Principes

La boite partagée est adaptée à un travail d'équipe : tous les utilisateurs ayant un droit sur la boite partagée peuvent consulter (et plus selon les droits) les mails stockés dans celle-ci.

Le fonctionnement d'une boite partagée est tel que les informations de lecture (mail lu / non lu) des e-mails sont propres à chaque utilisateur : chaque utilisateur possède sa propre information de lecture, que l'e-mail ait été lu ou non par d'autres utilisateurs.

En revanche, les informations de réponse et transfert sont partagées : si un des utilisateurs a répondu à un e-mail, tous les utilisateurs verront le drapeau "Réponse envoyée".

Ce fonctionnement répond bien à un travail collaboratif pour gérer une boite partagée entrante (telle qu'une boite contact), qui intègre par exemple des sous-dossiers "traité", "messages envoyés", voire "modèle de réponse".

Gestion des partages

Les partages d'une boîte peuvent être gérés soit par l'administrateur du domaine, soit par les utilisateurs à qui celui-ci a délégué la gestion.

L'accès à la gestion des partages de la boîte est différent pour chacun :

• En tant qu'administrateur, se rendre dans la console d'administration > Entrées d'Annuaires > choisir la boîte souhaitée > onglet "Gestion des partages"
• En tant qu'utilisateur se rendre dans la gestion des paramètres utilisateurs > rubrique Messagerie > onglet "Gestion des partages"

Dans cet onglet :

1. choisir dans la première liste déroulante la boite dont on veut gérer les partages :

1. Affecter ensuite les droits souhaités soit à l'ensemble des utilisateurs du domaine, soit à des utilisateurs ou groupes désignés :
   
   • lecture : les utilisateurs peuvent consulter les messages
   • modification : les utilisateurs peuvent, en plus du droit de lecture, modifier les messages (ajouter, supprimer, déplacer...) ainsi qu'écrire et répondre au nom de la boite.
   • gestion : les utilisateurs peuvent, enplus des droits de lecture et modification, gérer les partages de la boite
2. Ajouter ainsi autant d'utilisateurs et groupes que désirés
3. Cliquer sur Enregistrer pour prendre en compte les modifications

Les utilisateurs désignés reçoivent alors un email d'information leur indiquant que la boîte leur a été partagée. Au prochain rafraichissement de leur interface (une déconnexion/reconnexion peut être nécessaire) la boîte apparait alors dans le client de Messagerie sous l'arborescence "Dossiers partagés" :

Pour des informations détaillées sur le fonctionnement du formulaire de partage, consulter la page Gestion des partages.

Utilisations d'une boite partagée

Écrire au nom d'une boîte

Afin de pouvoir écrire "au nom" d'une boîte partagée, i.e. en utilisant l'adresse de la boîte comme expéditeur, il faut :

• que l'administrateur, ou un gestionnaire de la boîte, donne le droit minimum "peut modifier les messages" à l'utilisateur

• que l'utilisateur se crée une identité en choisissant cette boîte comme adresse d'expéditeur

  Astuce
  Si l'on souhaite que les autres ayant droit de la boîte puissent consulter les messages envoyés, ne pas oublier de cocher la case prévue à cet effet dans la fenêtre de gestion de l'identité

Cas d'usages

Les boites aux lettres pratagées peuvent avoir diverses utilisations :

