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Présentation

Blue Mind permet de gérer, de même que les agendas individuels ou de groupes, les agendas de ressources (véhicules, salles, vidéo-projecteurs...).

L'administrateur peut définir de nouveaux types de ressources et déléguer la gestion des ressources à des utilisateurs.

Comme pour les agendas de personnes, la fonctionnalité disponible/occupé permet la recherche de disponibilités de ressources.

Volet

Sur cette page :

Sommaire
maxLevel2

En rapport :
Administration des ressources

Les droits de partage

Les droits que les utilisateurs peuvent se voir attribuer sur une ressource sont les suivants :

  1. Peut réserver la ressource : l'utilisateur peut associer la ressource à un rendez-vous afin de demander à la réserver
  2. Peut réserver la ressource et visualiser ses réservations : en plus du droit 1, l'utilisateur peut consulter l'agenda de la ressource et voir ainsi ses réservations et demandes en cours
  3. Peut modifier ses réservations : en plus du droit 2, l'utilisateur peut modifier les réservations de la ressource (accepter, refuser, modifier, déplacer, supprimer, etc.). L'utilisateur est alors appelé gestionnaire de la ressource.
  4. Peut modifier ses réservations et gérer ses partages : en plus du droit 3, le gestionnaire de la ressource peut modifier les droits de partage de celles-ci et les attribuer aux autres utilisateurs.

Réservation d'une ressource

La réservation d'une ressource se fait en plusieurs étapes :

  1. L'utilisateur souhaitant réserver la ressource ajoute celle-ci aux participants de son événement lors de la création ou de l'édition de celui-ci.
    Pour cela il peut utiliser la recherche de disponibilités comme pour les autres participants :
  2. Lorsque l'utilisateur enregistre son événement, il a le choix d'envoyer ou non une invitation, il s'agit d'un email de demande de réservation.

  3. Le ou les gestionnaire désignés de la ressource reçoivent alors une demande par alerte d'agenda si le calendrier de la ressource est actuellement affiché dans leur application et par mail si une invitation a été envoyée.

    Bm_legend
    bm_legendLe gestionaire peut accepter la demande depuis le mail de réservation

    Bm_legend
    bm_legendLa ressource est vue en attente de validation par le gestionnaire

  4. Le gestionnaire valide la demande de réservation d'une des différentes manières possible :
    • depuis sa messagerie, par les liens "Participation" de l'email reçu
    • depuis son agenda, par la liste des événements en attente (clic sur l'icône chiffrée du bandeau de navigation)
    • depuis son agenda en cliquant sur l'événement :
  5. L'utilisateur est alors informé par mail que la ressource a accepté ou refusé l'invitation.

Foire aux Questions

Général

Une ressource peut-elle avoir plusieurs réservations simultanées ?

En effet, si le(s) gestionnaire(s) valident plusieurs demandes de réservations pour un même créneau horaire, la ressource aura plusieurs réservations simultanées.

Au moment de la réservation, l'utilisateur est averti de la non disponibilité de la ressource mais il peut malgré tout effectuer une demande, que le gestionnaire peut accepter. C'est au gestionnaire de contrôler les réservations via le calendrier de la ressource et choisir d'accepter ou non des demandes sur des créneaux identiques (cas de ressources pouvant être partagées comme voitures ou salles de réunion par exemple).

Je suis utilisateur

La ressource n'est pas proposée par l'autocomplétion lorsque je la recherche

Vérifiez auprès de votre administrateur ou auprès du gestionnaire de ressource que des droits de réservation vous ont bien été affectés

Je suis gestionnaire

L'alerte de demande de réservation n'apparaît pas

Vérifiez dans la partie gauche de votre agenda que le calendrier de la ressource est présent dans la liste des calendriers actuellement affichés.

