2h, demie-journée, journée) et son fuseau horaire :
Par défaut, une ressource a pour partage public "Peut m'inviter à une réunion" : tous les utilisateurs du domaine peuvent ainsi effectuer une demande de réservation. L'onglet « Partage » permet de modifier ce partage public et/ou donner des droits supplémentaires à des utilisateurs ou groupes (retirer ou désigner un nouvel administrateur par exemple, donner le droit de visualisation du calendrier à certains utilisateurs, etc.) : Les droits possibles sont :
De même que pour les utilisateurs, cet onglet permet aussi de partager le calendrier avec l'extérieur et de gérer le partage des disponibilités. Pour plus d'informations sur les partages voir la page dédiée : Gestion des partages Utilisation d'une ressourcePour associer une ressource à un événement, il suffit lors de la création de l'événement de l'inviter en l'ajoutant à la liste des participants comme les autres utilisateurs. Une fois l'événement créé avec envoi des invitations, les gestionnaires de la ressource (les utilisateurs ayant le droit de modifier les rendez-vous) peuvent accepter ou refuser la demande via leur agenda. Pour en savoir plus sur l'utilisation des ressources, consulter la page dédiée du guide de l'utilisateur : Les ressources. |
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Managing resource typesIn the admin console, go to Directories > Resource types to view and manage the types of resources available. À partir de BlueMind 4.1, il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion. Creating a new resource typeTo add a new resource type, click the "New" button and fill in the information: Next click "Create" to quickly create a resource type or "Create & edit" to create a resource type and access further customization options (see "Editing a resource type"). Editing a resource typeTo edit a resource type, click it in the list of available types. The resource editing window enables you to change the label, add a default icon and edit or add custom properties. Managing resourcesCreating a resourceIn the Directory Browser, click "New" > "Resource" and fill in the information for the resource you want to create:
Next click "Create" to quickly create a resource or "Create & edit" to create a resource and access further customization options (see "Editing a resource").
To edit a resource, click its name in the list of available resources. GeneralPropertiesThe resource editing window enables you to change the parameters set on creation and add custom fields (capacity, description, etc.):
Administrators can choose to allow or prevent multiple bookings (overbooking) for a resource:
Available hoursThe new "Working days" tab allows you to set resource availability days and times, as well as the minimum duration they can be booked for (1hr, 2hrs, half-day, day) and time zone:
By default, public share privileges for resources are set to "can book this resource and see its bookings": all domain users can see the calendar and request access to this resource by adding it to an event. To change public share rights level and/or grant additional rights (to the resource administrator or specific users, for example), click the "Calendar sharing" tab: Possible rights are:
This tab also allows you to share the calendar externally and manage its availability (freebusy). For more information on sharing, go to Managing shares. Using a resourceTo connect a resource to an event, simply add it to the list of participants (as you would a user) when creating an event. Once the event is created, the resource's managers (those with calendar modification privileges) can accept or reject the invitation request through their calendar or the invitation message itself (provided a request was sent). To find out more about using resources, see the user's guide page on Les ressources. |
