Carnet de domaine interne

Création

Pour créer un nouveau carnet :

1. Depuis la page d'accueil de la gestion de l'annuaire, cliquer sur "Créer un carnet"
   ou depuis la liste des entrées d'annuaire utiliser le bouton Nouveau > Carnet d'adresses :
   
2. laisser sélectionner le type de carnet "interne", renseigner un nom et, s'il y a lieu, une délégation :
   
3. cliquer sur «Créer» pour une création simple et directe du carnet
   ou cliquer sur «Créer & éditer» pour créer le carnet et accéder aux options de configuration, notamment aux options de partage.

Configuration

L'onglet "Général" de la configuration d'un carnet de domaine permet de modifier son nom ou l'unité d'organisation (délégation) à laquelle il appartient :

Une fois le nom ou la délégation renseigné, cliquer sur «Enregistrer» pour valider les changements.

Carnet d'adresses connecté à un annuaire externe

Il est possible de créer des carnets d'adresses de domaine synchronisés à des annuaires LDAP (à partir de BlueMind 3.5.5) et AD (à partir de BlueMind 3.5.11). Cette fonctionnalité permet notamment la consultation d'annuaires de grande ampleur, en filtrant ou non les contacts présentés dans le carnet.

Droit d'administration

L'administration des carnets d'adresses LDAP/AD est conditionnée par un rôle particulier qu'il convient de déléguer aux administrateurs souhaités :

Erratum : la création d'un carnet AD est possible à partir de la 3.5.11, même si sur certaines versions suivantes le libellé n'indique encore que le type LDAP

Ce rôle est indépendant afin de pouvoir permettre à certains administrateurs de ne créer que de simples carnets de domaines.

De même que les autres, ce rôle peut être délégué soit à un groupe (par exemple pour le donner à tous les administrateurs) soit individuellement à certains utilisateurs seulement.
Pour en savoir plus, consulter la page dédiée L'administration déléguée

Création

La création se fait de la même façon que pour la création d'un carnet simple :

1. Depuis la page d'accueil de la gestion de l'annuaire, cliquer sur "Créer un carnet d'adresses du domaine"
   ou depuis la liste des entrées d'annuaire utiliser le bouton Nouveau > Carnet d'adresses :
   
2. Sélectionner le type de carnet :
   
3. Le formulaire dédié apparaît alors :
   

4. Remplir les informations de l'annuaire à connecter, par exemple pour un carnet LDAP :
   

   Astuce
   title À propos du champs UID
   Ce champs peut contenir le nom d'un attribut LDAP qui respecte les conditions suivantes : valeur texte valeur unique valeur ne variant pas durant toute la vie de l'entrée LDAP correspondante - y compris en cas de déplacement dans l'arbre, renommage ou autre modification.

5. Cliquer sur «Créer» pour une création simple et directe du carnet
   ou cliquer sur «Créer & éditer» pour créer le carnet et accéder aux options de configuration, notamment celles de partage.

Configuration

L'onglet « Général » des options de configuration d'un carnet permet de :

• Modifier son nom
• Ajouter, modifier ou retirer l'unité d'organisation (délégation) à laquelle il appartient
• Vérifier les informations de connexion à l'annuaire LDAP/AD
• Forcer une synchronisation ou réinitialiser les données

Partage

Par défaut, lors de sa création, un carnet d'adresses de domaine n'est partagé avec aucun utilisateur.

Les droits peuvent être affectés :

• à l'ensemble des utilisateurs du domaine pour un carnet commun et public
• à certains utilisateurs, par exemple pour un carnet de contacts partagés entre le directeur, son adjoint et sa secrétaire
• à un groupe, par exemple un carnet de clients ou un carnet de prospects pour l'équipe commerciale

Les droits qu'il est possible d'affecter sont :

• Peut voir ce carnet d'adresses : peut consulter et exporter les fiches contacts
• Peut modifier les contacts de ce carnet d'adresses : peut créer, importer et modifier les contacts
• Peut modifier les contacts et gérer les partages du carnet d'adresses : peut, en plus du droit d'écriture, administrer les partages du carnet

Partage public

En activant cette case, le partage paramétré est appliqué à l'ensemble des utilisateurs du domaine.

