Gestion des types de ressource

Dans la console d'administration, la page Annuaires > Gestion des entités > Types de ressources vous permet de visualiser et gérer les types de ressources disponibles.

À partir de BlueMind 4.1, il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.

Créer un nouveau type

Pour ajouter un type de ressource, cliquer sur le bouton «Nouveau» et remplir les informations :

Cliquer ensuite sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer le type et accéder à plus d'options de personnalisation (voir rubrique "Éditer un type de ressource").

Éditer un type de ressource

Pour éditer un type de ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste des types disponibles.

La page d'édition permet de modifier le libellé, ajouter une icône par défaut et modifier ou ajouter des propriétés personnalisées :

Créer un patron de contenu

À partir de BlueMind 4.1 il est possible de définir un patron : ce texte sera automatiquement ajouté à la description d'une réunion lorsque la ressource y sera invitée.

Pour créer un patron :

• sélectionner la langue souhaitée
• remplir le champs de contenu
  
• Cliquer sur pour enregistrer les changements.

Patron multilingue

Ajout d'une langue

Pour créer d'autres langues :

• sélectionner la langue souhaitée dans la liste déroulante

• remplir le contenu de même qu'avec la première langue :

  

  Astuce
  Le contenu de la ou les précédentes langues est gardé en mémoire, vous pouvez basculer de l'une à l'autre et créer autant de patrons qu'il y a de langues disponibles dans l'interface.

• Cliquer sur pour enregistrer les changements.

Suppression d'une langue

Pour supprimer le patron d'une langue :

• sélectionner la langue souhaitée dans la liste déroulante
• vider le champs de contenu (sélectionner le texte et le supprimer)
• Cliquer sur pour enregistrer les changements.

Utilisation de variables

Le patron peut contenir des variables, qui seront à renseigner dans la ressource de ce type puis remplacées automatiquement dans le patron par le système lors de la création de l'événement.

Comme indiqué dans l'aide en ligne au dessus du formulaire, 2 variables existent pour tous les types et toutes les ressources :

• ${NomRessource} : le nom de la ressource définie dans Entrée d'Annuaire (ne pas confondre avec le Libellé du type de ressource)
• ${Organisateur} : le nom de la personne créant l'évènement dans le Calendrier

D'autres variables peuvent être créées au moyen des Propriétés personnalisées .

Pour cela, cliquer sur le lien "Ajouter une propriété personnalisée" :

Remplir le libellé (en Français et en Anglais) et choisir le type de variable :

3 types de variables sont possibles :

• Numérique : contiendra obligatoirement un nombre
• Texte : contiendra une chaîne de caractère
• Case à cocher : dans ce contexte de patron de description d'événement, ce type n'a pas d'intérêt, nous déconseillons son utilisation

Pour insérer une variable dans la patron on utilisera ensuite la syntaxe ${libellé} .

Soit par exemple le type de ressource ci-dessus en exemple : Visioconférence. Chaque ressource correspondra à un pont de conférence et aura donc 2 variables :

• Numéro : le numéro de téléphone
• Code confidentiel : le mot de passe permettant d'accéder au pont

On remplira comme patron :

-FR- <br/>
Vous êtes invité(e) à appeler ${Organisateur} sur ${NomRessource} au numéro suivant :
<ul>
<li>Numéro : ${Numéro}</li>
<li>Code confidentiel : ${Mot de passe}</li>
</ul>

Dans la fiche d'administration de la ressource, ces champs seront à remplir dans la section "Autre" :

Enfin, lorsque cette ressource sera invitée à une réunion, la description de celle-ci sera complétée avec le patron et les valeurs de variables :

• dans l'événement d'agenda :
  
• dans l'email d'invitation, dans lequel la description est reprise :
  

Gestion des ressources

Créer une ressource

Depuis la page des entrées d'annuaires, cliquer sur le bouton «Nouveau» > «Ressource» et renseigner les informations concernant la ressource à créer :

• Seuls le nom et l'adresse sont obligatoires
  NB : l'adresse est automatiquement complétée lors de la saisie du nom, veuillez vous assurer avant de valider qu'elle ne contient pas de caractères spéciaux (majuscules, accents...)
• les administrateurs désignés ici se voient attribuer un droit de partage "Peut modifier mes rendez-vous et gérer mes partages".
  Celui-ci pourra être modifié par la suite et d'autres administrateurs pourront être désignés. Voir chapitre ci-après « Partage d'une ressource »

Cliquer enfin sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer la ressource et accéder à sa fiche (voir chapitre ci-dessous « Éditer une ressource »).

