Préférences générales

Le premier onglet des préférences de l'agenda permet à l'utilisateur de positionner ses préférences d'affichage et de gestion du temps :

Les informations de début et fin de journée ainsi que les jours ouvrés permettent de définir les plages horaires qui seront considérées comme ouvrées par BlueMind. Ainsi, lors de la recherche de disponibilité ou lors d'une invitation par exemple, l'organisateur de l'événement sera informé du fait que l'événement se situe hors des heures travaillées de l'utilisateur.

L'utilisateur a ici la possibilité de définir des rappels par défaut pour les événements ou au contraire de les désactiver.
Ce paramétrage concerne les nouveaux événements, il n'est pas rétroactif sur les événements déjà présents dans l'agenda.

Vous pouvez définir séparément :

• un rappel pour les événements classiques (heures bornées)
• un rappel pour les événements définis sur une journée complète : le paramétrage définit le temps "avant minuit".
  Par exemple le réglage par défaut est défini à 7, le rappel sera donc envoyé à 24-7=17h

Mes calendriers

L'onglet «Mes calendriers» donne accès à la gestion des calendriers de l'utilisateur :

• calendriers personnels : voir la page L'agenda - §3 Multi-calendriers
• calendriers externes : voir la page dédiée Les calendriers externes

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abonnements abonnements

Abonnements

Cet onglet permet à l'utilisateur de s'abonner à des agendas, personnels, partagés ou de domaine et d'activer leur synchronisation pour une utilisation hors ligne ou sur des clients tiers (logiciel client lourd ou périphérique mobile).

Lorsque la synchronisation est activée pour un agenda, les données sont téléchargées sur le logiciel client. De ce fait :

Pour ajouter un agenda :

• Saisir le nom de l'agenda recherché (utilisateur, ressource, ...)
• Valider avec la touche <Entrée> ou choisir dans la liste proposée par l'autocomplétion
• Désactiver la synchronisation si désiré
• Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour prendre en compte les changements.

Pour supprimer un agenda :

• Cliquer sur l'icône corbeille en fin de ligne
• Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour prendre en compte les changements.

Gestion des partages

Cet onglet permet à l'utilisateur de gérer les partages des agendas dont il est le gestionnaire : ses agendas mais aussi ceux des ressources ou utilisateurs lui ayant donné eux-mêmes les droits de modification et gestion.

La gestion des partages permet en outre, de partager un agenda avec des utilisateurs extérieurs au domaine BlueMind

Pour gérer les partages

• Sélectionner dans la première liste déroulante l'entité à gérer (l'utilisateur ou une de ses délégations) :
  
• Dans la zone de saisie dédiée, saisir le nom de la personne ou du groupe avec qui partager l'agenda
• Valider avec la touche <Entrée> ou sélectionner le nom dans la liste proposée par l'autocomplétion
• L'utilisateur est ajouté dans la liste, choisir dans la liste déroulante de sa ligne le droit à lui attribuer :
  
  
  1. Peut m'inviter à une réunion : l'utilisateur peut m'inviter en m'ajoutant à la liste des participants à un événement
  2. Peut m'inviter et voir mes rendez-vous : en plus du droit précédent, l'utilisateur peut visualiser mon agenda
  3. Peut modifier mes rendez-vous : en plus des droits précédents, l'utilisateur peut ajouter un événement dans mon agenda, le modifier, le supprimer ou encore confirmer ou refuser ma participation à un événement
  4. Peut modifier mes rendez-vous et gérer mes partages : en plus des droits précédents, l'utilisateur peut gérer les droits de partages de mon agenda
• Une fois tous les partages définis comme souhaité, cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour prendre en compte les changements.

Pour en savoir plus, consulter Gestion des partages

General preferences

The General tab in Calendar preferences is used to choose display and time settings:

Day start and end times as well as working days settings allow you to specify the hours BlueMind will consider as working. As a result, when someone searches your availability for a meeting for example, they will be alerted if the event is scheduled outside of your working hours.

You can set up or disable default event alerts.
Please note that this setting isn't retroactive and applies to new events only (existing events will not be modified).

You can set up both:

• an alert for standard events (with specific start and end times)
• an alert for all-day events (the base time being midnight).
  E.g. if the default event alert time is set to 7, the alert will be sent at 24-7 = 17.00 hours (5pm)

My calendars

The "My calendars" tab allows you to manage your calendars:

• personal calendars: see L'agenda - §3 Multiple calendars
• external calendars: see Les calendriers externes

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abonnements abonnements

Subscriptions

In this tab, you can subscribe to calendars – personal, shared or domain calendars – and enable calendar synchronization for online or third-party client use (thick client software or mobile device).

When synchronization is enabled for a calendar, the data is downloaded into the thick client. As a result:

To add a calendar:

• Type the name of the calendar you are looking for (user, resource, ...).
• Press <Enter> to confirm or choose from the list of autocomplete suggestions.
• Disable synchronization if desired.
• Click "Save" to apply changes.

To delete a calendar:

• Click  at the end of the row.
• Click "Save" to apply changes.

Managing sharing

The "Sharings" tab allows you to manage the shared calendars you are the manager of: your own calendar as well as those of resources or other users you have been given editing and management rights on.

