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Présentation

Le calendrier de domaine est un calendrier commun aux utilisateurs. En plus de la simple consultation, l'administrateur peut déléguer les droits de modification ou de gestion des calendriers à des utilisateurs ou groupes.

À partir de BlueMind 3.5, les calendriers de domaines sont gérés comme des entités à part entière : ils s'administrent depuis la gestion des entrées d'annuaires, on peut les positionner en organisateur (si l'on possède les droits adéquats), on peut les alimenter par import ICS ou exporter leur contenu au format ICS et exporter une adresse privée ou publique pour un partage externe.

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En relation :

Carnets d'adresses de domaines

Nouveau modèle 3.5

Remarque
Le comportement des agendas de domaine change dans BlueMind 3.5

Le nouveau comportement

Les calendriers de domaines ne sont plus considérés comme des entités physiques au même titre que les utilisateurs et ressources. Ces calendriers sont dorénavant considérés comme des calendriers servant à l'information des utilisateurs, pour faire connaître par exemple les jours fériés, les jours de fermeture de l'entreprise, les événements commerciaux (salons, présentations...) ou municipaux (réunion du conseil, exposition, conseil d'école, etc.), les formations, les actions d'une équipe, etc.

Par conséquent, les calendriers de domaine ne peuvent plus être positionnés en organisateurs de réunions ni y être invités, comme c'était le cas avec BlueMind 3.0.

Nouvelle pratique

Les agendas de domaine pouvaient être utilisés dans 2 cas :

l'agenda d'information, via lequel les utilisateurs peuvent consulter des informations.
L'agenda de domaine est toujours le bon moyen de gérer ce type de d'agenda.
Par exemple un agenda marketing contenant les salons auxquels l'équipe commerciale participe, ou encore un agenda de mairie informant des réunions et événements organisés.
l'agenda opérationnel, servant à créer des événements pour des utilisateurs.
Il faut à présent utiliser un agenda de ressource pour permettre ce fonctionnement.
Par exemple sur un agenda des astreintes : on crée un événement hebdomadaire "astreinte week-end" et chaque semaine on y invite l'utilisateur concerné. Cela permet de centraliser l'information mais aussi aux utilisateurs d'accepter, refuser ou indiquer leur indisponibilité.

Création

Pour créer un nouveau calendrier :

Depuis la page d'accueil de la gestion de l'annuaire, cliquer sur "Créer un calendrier"
ou depuis la liste des entrées d'annuaire utiliser le bouton Nouveau > Calendrier :

renseigner un nom et, s'il y a lieu, sélectionner un domaine :
cliquer sur «Créer» pour une création simple et directe du calendrier
cliquer sur «Créer & éditer» pour créer le calendrier et accéder aux options de configuration, notamment aux options de partage.

Configuration

Options générales

Ce premier onglet de la gestion d'un calendrier de domaine permet de définir les caractéristiques du calendrier : jours ouvrés, heures de début et fin de journée de travail, durée minimum d'un rendez-vous, fuseau horaire.

Partage

Par défaut, lors de sa création, un calendrier n'est partagé avec aucun utilisateur, ce qui signifie que les utilisateurs ne peuvent ni le consulter, ni y ajouter des rendez-vous.

Les droits peuvent être affectés :

à l'ensemble des utilisateurs du domaine pour un agenda commun et public, pour les événements d'entreprise par exemple
à certains utilisateurs, par exemple pour un agenda de direction
à un groupe, pour un agenda de projet par exemple

Les droits qu'il est possible d'affecter sont :

Lecture : peut consulter les rendez-vous
Écriture : peut positionner des rendez-vous dans le calendrier et modifier les rendez-vous existant
Écriture et administration des partages : peut, en plus du droit d'écriture, administrer les partages du calendrier

Partage public

En activant cette case, le partage paramétré est appliqué à l'ensemble des utilisateurs du domaine.

Partager avec des personnes ou des groupes en particulier

Cette section permet de choisir des personnes ou groupes à qui affecter des droits.

Commencer à saisir le nom de l'utilisateur ou du groupe dans le champs de saisie et valider avec la touche entrée ou en cliquant sur le nom proposé par l'autocomplétion.

Ainsi, pour un agenda d'entreprise par exemple, on pourra donner à tous les utilisateurs la possibilité de consulter et à la secrétaire de direction le droit de positionner des rendez-vous, afin qu'elle y fasse apparaître les événements et manifestations auxquels participe l'entreprise ou encore les jours de fermeture et congés obligatoires.