Partager avec des personnes ou des groupes en particulier

Cette section permet de choisir des personnes ou groupes à qui affecter des droits.

• Commencer à saisir le nom de l'utilisateur ou du groupe dans le champs de saisie
• valider avec la touche entrée ou en cliquant sur le nom proposé par l'autocomplétion
• la personne ou le groupe est ajouté à la liste, choisir le droit souhaité
• répéter l'opération pour ajouter plusieurs personnes ou groupes
• une fois les droits positionnés, cliquer sur "Enregistrer" pour valider

Ainsi, pour un carnet commercial par exemple, on pourra donner :

• au responsable le droit d'écriture et d'administration des partages afin qu'il puisse créer et modifier les fiches et éventuellement déléguer à l'un ou l'autre de ses collaborateurs le droit de mettre à jour lui aussi les contacts.
• à un collaborateur le droit de modifier les contacts (ainsi, de fait, que d'en ajouter ou supprimer)
• à toute l'équipe commerciale (un groupe) la possibilité de consulter les fiches clients

Le carnet est ensuite consultable dans l'application Contacts du ou des utilisateurs désignés :

Internal Address Books

Creating an Address Book

To create a new address book:

1. In the Directories homepage, click "Create domain address book"
2. Or in Directory Browser, use the "New" button > Address book:
   

• type a name and, if appropriate, select a domain:
  
• Click "Create" to quickly create an address book
• Click "Create & edit" to create an address book and open configuration options such as sharing

Configuration

The "General" tab in a domain address book's configuration section is used to edit its name as well as the organizational unit (delegation) it belongs to:

Once you've typed the name or set the delegation, click "Save" to confirm.

Address books connected to an external directory

You can now create domain address books that synchronize with LDAP (from BlueMind 3.5.5) and AD (from BlueMind 3.5.11) directories. Among other things, this feature allows you to view large directories and filter – or not – address book contacts.

Administration Rights

LDAP address book administration is dependent upon a specific role that needs to be assigned to administrators:

Erratum: AD address books can be created from version 3.5.11, despite some later versions only mentioning LDAP.

This role is independent so that selected administrators are only able to create simple domain address books.

Like for other roles, this role can be delegated either to a group (e.g. to assign it to all administrators) or individually to specific users only.
To find out more, go to the page about Delegated Administration.

Creating an external address book

External address books are created the same way as standard address books:

1. In the Directories homepage, click "Create a domain address book"
   or in Directory Browser use the New button > Address book:
   
2. Select the address book type:
   
3. This opens the form:
   

4. Fill in the information for the directory you want to connect, e.g. an LDAP address book:
   

   Astuce
   title About the UID box
   This box can only contain the name of an LDAP attribute that meets the following conditions: text value single value value that does not vary during the entire LDAP entry's lifetime - including when it is moved in the directory tree, renamed or modified in any other way.

5. Click "Create" to create a simple address book immediately
   or click "Create & edit" to create the address book and open configuration options, including sharing options.

Setting Up

The "General" tab in the address book configuration page is used to:

• Edit the address book name
• Add, edit or remove the organizational unit (delegation) it belongs to
• Check the LDAP/AD directory connection information
• Force synchronization and reset the data

Sharing

By default, newly-created address books are not shared with any users.

Address book rights can be assigned to:

• all domain users for shared public address books
• specific users, e.g. for an address book shared between a manager, an assistant manager and their PA
• a group, e.g. a client or prospects address book for sales teams

The following rights can be assigned:

• Can see this address book: the user can view and export contact cards
• Can see and update this address book: the user can create, import and edit contacts
• Can see, update this address book and manage sharing: the user has read and write rights on the address book and is able to edit its sharing configuration

Public share

By enabling this box, the sharing option's settings are applied to all domain users.

Share with specific people or group

This section is used to select people or groups you want to assign rights to.

Start typing the user's or group's name in the text box and confirm by typing enter or clicking on the name suggested by autocomplete.

This is useful for a sales address book for example, in which the whole sales team (a group) can view client contact cards while the sales manager who has write and administration privileges can create and edit contact cards and if they choose to, give one or several of their colleagues the right to edit contacts too.

The address book can then be seen in the Contacts application of the user(s) selected: