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Création de la réunion

Créer l'événement

Commencez par créer l'événement dans l'agenda, soit en création complète en cliquant sur "Nouvel événement" soit en création rapide en pré-définissant l'horaire où vous souhaitez organiser votre réunion puis en accédant à la création complète grâce au lien "Modifier les détails" :

Dans l'écran de création du rendez-vous, renseigner les informations souhaitées : lieu, étiquettes, description, etc.

Définir une récurrence

Si vous souhaitez organiser une réunion régulière, rendez-vous dans l'onglet "Récurrence" afin de définir la fréquence de la réunion :

Astuce

La récurrence de la réunion peut être renseignée avant ou après l'ajout des participants et la recherche de créneau, de même qu'elle pourra être ajoutée plus tard en éditant l'événement.

Inviter les participants

Dans la partie droite de la page, ajoutez les utilisateurs ou groupes que vous souhaitez inviter.

Vous pouvez leur indiquer si leur présence est requise (choix par défaut) ou optionnelle en cliquant sur l'icône devant leur nom après les avoir ajoutés :

Réserver des ressources

Pour réserver une ressource, il suffit de l'inviter à la réunion de la même façon qu'un participant.

Astuce

Pour en savoir plus sur le processus de réservation des ressources, consultez la page Les ressources

Rechercher un créneau disponible

Si un ou plusieurs participants ne sont pas disponible pour le créneau prédéfini, ou si vous souhaitez en chercher un autre, vous pouvez utiliser l'outil de recherche de disponibilités via l'onglet idoine :

Celui-ci vous permet de visualiser les créneaux occupés et disponibles des participants et ressources invités.

  • Faire glisser le bandeau de droite à gauche pour déplacer le créneau
  • Cliquer et glisser les barres verte et rouge pour allonger ou raccourcir la durée
  • Utiliser les boutons de navigation en haut à gauche de l'onglet pour changer de période et l’ascenseur horizontal en bas de l'onglet pour naviguer dans la période

Envoyer l'invitation

Une fois la réunion paramétré, il suffit de valider pour envoyer l'invitation à chacun des participants ainsi qu'une demande de réservation de ressource.

Pour cela, cliquez sur «Enregistrer» en haut de page. La boite de dialogue suivante apparaît alors :

  • Cliquer sur «Envoyer» génère l'envoi d'un message (email) à chaque participant et gestionnaire de ressource, l'événement apparaît aussi dans leur agenda en attente de la validation (ou refus) de leur participation
  • Si vous cliquez sur «Ne pas envoyer» aucun message ne sera envoyé mais l'événement apparaîtra tout de même en attente dans leur agenda.
Astuce

Dans l'agenda de chaque utilisateur ou ressource, un rendez-vous apparaît en couleur pleine si la participation de l'utilisateur est confirmée, en transparence si elle est en attente (ou que l'utilisateur a répondu "peut-être") et en transparence hachurée si l'utilisateur a refusé l'événement :

 

Gérer les participations

Réception des avis de participation

Lorsqu'un participant valide, refuse, met en attente (réponse «peut-être») l'organisateur de la réunion en est informé par email.

Si un participant modifie sa participation par la suite, un message est aussi envoyé à l'organisateur.

Consulter le statut de participation

À tout moment, l'organisateur (ainsi que chaque participant) peut consulter la liste des participants et leur participation en faisant apparaître les informations de l'événement par un simple clic sur celui-ci :

  • les utilisateurs ayant confirmé leur participation apparaissent en noir
  • les utilisateurs en attente (ou ayant répondu "peut-être") sont grisés
  • les utilisateurs ayant refusé l'événement apparaissent grisés et barrés
Info

Pour les réunions récurrentes, la participation est valable pour toute la série, il n'est actuellement pas possible de modifier sa participation à une seule occurrence.

Inviter/retirer des participants

Pour inviter de nouveaux participants ou exclure des personnes déjà invitées, il suffit d'éditer l'événement :

  • dans l'agenda, cliquer sur l'événement pour faire apparaître la fenêtre d'information
  • cliquer sur le lien "Modifier les détails"
  • ajouter et retirer des participants dans la partie droite de la fenêtre
  • cliquer sur «Enregistrer» pour valider les modifications et envoyer les nouvelles invitations.

 

 

 

Sv translation
languageen

Creating a meeting

Creating an event

First create an event in the calendar, either the regular way, by clicking "New event", or through the quick create feature, by selecting the event's duration in the calendar and then accessing the event details by clicking "Modify details":

In the event creation window, fill in the relevant information: location, tags, description, etc.

Scheduling a recurrence

If you'd like to organize a recurring meeting, go to the "Repeat" tab to set the meeting's periodicity:

Astuce

A meeting's periodicity can be set before or after adding participants and time-slot search. It can also be added later by editing the event.

Inviting participants

In the right-hand side of the page, add the users or groups you want to invite.

You can choose for their participation to be required (default) or optional, by clicking the icon shown before their name after they are added:

Booking resources

To book a resource, simply add it to the meeting as you would another participant.

Astuce

To find out more about booking resources, please go to the page Resources.

Searching for an available time slot

If one or several participants are not available during the selected time slot,or if you want to look for another one, you can use the availability search tool in the "Find a time" tab:

This tab allows you to view busy or available time slots for the participants and resources invited. 

  • Drag the strip from left to right to move the time slot
  • Click and drag the green and red lines to increase or decrease the meeting's duration
  • Use the navigation buttons in the top left corner of the tab to change periods and the horizontal scroll bar at the bottom of the tab to navigate within the period

Sending an invitation

Once the meeting's parameters are set, simply validate to send an invitation to each participant as well as a resource booking request.

To do this, click "Save" at the top of the page and the following dialog box opens:

  • Clicking "Send" generates an email message which is sent to each participant and the resource manager. The event is also shown in their calendar pending acceptance (or rejection) of the invitation
  • If you click "Do not send", no message will be sent but the event will be shown in the participant's calendar pending acceptance.
Astuce

In each user's or resource's calendar, solid colors indicate participation is confirmed, transparent colors indicate participation is pending confirmation (either a reply is pending or the user has replied "maybe") and in a transparent color with stripes if the user has declined the invitation:

Managing participation

Participation notices

When a participant accepts, declines or puts on hold (replies "maybe") an invitation, the meeting's organizer is informed by email.

If a participant changes their participation status later, a message is also sent to the organizer.

Viewing participation status

Meeting organizers (as well as participants) can view the event's information at anytime simply by clicking it:

  • users who have confirmed participation are shown in black
  • users whose response is pending (or replied "maybe") are grayed out
  • users who have declined the invitation are shown grayed and struck out
Info

For recurring meetings, participation applies to the whole series. Modifying participation for a single occurrence is not currently possible.

Inviting/removing participants

To invite new participants or to exclude invitees, simply edit the event:

  • in the calendar, click the event to open the information window
  • click the link "Modify details"
  • add and remove participants in the right hand side of the window
  • click "Save" to validate changes and send new invitations.