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Ancienne version 41

changes.mady.by.user Sophie Lepissier

Sauvegardée le

comparé à

Nouvelle version 42

changes.mady.by.user Sophie Lepissier

Sauvegardée le

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languagefr
Remarque

Cette page n'est plus actualisée. À partir de BlueMind 4.8, veuillez consulter la nouvelle documentation BlueMind

Présentation

Les boites aux lettres partagées, aussi nommées «boites de service» ou «boites fonctionnelles», sont des boites aux lettres qui ne sont pas nominatives : les utilisateurs y sont rattachés et partagent les messages qu'elles contiennent.
Les utilisateurs accèdent à la boite et l'utilisent selon les droits qui leur sont attribués :

  • lecture : les utilisateurs peuvent consulter les e-mails ;
  • écriture : les utilisateurs peuvent modifier (ajouter, supprimer, déplacer...) les e-mails et écrire au nom de la boîte partagée ;
  • gestion : en plus du droit d'écriture, les utilisateurs ayant le droit de gestion peuvent gérer les droits sur la boite partagée.

Ces boites aux lettres sont alors disponibles pour chaque utilisateur sous une entrée d'arborescence du client de messagerie (par défaut : "Dossiers partagés").

A partir de la version 4.5 de BlueMind, les utilisateurs partagent le statut de lecture des messages : lorsqu'un des ayant droit consulte un message, celui-ci passe en "lu" pour tous les autres utilisateurs. Ainsi si un message est toujours indiqué "non lu", cela indique que personne n'en a encore pris connaissance, ou qu'un utilisateur l'a lu puis volontairement repassé en "non lu" afin qu'il soit traité ou consulté.
Pour les versions antérieures, ce comportement peut être mis en œuvre par les administrateurs en suivant le guide dédié de notre Knowledge Base : Partager le statut de lecture des boites partagees.

Pour plus de détails sur les principes de fonctionnement, consultez la page de documentation utilisateur  Les boites aux lettres partagees

Volet

Sur cette page :

Sommaire
maxLevel2

En rapport :

Administration des utilisateurs
Administration des groupes
Les boites aux lettres partagees

Création

  • Depuis la page "Annuaires", cliquer sur "Créer une boite aux lettres partagée"

  • Saisir un nom de boite aux lettres, une description (optionnel) et une adresse électronique

    Remarque
    titleATTENTION
    Le nom de la boite ne sera pas modifiable par la suite
    Info
    Une boite aux lettres partagée peut être laissée sans adresse électronique. Dans ce cas, les utilisateurs pourront l'utiliser (en y déplaçant ou copiant des messages par exemple) mais elle ne pourra pas servir à recevoir ni envoyer de courrier.
  • Comme pour tout utilisateur ou groupe, on peut choisir de ne pas faire apparaître une boite partagée dans l'annuaire. Pour cela cocher la case "Masquer dans la liste d'adresses BlueMind".
  • Valider avec le bouton "Créer" (ou touche <Entrée>) pour procéder à une création rapide ou choisir de créer la boite et de se rendre à l'interface d'administration avec le bouton "Créer et éditer" (<Ctrl-Entrée>).

Administration

Général

Boîte de messagerie

Cet onglet présente les paramètres principaux ainsi que le répondeur automatique.

  • Nom : le nom de la boîte partagée est attribué lors de sa création, il ne peut pas être modifié
  • Délégation : l'unité d'organisation à laquelle la boîte appartient
  • Quota : la taille maximale que la boîte peut atteindre
  • Routage du courrier : le type (ou l'absence) de messagerie
  • Adresse électronique : la boîte partagée peut posséder autant d'alias de messagerie que souhaité, sur l'un, l'autre ou tous les alias de domaines disponibles
  • Serveur de stockage : serveur par lequel la boîte est gérée

Répondeur automatique

De même que pour une boîte d'utilisateur, lorsque la réponse automatique est activée et pour la période déterminée, un mail sera automatiquement envoyé à l'expéditeur lorsque la boîte recevra un message.

  • Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires :
    • si aucune date de début n'est spécifiée, le répondeur s'active dès l'enregistrement des nouveaux paramètres
    • si aucune date de fin n'est spécifiée, le répondeur reste actif jusqu'à ce que l'utilisateur modifie ses paramètres et sélectionne "Ne pas envoyer de réponses automatiques"
  • Lorsque l'utilisateur clique sur la zone de saisie d'une date, un calendrier d'aide au choix de la date s'affiche
  • Le sujet est optionnel : s'il n'est pas rempli, un message avec un objet vide sera envoyé
  • Le contenu du message est obligatoire, il apparaitra dans le corps du message envoyé.
Info
titleFréquence d'envoi

Un seul message d'absence est envoyé en réponse à une même personne (adresse mail) pour une période de 3 jours.

Si l'utilisateur désactive puis réactive son répondeur pendant cette période sans modifier l'objet ou le contenu de son message, les personnes ayant déjà reçu une réponse automatique n'en recevront pas une nouvelle, le décompte pour la période reprenant là où il s'était arrêté.

Informations

Cet onglet présente les informations qui seront affichées dans la fiche de l'annuaire pour la boîte partagée.

De même que pour les utilisateurs, l'administrateur peut saisir ici des informations telles que les numéros de téléphone et adresses postales ou affecter une image (avatar) qui sera réutilisée dans l'ensemble de l'application (dans les contacts ou le numéroteur par exemple).

Info

Les données de contact correspondent à l'annuaire interne de BlueMind et sont accessibles à l'ensemble des utilisateurs de la solution. Pour cette raison, l'administrateur est le seul à pouvoir modifier ces informations : les utilisateurs, même ayant un droit de partage complet sur la boîte, ne le peuvent pas modifier.

Filtres

Cet onglet permet de créer et organiser des règles s'appliquant sur le courrier entrant.

Le fonctionnement est identique aux filtres utilisateurs. Vous pouvez consulter la page dédiée pour plus de détails sur leur gestion : Les filtres de messages.

Identités

L'administrateur peut ici définir des identités qui pourront être récupérées par les utilisateurs ayant le droit d'écriture sur la boite : lorsque l'utilisateur choisit une de ces identités, les nom, label et signature sont récupérées. Ainsi les utilisateurs n'ont pas à re-saisir les informations eux-mêmes, évitant ainsi le risque d'erreur, et peuvent partager une même signature pour une même boîte, permettant une meilleure cohésion et une transparence avec les interlocuteurs.

Pour plus de détails, consulter la page du Guide de l'utilisateur : Les identites

Partages

Cet onglet permet de gérer les options de partage de la boite aux lettres avec les utilisateurs.

[Voir Guide de l'utilisateur > La Messagerie > Les boites aux lettres partagées §3.Gestion des partages]

Maintenance

La version 4.4 ajoute à l'administration des boîtes partagées les mêmes fonctionnalités de maintenance que pour les utilisateurs.

  • Consolider l'index de la boîte aux lettres : cette opération complète l'indexation actuelle de la boîte en indexant les éléments manquants uniquement
  • Valider et réparer la boîte partagée : cette opération regroupe un ensemble d'autres opérations qui vérifient et corrigent si besoin l'intégrité de la boîte et de ses données dans le système BlueMind : vérification de la boîte de messagerie dans Cyrus, de la hiérarchie de dossiers IMAP, filtres de messagerie, etc.
Sv translation
languageen
Remarque

This page is no longer being updated. From BlueMind 4.8, please refer to the new BlueMind documentation

Introduction

Shared mailboxes, also called "service mailboxes" or "functional mailboxes" are non-user-specific mailboxes: users are connected to them and share the messages they contain.
Users have access to the mailbox and are able to use it depending on their privilege levels:

  • read: users can read messages;
  • write: users can modify (add, delete, move, etc.) messages and write on behalf of the shared mailbox;
  • manage: in addition to being able to modify messages, users are able to manage the mailbox's permissions.