J'ai une alerte de réservation mais je ne vois pas l'événement ni aucun autre dans mon agenda

Vérifiez dans la partie gauche de votre agenda que le calendrier de la ressource n'est pas grisé : s'il est grisé, cela signifie qu'il est présent (donc l'alerte apparaît) mais non affiché (les rendez-vous sont masqués)

Je souhaite quitter la gestion d'une ressource

Vous pouvez supprimer vous-mêmes le droit de gestion d'une ressource en vous rendant dans votre interface de gestion des paramètres utilisateur > Agenda > onglet Gestion des Partages :

  • sélectionnez dans la liste déroulante la ressource
  • modifiez ou supprimez le droit qui vous est affecté dans la liste des personnes et groupes autorisés
Remarque
Si vous diminuez votre droit de partage, l'écran de modification des partages de la ressource est toujours accessible tant que vous ne quittez pas la gestion des paramètres. Néanmoins, la modification est immédiate et si vous essayez de modifier (pour remettre par exemple) le droit, cela sera sans effet et un message d'erreur «Opération interdite» vous informera que vous ne pouvez pas faire cela.

 

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Introduction

In addition to personal or group calendars, BlueMind allows you to manage resource calendars (vehicles, rooms, video projectors, etc.).

The administrator can create new resources and delegate their management to users.

You can check for resource availability through the available/busy feature, just like you would for a person's calendar.

Volet

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Related:
Administration des ressources

Resource rights

You can be granted the following rights levels for resources:

  1. Booking: you can link a resource to a meeting and make a booking request.  
  2. Booking and viewing: in addition to right number 1, you can view the resource's calendar, see its reservations and requests pending. 
  3. Modifying bookings: in addition to rights number 2, you can modify resource bookings (accept, reject, edit, move, delete, etc.). In this case you are appointed resource manager.
  4. Modifying bookings and managing shares: in addition to rights number 3 as resource manager, you are able to modify and grant share rights for this resource.

Booking a resource 

To book a resource, follow the steps below:

  1. Add the resource you want to book to the list of event participants, either when you create or edit the event. You can check its availability just like you would for attendees:

  2. When you save an event, you can choose whether to send an invitation or not. This invitation is a resource booking request sent by email.

  3. The resource's appointed manager(s) receive(s) a request via Calendar alert if the resource's calendar is currently displayed in their application and by email if an invitation has been sent.

    Bm_legend
    bm_legendThe manager can accept the request from within the booking request email

    Bm_legend
    bm_legendThe manager can see the resource's event as pending validation

  4. There are several ways for the resource manager to validate a booking request:

    • In Mail, through the "Participation" links in the email received. 
    • In Calendar, in the pending events list (click the number icon in the navigation toolbar).
    • In Calendar by clicking the event:
  5. You are then notified whether your request has been accepted or rejected.

FAQs 

General

Can a resource have several simultaneous bookings?

Yes, if the resource manager(s) validate(s) several booking requests for a same time slot, the resource will have several simultaneous reservations.

When you make a reservation, you are warned that the resource is unavailable but you can make a request anyway, which the manager can accept. It is up to the resource manager to check bookings in the resource's calendar and accept requests for the same time slot or not (shared cars or meeting rooms, for example).

User FAQs

Autocomplete does not suggest the resource I am looking for 

Check with your administrator or the resource manager that you have indeed been granted booking rights. 

Resource manager FAQs 

I do not receive booking alerts    

Look in your calendar's left pane and check that the resource calendar is shown in the list.

I do get booking alerts but I can't see the event or any other in my calendar

Check in your calendar's left pane and make sure that the resource calendar is not grayed out: if it is, this means that the calendar is there (therefore you get an alert) but not shown (events are hidden). 

I want to quit managing a resource 

You can delete your own resource management rights by going to user settings > Calendar > Sharings tab:

  • Select the resource from the drop-down menu.  
  • Edit or delete your rights in the list of authorized users or groups.  
Remarque

If you lower your share rights, the shared resource editing window remains accessible until you leave the user settings window. Changes take effect immediately, and if you try to make other changes (to add new rights, for example), they will not be taken into account and you will get an error message («Operation not permitted») telling you that you are not allowed to do this.

 

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