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Sv translation
languageen
Remarque

This page is no longer being updated. From BlueMind 4.8, please refer to the new BlueMind documentation

Introduction

BlueMind allows you to manage calendars for resources (vehicles, rooms, video-projectors, etc.) the same way you would manage user or group calendars.

You can define new types of resources and delegate their management to users. The free/busy feature allows you to search resource availability like in user calendars.

Volet

On this page:

Sommaire
maxLevel2

Related:
 Les utilisateurs
Gestion des groupes

Managing resource types

In the admin console, go to Directories > Resource types to view and manage the types of resources available.

À partir de BlueMind 4.1, il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.

Creating a new resource type

To add a new resource type, click the "New" button and fill in the information:

Next click "Create" to quickly create a resource type or "Create & edit" to create a resource type and access further customization options (see "Editing a resource type").

Editing a resource type

To edit a resource type, click it in the list of available types.

The resource editing window enables you to change the label, add a default icon and edit or add custom properties.

Managing resources

Creating a resource

In the Directory Browser, click "New" > "Resource" and fill in the information for the resource you want to create:

  • Only the name and email address are required
    Note: the address is completed automatically when a name is typed. Before you confirm, make sure it doesn't contain any special characters (uppercase, accents...)
  • The managers assigned are given sharing privileges "Can edit my events and manage my shares".
    This can be changed later on and other managers can be assigned. See the next chapter "Sharing a resource".

Next click "Create" to quickly create a resource or "Create & edit" to create a resource and access further customization options (see "Editing a resource").

Ancre
editer-ressource
editer-ressource
Editing a resource

To edit a resource, click its name in the list of available resources.

General

Properties

The resource editing window enables you to change the parameters set on creation and add custom fields (capacity, description, etc.):

Astuce

To add or change a resource's picture (avatar), click the blank picture box or the existing photo.

Ancre
Overbooking
Overbooking
Booking policy

Administrators can choose to allow or prevent multiple bookings (overbooking) for a resource:

  • Validation by the resource owner: the resource's participation status remains "pending" until the manager accepts or rejects the invitation.This is how BlueMind used to work, and it still applies for old resources and resources migrated from BlueMind 3.0 during the version update.

  • Automatically accept: the resource manager receives booking requests and participation is confirmed automatically if the resource is available for the requested timeslot (within working hours and no other booking confirmed)
    This is how bookings now work for newly-created resources.

    • Automatically reject: the resource manager receives booking requests and participation is rejected automatically if the resource is not available for the requested timeslot.
      This option cannot be dissociated from automatically accepting.
      This allows managers to accept bookings automatically when the resource is available while choosing what to do when it is not (to organize a meeting out of working hours, to prioritize a more important request that comes in later, etc.)
    Remarque

    Automatic booking can only be applied to one-off events. Recurring events are always subject to a manager's confirmation.

Astuce

Note that only administrators have access to these settings, resource managers continue to be users who have been given the right to edit a resource calendar (accept/reject/edit events).

Available hours

The new "Working days" tab allows you to set resource availability days and times, as well as the minimum duration they can be booked for (1hr, 2hrs, half-day, day) and time zone:

Info

These settings are for information purposes only and will not stop users making reservations outside available hours or for a shorter period.

Ancre
partage-ressource
partage-ressource
Sharing a resource

By default, public share privileges for resources are set to "can book this resource and see its bookings": all domain users can see the calendar and request access to this resource by adding it to an event.

To change public share rights level and/or grant additional rights (to the resource administrator or specific users, for example), click the "Calendar sharing" tab:

Possible rights are:

  • Can book the resource: users can make resource booking requests
  • Can book this resource and see its bookings: in addition to the right above, users can see the resource calendar and its availability
  • Can edit its bookings: users become resource managers, they receive booking request messages, they can accept, reject or edit the event the resource is invited to. They can also write into the resource calendar to create events.
  • Can edit its bookings and manage sharing: in addition to the right above, users can access the resource's sharing options and edit the corresponding rights

This tab also allows you to share the calendar externally and manage its availability (freebusy).

For more information on sharing, go to Managing shares.

Using a resource

To connect a resource to an event, simply add it to the list of participants (as you would a user) when creating an event.

Once the event is created, the resource's managers (those with calendar modification privileges) can accept or reject the invitation request through their calendar or the invitation message itself (provided a request was sent).

To find out more about using resources, see the user's guide page on Les ressources.