• Projets  : une boite par projet ou par service sera partagée entre les différents intervenants, elle permettra ainsi de centraliser les demandes et informations de manière plus complète qu'une simple liste de diffusion ou qu'un groupe
• Contact  : une boite permettant de partager les messages de contacts entre direction et commerciaux, pourront aussi y être partagés des modèles de mails de réponses pour des demandes d'information ou devis
• Support  : permet de centraliser les demandes de support, la boite pourra être partagée entre les techniciens pour intervention et les commerciaux pour la veille.
• Gestion des demandes entrantes : La boîte pourra être organisée de façon à trier les demandes en fonction des gestionnaires et des statuts de traitement. On pourra organiser la boîte comme suit : la boîte de réception reçoit les messages venant de l'extérieur, un sous-dossier par personne permet de déplacer les messages afin d'attribuer le traitement du message, une fois traité par la personne concernée le message est ensuite déplacé dans dossier "Traité".
  On pourra aussi envisager un sous-dossier par état. Par exemple pour les demandes de support : bug, information, amélioration. Ou encore pour les boîte commerciales : devis, facture, prospect...
• Modèles de mails  : une boite aux lettres peut être dédiée aux modèles de mails de l'entreprise, elle sera partagée entre les différents intervenant et comprendra, triés dans des sous-dossiers, les modèles techniques, les modèles commerciaux, les modèles simples, etc.

Modèle de mail

Une boite aux lettres partagée peut être utilisée pour partager des mails qui serviront de modèles communs à tous les utilisateurs de la boite.

Dans un premier temps :

• Créer le mail et l'envoyer à la boite si elle possède une adresse mail ou le copier (ou déplacer) dans la boite directement depuis le webmail ou client de messagerie (Outlook, Thunderbird, etc.) :
  
• Le mail apparaît dans la boite partagée pour tous les utilisateurs de la boite, il pourra être placé par un simple glisser/déposer dans un répertoire spécifique afin d'être retrouvé plus facilement :
  

  

• Dans un second temps, lorsqu'un utilisateur souhaite utiliser le message ainsi stocké, il lui suffit depuis le webmail de sélectionner le message et enfin de cliquer sur "Plus d'actions..." > Éditer en tant que nouveau message :
  

  

  Remarque
  Dans Thunderbird cette option est disponible depuis le menu "Messages" ou par un clic droit directement > "Modifier comme nouveau message".

  La fenêtre de rédaction de message s'ouvre alors avec le message pré-rempli : l'adresse du destinataire et le contenu sont ceux d'origine du message et la signature de l'utilisateur est ajoutée s'il y a lieu.

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Abonnements et logiciels tiers

A partir de la version 4.3 de BlueMind, il est possible de gérer les abonnements aux boites aux lettres partagées afin de faire apparaitre les boites de son choix dans Outlook connecté en mapi ou sur les appareils mobiles connectés en EAS.

Une fois qu'une boite a été partagée et que l'utilisateur a reçu le mail d'information (voir plus haut) :

• se rendre dans la gestion des paramètres : Mon Compte > Messagerie > onglet Abonnements :
  
• commencer à taper le nom de la boîte souhaitée dans le champ de saisie en haut de l'onglet, l'autocomplétion propose les boîtes correspondantes à la frappe et sur lesquelles l'utilisateur a un droit de partage  :
  

• sélectionner la boîte voulue pour l'ajouter à la liste, la boîte est ajoutée avec la synchronisation active par défaut :
  

  Info
  Synchronisation active : la boîte sera visible dans Outlook (mapi) et les appareils mobiles (EAS) Synchronisation inactive : la boîte sera visible dans Outlook (mapi) seulement

• Cliquer sur Enregistrer pour prendre en compte les abonnements

Principles

Shared mailboxes are great for teamwork: all users with privileges on the shared mailbox can view (or more depending on their permissions level) the messages it contains.

Shared mailboxes work so that message "read status" information (read/unread) is specific to each user, whether the message has been read by other users or not.

However, reply and forward information is shared: if one user has replied to a message, all users will see the flag "Reply sent".

This is useful in collaborative work situations to manage shared inboxes (such as a contact mailbox) that include sub-folders such as "resolved, "sent", or "reply templates".

Managing shared mailboxes

The domain administrator accesses the shared mailbox manager via his admin console in the directory entry manager.

If you have been granted management rights to a shared mailbox, you can access it in Mail settings, "Sharings" tab.

In this tab, select the mailbox whose share options you want to manage from the first drop-down list – this can be your own mailbox or a shared mailbox you have access to:

See Gestion des partages.

