Gestion des partages

Les partages d'une boîte peuvent être gérés soit par l'administrateur du domaine, soit par les utilisateurs à qui celui-ci a délégué la gestion.

L'accès à la gestion des partages de la boîte est différent pour chacun :

• En tant qu'administrateur, se rendre dans la console d'administration > Entrées d'Annuaires > choisir la boîte souhaitée > onglet "Gestion des partages"
• En tant qu'utilisateur se rendre dans la gestion des paramètres utilisateurs > rubrique Messagerie > onglet "Gestion des partages"

Dans cet onglet, choisir dans la première liste déroulante la boite dont on veut gérer les partages :

Pour en savoir plus sur les droits attribuables et la façon de les attribuer, consulter la page Gestion des partages.

Utilisations d'une boite partagée

Modèle de mail

Une boite aux lettres partagée peut être utilisée pour partager des mails qui serviront de modèles communs à tous les utilisateurs de la boite.

Dans un premier temps :

• Créer le mail
• L'envoyer à la boite si elle possède une adresse mail ou le copier (ou déplacer) dans la boite directement depuis le webmail ou client de messagerie (Outlook, Thunderbird, etc.)

Le mail apparaît dans la boite partagée pour tous les utilisateurs de la boite :

Dans un second temps, lorsqu'un utilisateur souhaite utiliser le message ainsi stocké, il lui suffit depuis le webmail de sélectionner le message et enfin de cliquer sur "Plus d'actions" > Éditer en tant que nouveau message :

La fenêtre de rédaction de message s'ouvre alors avec le message pré-rempli : l'adresse du destinataire et le contenu sont ceux d'origine du message et la signature de l'utilisateur est ajoutée :

La position de la signature dépend des paramètres de l'utilisateur et du client de messagerie utilisé, il se peut qu'elle ne soit pas positionnée en fin de message.

Dans le webmail BlueMind, pour vérifier/modifier l'emplacement de la signature, se rendre dans les paramètres utilisateur en cliquant sur l'icône en haut à droite de l'écran :

Puis dans Messagerie > Paramètres avancés du client de messagerie > Écriture des messages.

Les paramètres doivent être :

• Ajouter la signature automatiquement : toujours
• En répondant ou en transférant les messages, placer la signature en-dessous de la citation
• En répondant, supprimer la signature d'origine du message

Dans Thunderbird, pour modifier ces options, se rendre dans le menu Édition (Outils, sous Windows) > Paramètres des comptes > section "Rédaction et adressage"

Managing shared mailboxes

The domain administrator accesses the shared mailbox manager via his admin console in the directory entry manager.

If you have been granted management rights to a shared mailbox, you can access it in Mail settings, "Sharings" tab.

In this tab, select the mailbox whose share options you want to manage from the first drop-down list – this can be your own mailbox or a shared mailbox you have access to:

See Gestion des partages.

Using a shared mailbox

Email templates

A shared mailbox can be used to share emails that can serve as a common template for all its users.

First, you need to:

• Create an email.
• Send it to the desired mailbox if it has an email address, or copy (or drag) it straight into the mailbox from your webmail or email client (Outlook, Thunderbird, etc.).

The email appears in the shared mailbox and can be seen by all its users:

Next, to use the message stored in this mailbox, just select it in webmail and click "More actions" > Edit as new:

A window containing the pre-filled message opens: the recipient's address and content are those of the original message and your signature is added.

Signature position depends on your settings and the email client used, therefore it may not be positioned at the end of the message.

In BlueMind's webmail, to check/edit signature position, go to user settings by clicking the wrench icon in the top right corner of the screen:

Next in Mail > Preferences > Composing Messages.

Signature options must be set as:

• Automatically add signature: always.
• When replying or forwarding place signature below the quote.
• When replying remove original signature from message.

In Thunderbird, to edit these options go to the Edit menu (Tools in Windows) > Account Settings > "Composition & Addressing" section.