Ancre
editer-ressource editer-ressource

Éditer une ressource

Pour éditer une ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste de ressources disponibles.

Général

Propriétés

La page d'édition permet de modifier les informations générales de la ressources (nom, photo, délégation, adresse de messagerie, description) :

Ancre
surbooking surbooking

Politique de réservation

À partir de BlueMind 3.5.5, les administrateurs peuvent choisir de permettre ou d'empêcher les réservations multiples (surbooking) pour une ressource. Deux types de fonctionnement sont donc possibles :

• Validation par le gestionnaire de ressources : le statut de participation de la ressource reste en attente jusqu'à ce que le gestionnaire accepte ou refuse l'invitation.
  C'est l'ancien fonctionnement, qui reste actif pour les anciennes ressources et pour les ressources migrées depuis BlueMind 3.0 lors du changement de version.
• Accepter automatiquement : le gestionnaire de la ressource reçoit une demande mais la participation est automatiquement validée si la ressource est disponible sur le créneau demandé (plage horaire ouvrée et aucune autre réservation acceptée)
  C'est désormais le fonctionnement par défaut lors de la création d'une nouvelle ressource.
  
  • Refuser automatiquement : le gestionnaire de la ressource reçoit une demande mais la participation est automatiquement refusée si la ressource n'est pas disponible sur le créneau demandé.
    Le refus est indissociable de l'acceptation.
    Cela permet d'accepter automatiquement les réservations sur un créneau disponible en laissant l'arbitrage au gestionnaire lorsque la ressource n'est pas disponible (organiser une réunion tardive, faire passer en priorité une 2ème demande plus importante, etc.)

  Remarque
  La politique de réservation automatique ne peut s'appliquer qu'aux événements ponctuels : les événements récurrents restent soumis à la validation par un gestionnaire.

Horaires de disponibilités

Le nouvel onglet "Jours ouvrés" permet de définir des jours et horaires de disponibilités de la ressource, ainsi que la durée minimum pour laquelle elle peut être réservée (1h, 2h, demie-journée, journée) et son fuseau horaire :

Ancre
partage-ressource partage-ressource

Partage d'une ressource

Par défaut, une ressource a pour partage public "Peut m'inviter à une réunion" : tous les utilisateurs du domaine peuvent ainsi effectuer une demande de réservation.

L'onglet « Partage » permet de modifier ce partage public et/ou donner des droits supplémentaires à des utilisateurs ou groupes (retirer ou désigner un nouvel administrateur par exemple, donner le droit de visualisation du calendrier à certains utilisateurs, etc.) :

Les droits possibles sont :

• Peut réserver la ressource : l'utilisateur peut faire une demande de réservation en invitant la ressource
• Peut réserver la ressource et visualiser ses réservations : en plus du droit précédent, l'utilisateur peut voir le calendrier de la ressource et ainsi ses disponibilités
• Peut modifier ses réservations : l'utilisateur devient gestionnaire de la ressource, il reçoit les messages de demande de réservation, il peut accepter, refuser ou modifier les événements auxquels la ressource est invitée. Il peut aussi directement écrire dans le calendrier de la ressource afin d'y créer des rendez-vous.
• Peut modifier ses réservations et gérer ses partages : en plus du droit précédent, l'utilisateur accède à la gestion des partages de la ressource afin de modifier les droits

De même que pour les utilisateurs, cet onglet permet aussi de partager le calendrier avec l'extérieur et de gérer le partage des disponibilités.

Pour plus d'informations sur les partages voir la page dédiée : Gestion des partages

Utilisation d'une ressource

Pour associer une ressource à un événement, il suffit lors de la création de l'événement de l'inviter en l'ajoutant à la liste des participants comme les autres utilisateurs.

Une fois l'événement créé avec envoi des invitations, les gestionnaires de la ressource (les utilisateurs ayant le droit de modifier les rendez-vous) peuvent accepter ou refuser la demande via leur agenda.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des ressources, consulter la page dédiée du guide de l'utilisateur : Les ressources.

Managing resource types

In the admin console, go to Directories > Resource types to view and manage the types of resources available.

À partir de BlueMind 4.1, il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.