Using shared mailboxes

Writing "as" a mailbox

To write a message "as" a shared mailbox, i.e. to use the mailbox's email address as the sender, you must:

• be given the minimum right "can edit messages" by the administrator or the mailbox manager

• create an identity for yourself with this mailbox as the sender's address

  Astuce
  If you want other mailbox right holders to be able to view the mailbox's sent messages, don't forget to uncheck the relevant box in the identity's management page.

Uses

Shared mailboxes can have a variety of uses in different situations, such as:

• Projects: a single project or department-specific mailbox, allowing users to centralize queries and data more comprehensively than through a simple distribution list or a group. 
• Contacts: to share contact messages between managers and salespeople as well as email templates for information or quote requests. 
• Support: to centralize support requests. The mailbox can be shared between IT technicians for support requests and between salespeople for monitoring.
• To manage incoming requests: mailboxes can be organized to sort requests according to their manager or processing status. E.g. the inbox receives incoming messages, a person-specific sub-folder can be used to move messages to in order to assign the message's processing. Once it has been processed, the message is moved to a "Processed" folder. You may also consider using status-specific sub-folders. E.g. for support requests: bug, information, improvement, or for sales mailboxes: quotes, invoices, prospects, etc.
• Email templates: a mailbox can contain the organization's email templates. It can be shared by the relevant users and include sub-folders for technical, sales or general templates, for instance.

Email templates

A shared mailbox can be used to share emails that can serve as a common template for all its users.

First, you need to:

• Create an email.
• Send it to the desired mailbox if it has an email address, or copy (or drag) it straight into the mailbox from your webmail or email client (Outlook, Thunderbird, etc.).

The email appears in the shared mailbox and can be seen by all its users:

Next, to use the message stored in this mailbox, just select it in webmail and click "More actions" > Edit as new:

A window containing the pre-filled message opens: the recipient's address and content are those of the original message and your signature is added.

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Subscriptions and third-party software

From BlueMind version 4.3, you can manage subscriptions to shared mailboxes to show the ones you like in Outlook connected over mapi and/or on mobile devices connected over EAS.

Once a mailbox has been shared and you have received the notification email (see above):

• go to the settings page: My account > Mail > Subscriptions tab:
  
• Start typing the name of the mailbox in the box at the top of the tab and autocomplete will suggest a list of mailboxes you have sharing rights to:
  

• Select the mailbox you want to add to the list. It is added with synchronization enabled by default:
  

  Info
  Synchronization enabled: the mailbox will be visible in Outlook (mapi) and mobile devices (EAS) Synchronisation disabled: the mailbox will be visible in Outlook (mapi) only

• Click Save to apply the subscriptions

Grundsätze

Freigegebene Mailboxen eignen sich für Teamarbeit: Alle Benutzer mit Berechtigungen für die freigegebene Mailbox können die darin gespeicherten E-Mails einsehen (und je nach ihren Berechtigungen auch weitere Aktionen durchführen).

Die Funktionsweise einer freigegebenen Mailbox bewirkt, dass sich die Leseinformationen (gelesene/ungelesen) der E-Mails auf den jeweiligen Benutzer beziehen: Jeder Benutzer erhält die für ihn zutreffenden Leseinformationen, unabhängig davon, ob die E-Mail von anderen Benutzern gelesen wurde oder nicht.

Andererseits gelten Antwort- und Weiterleitungsinformationen für alle Benutzer: Wenn einer der Benutzer auf eine E-Mail geantwortet hat, sehen alle Benutzer die Markierung "Réponse envoyée" (Antwort gesendet).

Diese Funktionsweise eignet sich gut, um für eine Zusammenarbeit einen freigegebenen Posteingang (z. B. eine Mailbox "Kontakt") zu verwalten, der z. B. die Unterordner "Bearbeitet", "Gesendete Nachrichten" oder auch "Antwortvorlagen" enthält.