To manage sharing settings: 

• Select the entity (user or one of its delegates) you want to manage from the drop-down list:
  
• In the text box, type the name of the person or group you want to share the calendar with.
• Type <Enter> or select a name from the list of autocomplete suggestions to confirm.
• The user is then added to the list. Select the rights you want to grant them from the drop-down list:
  
  
  1. Can invite me: the user can invite you by adding you to a list of event participants.
  2. Can invite me and see my events: in addition to the right above, the user is able to view your calendar. 
  3. Can update my events: in addition to the rights above, the user can add events to your calendar, edit and delete them and accept or reject event invitations in your name.
  4. Can update my events and manage sharing: in addition to the rights above, the user can manage your calendar's sharing settings. 
• Once all sharing options are set as desired, click "Save" to apply changes.

For more details, see Gestion des partages

Allgemeine Einstellungen

Auf der ersten Registerkarte der Kalendereinstellungen kann der Benutzer seine Anzeige- und Zeitverwaltungseinstellungen festlegen:

Mit den Angaben zu Tagesbeginn und -ende sowie den Arbeitstagen lassen sich die Zeitfenster definieren, die von BlueMind als gearbeitet betrachtet werden. So wird z. B. bei der Suche nach Verfügbarkeiten oder beim Verschicken einer Einladung dem Veranstalter mitgeteilt, dass der Termin außerhalb der Arbeitszeiten des Benutzers liegt.

Der Benutzer hat hier die Möglichkeit, Standard-Erinnerungen für Termine zu definieren oder sie im Gegenteil zu deaktivieren.
Diese Einstellung betrifft neue Termine, sie ist nicht rückwirkend auf bereits im Kalender vorhandene Termine.

Sie können separat definieren:

• eine Erinnerung für klassische Termine (begrenzte Uhrzeiten)
• eine Erinnerung für Termine, die über einen ganzen Tag definiert sind: Die Einstellung definiert die Zeit „vor Mitternacht“.
  Die Standardeinstellung ist z. B. auf 7 gesetzt, so dass die Erinnerung um 24-7=17h gesendet wird

Meine Kalender

Die Registerkarte „Meine Kalender“ ermöglicht den Zugriff auf die Kalenderverwaltung des Benutzers:

• persönliche Kalender: siehe Seite L'agenda - §3 Multi-Kalender
• externe Kalender: siehe die entsprechende Seite Les calendriers externes

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abonnements abonnements

Abonnements

Auf dieser Registerkarte kann der Benutzer persönliche, freigegebene oder Domänenkalender abonnieren und ihre Synchronisierung für die Verwendung offline oder auf Client Tiers (Fat-Client-Software oder Mobilgerät) aktivieren.

Wenn die Synchronisierung für einen Kalender aktiviert ist, werden die Daten in die Client-Software hochgeladen. Daher:

So fügen Sie einen Kalender hinzu:

• Geben Sie den Namen des gesuchten Kalenders ein (Benutzer, Ressource usw.)
• Mit der Eingabetaste bestätigen oder in der von der Autovervollständigung vorgeschlagenen Liste wählen
• Falls gewünscht können Sie die Synchronisation deaktivieren
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

So löschen Sie einen Kalender:

• Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol am Ende der Zeile
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Verwaltung der Freigaben

Auf dieser Registerkarte kann der Benutzer die Freigabe von ihm geführter Kalender verwalten: seine Kalender, aber auch die der Ressourcen oder Benutzer, die ihm die Änderungs- und Verwaltungsrechte erteilt haben.

Die Freigabeverwaltung ermöglicht zudem, einen Kalender für Benutzer außerhalb der BlueMind-Domäne freizugeben

So verwalten Sie die Freigaben

• Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste die zu verwaltende Entität (den Benutzer oder eine seiner Delegationen):
  
• Geben Sie im zugehörigen Eingabefeld den Namen der Person oder Gruppe ein, für die Sie den Kalender freigeben möchten
• Mit der Eingabetaste bestätigen oder in der von der Autovervollständigung vorgeschlagenen Liste wählen
• Der Benutzer wird zur Liste hinzugefügt, wählen Sie in der Dropdown-Liste seiner Zeile das Recht, das ihm zugeordnet werden soll:
  
  
  1. Kann mich zu einer Sitzung einladen: Der Benutzer kann mich einladen, indem er mich zur Teilnehmerliste eines Termins hinzufügt
  2. Kann mich einladen und meine Termine sehen: zusätzlich zum obigen Recht kann der Benutzer meinen Kalender einsehen
  3. Kann meine Termine ändern: zusätzlich zu den obigen Rechten kann der Benutzer einen Termin zu meinem Kalender hinzufügen, ihn ändern, löschen oder meine Teilnahme an einem Termin bestätigen oder ablehnen
  4. Kann meine Termine ändern und meine Freigaben verwalten: Zusätzlich zu den obigen Rechten kann der Benutzer die Freigaberechte meines Kalenders verwalten
• Wenn alle Freigaben wie gewünscht definiert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen zu berücksichtigen.

Für weitere Informationen siehe Gestion des partages