Creating a new resource type

To add a new resource type, click the "New" button and fill in the information:

Next click "Create" to quickly create a resource type or "Create & edit" to create a resource type and access further customization options (see "Editing a resource type").

Editing a resource type

To edit a resource type, click it in the list of available types.

The resource editing window enables you to change the label, add a default icon and edit or add custom properties.

Managing resources

Creating a resource

In the Directory Browser, click "New" > "Resource" and fill in the information for the resource you want to create:

• Only the name and email address are required
  Note: the address is completed automatically when a name is typed. Before you confirm, make sure it doesn't contain any special characters (uppercase, accents...)
• The managers assigned are given sharing privileges "Can edit my events and manage my shares".
  This can be changed later on and other managers can be assigned. See the next chapter "Sharing a resource".

Next click "Create" to quickly create a resource or "Create & edit" to create a resource and access further customization options (see "Editing a resource").

Ancre
editer-ressource editer-ressource

Editing a resource

To edit a resource, click its name in the list of available resources.

General

Properties

The resource editing window enables you to change the parameters set on creation and add custom fields (capacity, description, etc.):

Ancre
Overbooking Overbooking

Booking policy

Administrators can choose to allow or prevent multiple bookings (overbooking) for a resource:

• Validation by the resource owner: the resource's participation status remains "pending" until the manager accepts or rejects the invitation.This is how BlueMind used to work, and it still applies for old resources and resources migrated from BlueMind 3.0 during the version update.

• Automatically accept: the resource manager receives booking requests and participation is confirmed automatically if the resource is available for the requested timeslot (within working hours and no other booking confirmed)
  This is how bookings now work for newly-created resources.

  • Automatically reject: the resource manager receives booking requests and participation is rejected automatically if the resource is not available for the requested timeslot.
    This option cannot be dissociated from automatically accepting.
    This allows managers to accept bookings automatically when the resource is available while choosing what to do when it is not (to organize a meeting out of working hours, to prioritize a more important request that comes in later, etc.)

  Remarque
  Automatic booking can only be applied to one-off events. Recurring events are always subject to a manager's confirmation.

Available hours

The new "Working days" tab allows you to set resource availability days and times, as well as the minimum duration they can be booked for (1hr, 2hrs, half-day, day) and time zone:

Ancre
partage-ressource partage-ressource

Sharing a resource

By default, public share privileges for resources are set to "can book this resource and see its bookings": all domain users can see the calendar and request access to this resource by adding it to an event.

To change public share rights level and/or grant additional rights (to the resource administrator or specific users, for example), click the "Calendar sharing" tab:

Possible rights are:

• Can book the resource: users can make resource booking requests
• Can book this resource and see its bookings: in addition to the right above, users can see the resource calendar and its availability
• Can edit its bookings: users become resource managers, they receive booking request messages, they can accept, reject or edit the event the resource is invited to. They can also write into the resource calendar to create events.
• Can edit its bookings and manage sharing: in addition to the right above, users can access the resource's sharing options and edit the corresponding rights

This tab also allows you to share the calendar externally and manage its availability (freebusy).

For more information on sharing, go to Managing shares.

Using a resource

To connect a resource to an event, simply add it to the list of participants (as you would a user) when creating an event.

Once the event is created, the resource's managers (those with calendar modification privileges) can accept or reject the invitation request through their calendar or the invitation message itself (provided a request was sent).

To find out more about using resources, see the user's guide page on Les ressources.

Ressourcentypen verwalten

In der Administrationskonsole können Sie auf der Seite Verzeichnisse > Verwaltung der Entitäten > Ressourcentypen die verfügbaren Ressourcentypen anzeigen und verwalten.

Ab BlueMind 4.1 ist es möglich, Terminbeschreibungsvorlagen zu definieren. Wenn Sie eine Ressource dieses Typs zu einem Termin einladen, wird die Vorlage automatisch in die Terminbeschreibung eingefügt. Diese Vorlagen können Variablen enthalten und in mehreren Sprachen definiert werden, um sie an die Sprache des Meeting-Veranstalters anzupassen.

Einen neuen Typ erstellen

Um einen Ressourcentyp hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" und geben Sie die Informationen ein:

Klicken Sie dann auf "Erstellen", um mit einer schnellen Erstellung fortzufahren, oder auf "Erstellen und Editieren", um den Typ zu erstellen und auf weitere Anpassungsoptionen zuzugreifen (siehe "Bearbeiten eines Ressourcentyps").