Verwaltung der Freigaben

Die Freigaben einer Mailbox können entweder vom Domain-Administrator oder von den Benutzern, an die er die Verwaltung delegiert hat, verwaltet werden.

Der Zugriff auf die Verwaltung der Freigaben für Administratoren und Benutzer ist jedoch unterschiedlich:

• Als Administrator verwenden Sie die Verwaltungskonsole > "Entrées d'Annuaires" (Verzeichniseinträge) > Auswahl der gewünschten Mailbox > Registerkarte "Gestion des partages" (Freigaben).
• Als Benutzer rufen Sie in der Verwaltung der Benutzereinstellungen > Email > Registerkarte "Freigaben" auf.

In dieser Registerkarte gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste die Mailbox aus, deren Freigaben Sie verwalten möchten:

1. Vergeben Sie dann die gewünschten Berechtigungen entweder an alle Benutzer der Domain oder an bestimmte Benutzer oder Gruppen:
   
   • Lesen: Die Benutzer können die Nachrichten lesen.
   • Ändern: Die Benutzer können Nachrichten nicht nur lesen, sondern auch ändern (hinzufügen, löschen, verschieben usw.) sowie stellvertretend verfassen und beantworten.
   • Verwalten: Die Benutzer können nicht nur Nachrichten lesen und ändern, sondern auch die Freigaben der Mailbox verwalten.
2. Anschließend können Sie beliebig viele Benutzer und Gruppen hinzufügen.
3. Klicken Sie dann auf "Speichern", damit die Änderungen berücksichtigt werden.

Die entsprechenden Benutzer erhalten dann per E-Mail eine Benachrichtigung, dass die Mailbox freigegeben wurde. Nach der nächsten Aktualisierung ihrer Benutzeroberfläche (möglicherweise muss hierfür die Verbindung getrennt/wiederhergestellt werden) erscheint die Mailbox dann im E-Mail-System in der Baumstruktur "Dossiers partagés" (Freigegebene Ordner):

Für detaillierte Informationen zur Funktionsweise des Formulars für die Freigabe siehe Gestion des partages.

Verwendung einer freigegebenen Mailbox

Versand im Namen der freigegebenen Mailbox

Damit Sie stellvertretend für eine freigegebene Mailbox, d. h. mit der Adresse der Mailbox als Absender, Nachrichten verfassen können, ist erforderlich:

• dass der Administrator oder ein Verwalter der Mailbox, Sie mindestens berechtigt, Nachrichten zu ändern,

• dass Sie für sich eine Identität erstellen und diese Mailbox als Absenderadresse wählen.

  Astuce
  Wenn Sie möchten, dass Benutzer, die über Berechtigungen für diese Mailbox verfügen, die gesendeten Nachrichten einsehen können, vergessen Sie nicht, das dafür vorgesehene Kontrollkästchen im Fenster der Identitätsverwaltung zu aktivieren.

Anwendungsfälle

Freigegebene Mailboxen können für verschiedene Zwecke verwendet werden:

• Projekte: Eine Mailbox pro Projekt oder Abteilung, die von den verschiedenen Beteiligten gemeinsam genutzt wird, gestattet die Zentralisierung von Anfragen und Informationen auf eine vollständigere Weise als eine einfache Mailingliste oder eine Gruppe.
• Kontakt: Eine Mailbox, die den Austausch von Nachrichten für den Kontakt zwischen Geschäftsleitung und Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, kann z. B. auch E-Mail-Vorlagen für Antworten oder für Informations- oder Angebotsanfragen teilen.
• Support: Eine Mailbox mit diesem Namen gestattet die Zentralisierung von Support-Anfragen und kann von Technikern für Interventionen und Vertriebsmitarbeitern für Analysen gemeinsam genutzt werden.
• Verwaltung eingehender Anfragen: Diese Mailbox kann so geplant werden, dass Anfragen nach Bearbeitern und Bearbeitungsstatus sortiert werden. Die Mailbox kann dann wie folgt organisiert werden: Der Posteingang nimmt Nachrichten von außen auf, ein Unterordner pro Person ermöglicht das Verschieben von Nachrichten, um die Bearbeitung der Nachricht zuzuordnen, und nach der Bearbeitung durch die betreffende Person wird die Nachricht in den Ordner "Bearbeitet" verschoben.
  Man könnte auch einen Unterordner pro Status anlegen. Zum Beispiel für Supportanfragen: Fehler, Informationen, Verbesserungen. Oder für die Mailboxen des Vertriebs: Angebote, Rechnungen, potenzielle Kunden usw.
• E-Mail-Vorlagen: Eine Mailbox kann den E-Mail-Vorlagen des Unternehmens gewidmet werden. Sie wird von den verschiedenen Beteiligten gemeinsam genutzt und enthält, sortiert in Unterordnern, technische Vorlagen, vertriebliche Vorlagen, einfache Vorlagen usw.

E-Mail-Vorlage

Eine freigegebene Mailbox kann verwendet werden, um Nachrichten freizugeben, die von allen Benutzern der Mailbox als Vorlage für ihre eigenen Nachrichten verwendet werden.

Gehen Sie zunächst wie folgt vor:

• Erstellen Sie die Nachricht und senden Sie sie an die Mailbox, wenn sie eine E-Mail-Adresse hat, oder kopieren (oder verschieben) Sie sie direkt aus dem Webmailer- oder E-Mail-Client (Outlook, Thunderbird usw.) in die Mailbox:
  
• Die Nachricht ist in der freigegebenen Mailbox für alle Benutzer der Mailbox sichtbar und kann durch einfaches Ziehen und Ablegen in einem bestimmten Verzeichnis platziert werden, damit sie leichter gefunden wird:
  

  

• Der zweite Schritt: Wenn ein Benutzer die gespeicherte Nachricht verwenden möchte, muss er sie nur im Webmailer auswählen und dann auf "Mehr..." klicken und auf "Als neue Nachricht öffnen" klicken:
  

  

  Remarque
  In Thunderbird ist diese Option über das Menü "Nachricht" oder direkt mit der rechten Maustaste > "Als neu bearbeiten" verfügbar.

  Das Fenster des Nachrichtenerstellung wird dann mit der vorausgefüllten Nachricht geöffnet: Die Adresse des Empfängers und der Inhalt entsprechen der ursprünglichen Nachricht; die Unterschrift des Benutzers wird bei Bedarf hinzugefügt.

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Abonnements und Software von Drittanbietern

Ab Version 4.3 von BlueMind ist es möglich, Abonnements für freigegebene Mailboxen so zu verwalten, dass die gewünschten Mailboxen in einem Outlook-Client, der mit MAPI angebunden ist, oder auf mobilen Geräten, die per EAS verbunden sind, angezeigt werden.

Sobald eine Mailbox freigegeben wurde und Sie die Informationsmail erhalten haben (siehe oben):

• Rufen Sie die Verwaltung der Einstellungen auf: Mein Konto > Email > Registerkarte "Abonnements":
  
• Tippen Sie die ersten Buchstaben des Namens der gewünschten Mailbox in das Eingabefeld oben in der Registerkarte ein. Die automatische Vervollständigung schlägt die Mailboxen vor, die der Eingabe entsprechen und für Sie freigegeben wurden:
  

• Wählen Sie die gewünschte Mailbox aus, um sie der Liste hinzuzufügen. Die Mailbox wird standardmäßig mit aktiver Synchronisierung hinzugefügt:
  

  Info
  Synchronisierung aktiv: Die Mailbox wird in Outlook (MAPI) und auf mobilen Geräten (EAS) sichtbar sein. Synchronisierung inaktiv: Die Mailbox wird nur in Outlook (MAPI) sichtbar sein.

• Klicken Sie auf "Speichern", damit die Abonnements berücksichtigt werden.