Users can access shared mailboxes through their email client's folder structure (by default: "Shared folders").

For more information, please see our user's guide page Les boites aux lettres partagéespartagees

Volet

On this page:

Sommaire
maxLevel2

Related:

Les utilisateurs
 Gestion des groupes
 Les boites aux lettres partagéespartagees

Creating shared mailboxes

  • In the "Directories" page, click "Create a shared mailbox"

  • Enter a name for the mailbox, a description (optional) and an email address.

    Remarque
    titleWARNING
    The name you enter cannot be modified later.
    Info
    A shared mailbox does not have to have an email address. In that case, users are able to use it (by moving or copying messages to it, for example) but it cannot be used to send or receive mail.
  • As for any user or group, you can choose to have a mailbox shown in the directory. To do this, check the box "Hide from BlueMind address lists".
  • Click "Create" (or press <Enter>) to confirm, or "Create and edit" (<Ctrl-Enter>) to create a mailbox and open the mailbox's management page.

Managing shared mailboxes

General

Mailbox

This tab houses basic settings and the auto-reply feature.

  • Name: shared mailboxes are named when they are created. The name cannot be changed 
  • Delegation: organizational unit the mailbox belongs to
  • Quota: maximum mailbox size
  • Mail routing: type of email system or absence thereof
  • Email address: the shared mailbox can have as many email aliases as desired on one, the other, or all available domain names.
  • Storage server: the server that handles the mailbox

Auto-reply

Similarly as for user mailboxes, when auto-reply is enabled and for the set period of time, an email will be automatically sent to the sender when the mailbox receives a message.

  • Start and end dates are not required:
    • if no start date is specified, auto-reply is enabled as soon as the new settings are saved
    • if no end date is specified, auto-reply remains enabled until the user edits the settings and selects "Automatic reply OFF"
  • When the user clicks the data entry area, a calendar opens to help them choose a date
  • The subject field is optional: if this field is left empty, the message is sent with an empty subject field
  • Message content is required – it will be shown in the body of the email sent.
Info
titleAuto-reply frequency

Just one away message is sent to reply to every single sender (email address) for a 3-day period.

If the user disables and then enables auto-reply again during that time without editing the subject or the message content, the senders who have already received an auto-reply will not receive a new one – the countdown for the period starts again where it was left off.

Information

This tab shows the information that will be displayed in the shared mailbox directory pages.

Similarly as for users, this form can be used to enter information such as telephone numbers, postal addresses or images (avatars) which will be used throughout the application (e.g. in contacts or the dialer).

Info

Contact details belong to the BlueMind internal directory and can be accessed by all users of the solution. This is why only the administrator is able to edit this information – users, even with full share privileges on the mailbox, are not able to edit them.

Filters

This tab is used to create and organize rules for incoming mail.

Mailbox filters work the same way as user filters. For more details, please refer to our documentation page on: Les filtres de messages

Identities

This tab is used to define identities which can be retrieved by users with writing privileges on the mailbox: when a user chooses one of these identities, the name, label and signature are retrieved. That way users don't have to enter the information again, which prevents errors and enables users to share a signature for a mailbox, which makes it consistent and transparent for recipients.

For more details, please refer to our User's Guide page: Identities Les identites

Shares

This tab is used to manage options for sharing mailboxes with users.

[See User's Guide > Mail > Shared Mailboxes §3. Managing Shares]

Maintenance

Version 4.4 adds the same maintenance features for shared mailboxes as for users.

  • Consolidate mailbox index: completes the current indexing system by indexing missing items only
  • Validate and repair mailshare data: set of verification and correction operations that repair the integrity of the mailbox and its data in the BlueMind system: verifies the mailbox in Cyrus, IMAP folder hierarchy, mail filters, etc.

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