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Ressourcentypen verwaltenIn der Administrationskonsole können Sie auf der Seite Verzeichnisse > Verwaltung der Entitäten > Ressourcentypen die verfügbaren Ressourcentypen anzeigen und verwalten. Ab BlueMind 4.1 ist es möglich, Terminbeschreibungsvorlagen zu definieren. Wenn Sie eine Ressource dieses Typs zu einem Termin einladen, wird die Vorlage automatisch in die Terminbeschreibung eingefügt. Diese Vorlagen können Variablen enthalten und in mehreren Sprachen definiert werden, um sie an die Sprache des Meeting-Veranstalters anzupassen. Einen neuen Typ erstellenUm einen Ressourcentyp hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" und geben Sie die Informationen ein: Klicken Sie dann auf "Erstellen", um mit einer schnellen Erstellung fortzufahren, oder auf "Erstellen und Editieren", um den Typ zu erstellen und auf weitere Anpassungsoptionen zuzugreifen (siehe "Bearbeiten eines Ressourcentyps"). Bearbeiten eines RessourcentypsKlicken Sie zur Bearbeitung eines Ressourcentyps auf die entsprechende Zeile in der Liste der verfügbaren Typen. Auf der Bearbeitungsseite ist es möglich, das Etikett zu ändern, ein Standardsymbol hinzuzufügen und benutzerdefinierte Eigenschaften zu ändern oder hinzuzufügen: Erstellen einer InhaltsvorlageAb BlueMind 4.1 ist es möglich, eine Vorlage zu definieren: Dieser Text wird automatisch zur Beschreibung eines Meetings hinzugefügt, wenn die Ressource dazu eingeladen wird. Erstellen einer Vorlage:
Mehrsprachige VorlageHinzufügen einer SpracheAndere Sprachen erstellen:
Löschen einer SpracheEine Sprachvorlage löschen:
Verwendung von VariablenDie Vorlage kann Variablen enthalten, die in eine Ressource dieses Typs einzutragen sind und dann vom System beim Erzeugen des Termin automatisch in der Vorlage ersetzt werden. Wie in der Online-Hilfe am oberen Rand des Formulars angegeben, gibt es 2 Variablen für alle Typen und alle Ressourcen:
Weitere Variablen können mit den Benutzerdefinierten Eigenschaften erstellt werden. Klicken Sie dazu auf den Link "Eine benutzerdefinierte Eigenschaft hinzufügen": Füllen Sie den Wortlaut aus (in Französisch und Englisch) und wählen Sie den Variablentyp: Es sind 3 Arten von Variablen möglich:
Das Einfügen einer Variable in die Vorlage beruht auf der Syntax Nehmen wir den obigen Ressourcentyp als Beispiel: Videokonferenz. Jede Ressource entspricht einer Konferenzbrücke und hat daher 2 Variablen :
Die folgende Vorlage wird ausgefüllt:
In Verwaltungsstammsatz der Ressource werden diese Felder im Abschnitt "Sonstige" ausgefüllt: Wenn diese Ressource schließlich zu einem Meeting eingeladen wird, wird die Beschreibung des Meetings mit der Vorlage und den Variablenwerten ergänzt:
Ressourcen-ManagementEine Ressource erstellenKlicken Sie auf der Seite mit den Verzeichniseinträgen auf die Schaltfläche "Neu" > "Ressource" und geben Sie die Informationen über die zu erstellende Ressource ein:
Klicken Sie abschließend auf "Erstellen", um mit einer schnellen Erstellung fortzufahren, oder auf "Erstellen & Editieren", um die Ressource zu erstellen und auf ihren Datensatz zuzugreifen (siehe Kapitel unten "Bearbeiten einer Ressource").
Um eine Ressource zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende Zeile in der Liste der verfügbaren Ressourcen. AllgemeinEigenschaftenAuf der Bearbeitungsseite können Sie die allgemeinen Informationen der Ressource ändern (Name, Foto, Delegation, E-Mail-Adresse, Beschreibung):
Ab BlueMind 3.5.5 können Administratoren wählen, ob sie Mehrfach-Reservierungen (Über-Reservierungen) für eine Ressource zulassen oder verhindern wollen. Daher sind zwei Betriebsarten möglich:
Verfügbare UhrzeitenAuf der neuen Registerkarte "Arbeitstage" können Sie die Tage und Uhrzeiten der Verfügbarkeit der Ressource sowie die Mindestdauer, für die sie reserviert werden kann (1 Stunde, 2 Stunden, halber Tag, Tag) und ihre Zeitzone festlegen:
Standardmäßig hat eine Ressource die öffentliche Freigabe "Kann mich zu einem Meeting einladen": Alle Benutzer der Domäne können eine Reservierungsanfrage stellen. Auf der Registerkarte "Freigabe" können Sie diese öffentliche Freigabe ändern und/oder zusätzliche Rechte an Benutzer oder Gruppen vergeben (z. B. einen Administrator entfernen oder neu bestimmen, bestimmten Benutzern das Recht zuweisen, den Kalender zu sehen, usw.): Die möglichen Rechte lauten wie folgt:
Wie auch bei den Benutzern ermöglicht diese Registerkarte die externe Freigabe des Kalenders und die Verwaltung der Teilens von Verfügbarkeiten. Weitere Informationen zur Freigabe finden Sie auf der entsprechenden Seite: Gestion des partages Verwendung einer RessourceUm eine Ressource mit einem Termin zu verknüpfen, laden Sie sie einfach beim Erstellen des Termin ein, indem Sie sie wie einen Benutzer in die Liste der Teilnehmer aufnehmen. Sobald der Termin erstellt und die Einladungen verschickt wurden, können die Ressourcenmanager (Benutzer mit dem Recht, Termine zu ändern) die Anfrage über ihren Terminplaner annehmen oder ablehnen. Weitere Infos über die Verwendung von Ressourcen sind der entsprechenden Seite im Benutzerhandbuch zu entnehmen: Les ressources. |