Sv translation
languagede
Remarque

Diese Seite ist nicht mehr aktuell. Ab der Version BlueMind 4.8 finden Sie alle Infos in der neuen Dokumentation

Präsentation

BlueMind kann neben Einzel- oder Gruppen-Terminplanern auch Ressourcenplaner (Fahrzeuge, Räume, Videoprojektoren...) verwalten.

Der Administrator kann neue Ressourcentypen definieren und die Ressourcenverwaltung an Benutzer delegieren.

Wie bei den Terminplanern von einzelnen Personen können Sie mit der Funktion Verfügbar/Belegt nach der Verfügbarkeit von Ressourcen suchen.

Volet

Auf dieser Seite:

Sommaire
maxLevel2

Verwandt:
 Administration des utilisateurs
Administration des groupes
Les ressources
Gestion des partages

Ressourcentypen verwalten

In der Administrationskonsole können Sie auf der Seite Verzeichnisse > Verwaltung der Entitäten > Ressourcentypen die verfügbaren Ressourcentypen anzeigen und verwalten.

Ab BlueMind 4.1 ist es möglich, Terminbeschreibungsvorlagen zu definieren. Wenn Sie eine Ressource dieses Typs zu einem Termin einladen, wird die Vorlage automatisch in die Terminbeschreibung eingefügt. Diese Vorlagen können Variablen enthalten und in mehreren Sprachen definiert werden, um sie an die Sprache des Meeting-Veranstalters anzupassen.

Einen neuen Typ erstellen

Um einen Ressourcentyp hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" und geben Sie die Informationen ein:

Klicken Sie dann auf "Erstellen", um mit einer schnellen Erstellung fortzufahren, oder auf "Erstellen und Editieren", um den Typ zu erstellen und auf weitere Anpassungsoptionen zuzugreifen (siehe "Bearbeiten eines Ressourcentyps").

Bearbeiten eines Ressourcentyps

Klicken Sie zur Bearbeitung eines Ressourcentyps auf die entsprechende Zeile in der Liste der verfügbaren Typen.

Auf der Bearbeitungsseite ist es möglich, das Etikett zu ändern, ein Standardsymbol hinzuzufügen und benutzerdefinierte Eigenschaften zu ändern oder hinzuzufügen:

Erstellen einer Inhaltsvorlage

Ab BlueMind 4.1 ist es möglich, eine Vorlage zu definieren: Dieser Text wird automatisch zur Beschreibung eines Meetings hinzugefügt, wenn die Ressource dazu eingeladen wird.

Erstellen einer Vorlage:

  • die gewünschte Sprache wählen
  • das Inhaltsfeld ausfüllen
  • Klicken Sie auf um die Änderungen zu speichern.

Mehrsprachige Vorlage

Hinzufügen einer Sprache

Andere Sprachen erstellen:

  • Die gewünschte Sprache aus der Dropdown-Liste auswählen

  • Den Inhalt wie bei der Erstsprache ausfüllen:

    Astuce

    Der Inhalt der vorherigen Sprache(n) bleibt gespeichert, Sie können von einer zur anderen wechseln und so viele Vorlagen erstellen, wie Sprachen in der Benutzeroberfläche verfügbar sind.

  • Klicken Sie auf um die Änderungen zu speichern.

Remarque

Beim Anlegen eines Termin wird der Inhalt entsprechend der Sprache des Organisators hinzugefügt.

Löschen einer Sprache

Eine Sprachvorlage löschen:

  • Die gewünschte Sprache aus der Dropdown-Liste auswählen
  • Inhaltsfeld (den Text markieren und löschen)
  • Klicken Sie auf um die Änderungen zu speichern.

Verwendung von Variablen

Die Vorlage kann Variablen enthalten, die in eine Ressource dieses Typs einzutragen sind und dann vom System beim Erzeugen des Termin automatisch in der Vorlage ersetzt werden.

Wie in der Online-Hilfe am oberen Rand des Formulars angegeben, gibt es 2 Variablen für alle Typen und alle Ressourcen:

  • ${RessourceName}: der Name der im Verzeichniseintrag definierten Ressource (nicht zu verwechseln mit dem Ressourcentyp-Label)
  • ${Organisator}: der Name der Person, die den Termin im Kalender erstellt

Weitere Variablen können mit den Benutzerdefinierten Eigenschaften erstellt werden.