Calendrier externe

Un calendrier de domaine peut être un calendrier externe synchronisé. Il se crée et s'administre de la même façon qu'un calendrier de domaine.

Création

Lors de la création du calendrier (voir ci-dessus) :

sélectionner « ICS externe » dans la liste déroulante puis coller l'url du calendrier externe dans le nouveau champs proposé :
En quittant le champs (touche tab ou clic à l'extérieur) l'url est alors validée par BlueMind. Tant que l'url est considérée comme invalide, le calendrier ne peut pas être créé.
Remplissez le nom si celui-ci n'est pas automatiquement trouvé ou si vous souhaitez le personnaliser
Cliquer sur « Créer » pour une création simple avec les options par défaut (sans partage) ou « Créer & éditer » pour accéder aux options du calendrier, de partage notamment.

Partage

Les règles de partage sont les mêmes pour un calendrier externe que pour un calendrier de domaine BlueMind à une exception près : de même que les calendriers externes des utilisateurs, les calendriers de domaines ne sont accessibles que pour consultation : les modifications ne seront pas répercutées et enregistrées sur le calendrier d'origine.

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Introduction

Domain calendars are a calendar shared between all users. In addition to viewing rights, administrators can assign calendar editing or management rights to users or groups.

From BlueMind 3.5, domain calendars are managed as full-fledged entities: they are managed in the Directory section, they can be set as organizer (by someone with appropriate rights), they can be populated through an ICS import or exported in ICS format and their private or public url can be shared for an external synchronization.

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Related:

New model in v.3.5

Remarque
The behavior of domain calendars has been changed in BlueMind 3.5

New behavior

Domain calendars are no longer viewed as physical entities like users or resources. They are now viewed as calendars that provide information to users, such as public holidays, company holidays, sales and marketing events (trade shows, presentations, etc.) or local events (town council meeting, exhibition, school council meeting, etc.), training days, team activities, etc.

As a result, domain calendars can no longer be set as event organizers or be invited, as it used to be the case in BlueMind 3.0.

New practices

There used to be two instances domain calendars were used for:

as informational calendars, i.e. for users to view information.
Domain calendars are still a good way of managing this type of calendar.
E.g. for a marketing calendar showing the trade shows the sales team is due to attend, or a town council's calendar showing planned meetings and events.
as operational calendars, for users to manage events.
You now need to use a resource calendar to do this.
E.g. for an on-call duty calendar: create a weekly event "weekend duty" and each week, invite the user concerned. This allows you to centralize information and allows users to accept, reject or set their availability.

Creating a Calendar

To create a new calendar:

From the directory management homepage, click "Create domain calendar"
or from the list of directory entries, use the New button > Calendar:

enter a name and, if appropriate, select a domain:
Click "Create" to quickly create a calendar
Click "Create & edit" to create a calendar and open configuration options such as sharing.

Configuration

General Options

A domain calendar's general tab allows you to specify calendar characteristics: working days, day start and end time, minimum appointment duration, time zone.

By default, newly-created calendars are not shared with any users, which means that users can neither view nor add appointments into them.

Sharing rights can be assigned to:

all domain users for shared public calendars, e.g. for company events
specific users, e.g. for a management calendar
a group, e.g. for a project calendar

The following rights can be assigned:

Can Read: can view appointments
Can Write: can set and edit appointments
Can update and manage sharing: can, in addition to writing, administer the calendar's sharing options

Public Share

By checking this box, the selected sharing options are enabled for all domain users.

Share with specific people or group

This section allows you to select the people or groups you want to assign rights to.

Start typing the user's or group's name in the text box and confirm by typing enter or clicking on the name suggested by autocomplete.

This is useful for company calendars for example, in which the company PA can set up meetings and create company-wide events or holidays and which all users can see.

External Calendars

Domain calendars can be a synchronized external calendar. They are created and administered like domain calendars.

Creating an external calendar

When you create a calendar (see above):

select "external ics" in the drop down list and paste the external calendar's url in the box that opens:
When you leave the box (with the shift key or by clicking outside the box) BlueMind validates the url. While url isn't validated, calendar cannot be created.
Fill in the calendar's name if it not found automatically
Click "Create" to quickly create the calendar with default options (not shared) or "Create and edit" to access calendar options, including sharing.

Sharing rules are the same for external and BlueMind domain calendars, with one exception: like external user calendars, domain calendars are available for viewing only: changes are not applied or saved on the original calendar.

Arborescence des pages

Comparaison des versions

Ancienne version 19

Nouvelle version 20

Légende

Présentation