Klicken Sie dazu auf den Link "Eine benutzerdefinierte Eigenschaft hinzufügen":

Füllen Sie den Wortlaut aus (in Französisch und Englisch) und wählen Sie den Variablentyp:

Es sind 3 Arten von Variablen möglich:

  • Numerisch: enthält notwendigerweise eine Zahl
  • Text: wird eine Zeichenkette enthalten
  • Kontrollkästchen: In Kontext der Terminbeschreibungsvorlage ist dieser Typ nicht von Interesse, wir raten von seiner Verwendung ab

Das Einfügen einer Variable in die Vorlage beruht auf der Syntax ${libellé} .

Nehmen wir den obigen Ressourcentyp als Beispiel: Videokonferenz. Jede Ressource entspricht einer Konferenzbrücke und hat daher 2 Variablen :

  • Nummer: die Rufnummer
  • PIN-Code: das Passwort für den Zugriff auf die Brücke

Die folgende Vorlage wird ausgefüllt:

Bloc de code
-FR- <br/>
Vous êtes invité(e) à appeler ${Organisateur} sur ${NomRessource} au numéro suivant :
<ul>
<li>Numéro : ${Numéro}</li>
<li>Code confidentiel : ${Mot de passe}</li>
</ul>

In Verwaltungsstammsatz der Ressource werden diese Felder im Abschnitt "Sonstige" ausgefüllt:

Wenn diese Ressource schließlich zu einem Meeting eingeladen wird, wird die Beschreibung des Meetings mit der Vorlage und den Variablenwerten ergänzt:

  • im Terminplaner:
  • in der Einladungs-E-Mail, in der die Beschreibung enthalten ist:
Remarque
titleMehrsprachige Vorlage

Wenn mehrere Vorlagen parametriert sind, die mehreren Sprachen entsprechen, wird die Vorlage der Sprache des Organisators zur Terminbeschreibung hinzugefügt.

Ressourcen-Management

Eine Ressource erstellen

Klicken Sie auf der Seite mit den Verzeichniseinträgen auf die Schaltfläche "Neu" > "Ressource" und geben Sie die Informationen über die zu erstellende Ressource ein:

  • Nur der Name und die Adresse sind obligatorisch
    Hinweis: Die Adresse wird bei der Eingabe des Namens automatisch vervollständigt, bitte stellen Sie vor der Validierung sicher, dass sie keine Sonderzeichen (Großbuchstaben, Akzente ...) enthält
  • die hier benannten Administratoren erhalten ein Freigaberecht "Kann meine Termine ändern und meine Freigaben verwalten".
    Dies kann später geändert werden, und es können andere Administratoren benannt werden. Siehe nachstehendes Kapitel "Gemeinsame Nutzung einer Ressource"

Klicken Sie abschließend auf "Erstellen", um mit einer schnellen Erstellung fortzufahren, oder auf "Erstellen & Editieren", um die Ressource zu erstellen und auf ihren Datensatz zuzugreifen (siehe Kapitel unten "Bearbeiten einer Ressource").

Ancre
editer-ressource
editer-ressource
Bearbeiten einer Ressource

Um eine Ressource zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende Zeile in der Liste der verfügbaren Ressourcen.

Allgemein

Eigenschaften

Auf der Bearbeitungsseite können Sie die allgemeinen Informationen der Ressource ändern (Name, Foto, Delegation, E-Mail-Adresse, Beschreibung):

Astuce

Um das Foto (Avatar) der Ressource hinzuzufügen oder zu ändern, klicken Sie in das weiße Quadrat oder auf das bereits vorhandene Foto.

Ancre
surbooking
surbooking
Reservierungsrichtlinie

Ab BlueMind 3.5.5 können Administratoren wählen, ob sie Mehrfach-Reservierungen (Über-Reservierungen) für eine Ressource zulassen oder verhindern wollen. Daher sind zwei Betriebsarten möglich:

  • Validierung durch den Ressourcenmanager: Der Teilnahmestatus der Ressource bleibt in der Schwebe, bis der Manager die Einladung annimmt oder ablehnt.
    Diese frühere Funktionsweise bleibt für alte Ressourcen und für Ressourcen, die zum Zeitpunkt des Versionswechsels von BlueMind 3.0 migriert wurden, aktiv.
  • Automatisch akzeptieren: Der Ressourcenmanager erhält eine Anfrage, aber die Teilnahme wird automatisch bestätigt, wenn die Ressource im angeforderten Zeitfenster verfügbar ist (Arbeitszeitfenster und keine andere Reservierung akzeptiert)
    Dies ist fortan der Standardvorgang beim Erstellen einer neuen Ressource.
    • Automatisch ablehnen: Der Ressourcenmanager erhält eine Anfrage, aber die Teilnahme wird automatisch abgelehnt, wenn die Ressource im angeforderten Zeitfenster nicht verfügbar ist.
      Die Ablehnung ist untrennbar mit der Annahme verbunden.
      Dadurch ist es möglich, Reservierungen in einem verfügbaren Zeitfenster automatisch anzunehmen und dem Manager die Entscheidung zu überlassen, wenn die Ressource nicht verfügbar ist (ein spätes Meeting organisieren, einer zweiten, wichtigeren Anfrage Vorrang geben, usw.)
    Remarque

    Die automatische Reservierungsrichtlinie kann nur auf einmalige Termine angewendet werden: Wiederkehrende Termine unterliegen weiterhin der Validierung durch einen Manager.

Astuce

Beachten Sie, dass nur Administratoren Zugriff auf diese Einstellung haben, Ressourcenmanager bleiben Benutzer, denen das Recht erteilt wurde, den Kalender der Ressource zu ändern (Termine annehmen/ablehnen/ändern).

Verfügbare Uhrzeiten

Auf der neuen Registerkarte "Arbeitstage" können Sie die Tage und Uhrzeiten der Verfügbarkeit der Ressource sowie die Mindestdauer, für die sie reserviert werden kann (1 Stunde, 2 Stunden, halber Tag, Tag) und ihre Zeitzone festlegen:

Info

Genau wie bei der Einladung eines Benutzers dienen diese Informationen der Person, die die Ressource reservieren möchte, als Anhaltspunkt, verhindern aber nicht, dass sie außerhalb der verfügbaren Zeiten oder für einen kürzeren Zeitraum reserviert wird.

Ancre
partage-ressource
partage-ressource
Freigabe einer Ressource

Standardmäßig hat eine Ressource die öffentliche Freigabe "Kann mich zu einem Meeting einladen": Alle Benutzer der Domäne können eine Reservierungsanfrage stellen.

Auf der Registerkarte "Freigabe" können Sie diese öffentliche Freigabe ändern und/oder zusätzliche Rechte an Benutzer oder Gruppen vergeben (z. B. einen Administrator entfernen oder neu bestimmen, bestimmten Benutzern das Recht zuweisen, den Kalender zu sehen, usw.):

Die möglichen Rechte lauten wie folgt:

  • Kann die Ressource reservieren: Der Benutzer kann eine Reservierungsanfrage stellen, indem er die Ressource einlädt
  • Kann die Ressource reservieren und ihre Reservierungen sehen: Zusätzlich zum vorherigen Recht kann der Benutzer den Kalender der Ressource und damit ihre Verfügbarkeit sehen
  • Kann ihre Reservierungen ändern: Der Benutzer wird Verwalter der Ressource, er erhält die Reservierungsanfragen, er kann die Termine, zu denen die Ressource eingeladen ist, annehmen, ablehnen oder ändern. Er kann Termine auch direkt in den Kalender der Ressource eintragen.
  • Kann ihre Reservierungen ändern und Freigaben verwalten: Zusätzlich zum vorherigen Recht greift der Benutzer auf die Verwaltung der Ressourcenfreigabe zu, um die Rechte zu ändern

Wie auch bei den Benutzern ermöglicht diese Registerkarte die externe Freigabe des Kalenders und die Verwaltung der Teilens von Verfügbarkeiten.

Weitere Informationen zur Freigabe finden Sie auf der entsprechenden Seite: Gestion des partages

Verwendung einer Ressource

Um eine Ressource mit einem Termin zu verknüpfen, laden Sie sie einfach beim Erstellen des Termin ein, indem Sie sie wie einen Benutzer in die Liste der Teilnehmer aufnehmen.

Sobald der Termin erstellt und die Einladungen verschickt wurden, können die Ressourcenmanager (Benutzer mit dem Recht, Termine zu ändern) die Anfrage über ihren Terminplaner annehmen oder ablehnen.

Weitere Infos über die Verwendung von Ressourcen sind der entsprechenden Seite im Benutzerhandbuch zu entnehmen: Les ressources.