Bearbeiten eines Ressourcentyps

Klicken Sie zur Bearbeitung eines Ressourcentyps auf die entsprechende Zeile in der Liste der verfügbaren Typen.

Auf der Bearbeitungsseite ist es möglich, das Etikett zu ändern, ein Standardsymbol hinzuzufügen und benutzerdefinierte Eigenschaften zu ändern oder hinzuzufügen:

Erstellen einer Inhaltsvorlage

Ab BlueMind 4.1 ist es möglich, eine Vorlage zu definieren: Dieser Text wird automatisch zur Beschreibung eines Meetings hinzugefügt, wenn die Ressource dazu eingeladen wird.

Erstellen einer Vorlage:

• die gewünschte Sprache wählen
• das Inhaltsfeld ausfüllen
  
• Klicken Sie auf um die Änderungen zu speichern.

Mehrsprachige Vorlage

Hinzufügen einer Sprache

Andere Sprachen erstellen:

• Die gewünschte Sprache aus der Dropdown-Liste auswählen

• Den Inhalt wie bei der Erstsprache ausfüllen:

  

  Astuce
  Der Inhalt der vorherigen Sprache(n) bleibt gespeichert, Sie können von einer zur anderen wechseln und so viele Vorlagen erstellen, wie Sprachen in der Benutzeroberfläche verfügbar sind.

• Klicken Sie auf um die Änderungen zu speichern.

Löschen einer Sprache

Eine Sprachvorlage löschen:

• Die gewünschte Sprache aus der Dropdown-Liste auswählen
• Inhaltsfeld (den Text markieren und löschen)
• Klicken Sie auf um die Änderungen zu speichern.

Verwendung von Variablen

Die Vorlage kann Variablen enthalten, die in eine Ressource dieses Typs einzutragen sind und dann vom System beim Erzeugen des Termin automatisch in der Vorlage ersetzt werden.

Wie in der Online-Hilfe am oberen Rand des Formulars angegeben, gibt es 2 Variablen für alle Typen und alle Ressourcen:

• ${RessourceName}: der Name der im Verzeichniseintrag definierten Ressource (nicht zu verwechseln mit dem Ressourcentyp-Label)
• ${Organisator}: der Name der Person, die den Termin im Kalender erstellt

Weitere Variablen können mit den Benutzerdefinierten Eigenschaften erstellt werden.

Klicken Sie dazu auf den Link "Eine benutzerdefinierte Eigenschaft hinzufügen":

Füllen Sie den Wortlaut aus (in Französisch und Englisch) und wählen Sie den Variablentyp:

Es sind 3 Arten von Variablen möglich:

• Numerisch: enthält notwendigerweise eine Zahl
• Text: wird eine Zeichenkette enthalten
• Kontrollkästchen: In Kontext der Terminbeschreibungsvorlage ist dieser Typ nicht von Interesse, wir raten von seiner Verwendung ab

Das Einfügen einer Variable in die Vorlage beruht auf der Syntax ${libellé} .

Nehmen wir den obigen Ressourcentyp als Beispiel: Videokonferenz. Jede Ressource entspricht einer Konferenzbrücke und hat daher 2 Variablen :

• Nummer: die Rufnummer
• PIN-Code: das Passwort für den Zugriff auf die Brücke

Die folgende Vorlage wird ausgefüllt:

-FR- <br/>
Vous êtes invité(e) à appeler ${Organisateur} sur ${NomRessource} au numéro suivant :
<ul>
<li>Numéro : ${Numéro}</li>
<li>Code confidentiel : ${Mot de passe}</li>
</ul>

In Verwaltungsstammsatz der Ressource werden diese Felder im Abschnitt "Sonstige" ausgefüllt:

Wenn diese Ressource schließlich zu einem Meeting eingeladen wird, wird die Beschreibung des Meetings mit der Vorlage und den Variablenwerten ergänzt:

• im Terminplaner:
  
• in der Einladungs-E-Mail, in der die Beschreibung enthalten ist:
  

Ressourcen-Management

Eine Ressource erstellen

Klicken Sie auf der Seite mit den Verzeichniseinträgen auf die Schaltfläche "Neu" > "Ressource" und geben Sie die Informationen über die zu erstellende Ressource ein:

• Nur der Name und die Adresse sind obligatorisch
  Hinweis: Die Adresse wird bei der Eingabe des Namens automatisch vervollständigt, bitte stellen Sie vor der Validierung sicher, dass sie keine Sonderzeichen (Großbuchstaben, Akzente ...) enthält
• die hier benannten Administratoren erhalten ein Freigaberecht "Kann meine Termine ändern und meine Freigaben verwalten".
  Dies kann später geändert werden, und es können andere Administratoren benannt werden. Siehe nachstehendes Kapitel "Gemeinsame Nutzung einer Ressource"

Klicken Sie abschließend auf "Erstellen", um mit einer schnellen Erstellung fortzufahren, oder auf "Erstellen & Editieren", um die Ressource zu erstellen und auf ihren Datensatz zuzugreifen (siehe Kapitel unten "Bearbeiten einer Ressource").

Ancre
editer-ressource editer-ressource

Bearbeiten einer Ressource

Um eine Ressource zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende Zeile in der Liste der verfügbaren Ressourcen.

Allgemein

Eigenschaften

Auf der Bearbeitungsseite können Sie die allgemeinen Informationen der Ressource ändern (Name, Foto, Delegation, E-Mail-Adresse, Beschreibung):

Ancre
surbooking surbooking

Reservierungsrichtlinie

Ab BlueMind 3.5.5 können Administratoren wählen, ob sie Mehrfach-Reservierungen (Über-Reservierungen) für eine Ressource zulassen oder verhindern wollen. Daher sind zwei Betriebsarten möglich:

• Validierung durch den Ressourcenmanager: Der Teilnahmestatus der Ressource bleibt in der Schwebe, bis der Manager die Einladung annimmt oder ablehnt.
  Diese frühere Funktionsweise bleibt für alte Ressourcen und für Ressourcen, die zum Zeitpunkt des Versionswechsels von BlueMind 3.0 migriert wurden, aktiv.
• Automatisch akzeptieren: Der Ressourcenmanager erhält eine Anfrage, aber die Teilnahme wird automatisch bestätigt, wenn die Ressource im angeforderten Zeitfenster verfügbar ist (Arbeitszeitfenster und keine andere Reservierung akzeptiert)
  Dies ist fortan der Standardvorgang beim Erstellen einer neuen Ressource.
  
  • Automatisch ablehnen: Der Ressourcenmanager erhält eine Anfrage, aber die Teilnahme wird automatisch abgelehnt, wenn die Ressource im angeforderten Zeitfenster nicht verfügbar ist.
    Die Ablehnung ist untrennbar mit der Annahme verbunden.
    Dadurch ist es möglich, Reservierungen in einem verfügbaren Zeitfenster automatisch anzunehmen und dem Manager die Entscheidung zu überlassen, wenn die Ressource nicht verfügbar ist (ein spätes Meeting organisieren, einer zweiten, wichtigeren Anfrage Vorrang geben, usw.)

  Remarque
  Die automatische Reservierungsrichtlinie kann nur auf einmalige Termine angewendet werden: Wiederkehrende Termine unterliegen weiterhin der Validierung durch einen Manager.

Verfügbare Uhrzeiten

Auf der neuen Registerkarte "Arbeitstage" können Sie die Tage und Uhrzeiten der Verfügbarkeit der Ressource sowie die Mindestdauer, für die sie reserviert werden kann (1 Stunde, 2 Stunden, halber Tag, Tag) und ihre Zeitzone festlegen:

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partage-ressource partage-ressource

Freigabe einer Ressource

Standardmäßig hat eine Ressource die öffentliche Freigabe "Kann mich zu einem Meeting einladen": Alle Benutzer der Domäne können eine Reservierungsanfrage stellen.

Auf der Registerkarte "Freigabe" können Sie diese öffentliche Freigabe ändern und/oder zusätzliche Rechte an Benutzer oder Gruppen vergeben (z. B. einen Administrator entfernen oder neu bestimmen, bestimmten Benutzern das Recht zuweisen, den Kalender zu sehen, usw.):

Die möglichen Rechte lauten wie folgt:

• Kann die Ressource reservieren: Der Benutzer kann eine Reservierungsanfrage stellen, indem er die Ressource einlädt
• Kann die Ressource reservieren und ihre Reservierungen sehen: Zusätzlich zum vorherigen Recht kann der Benutzer den Kalender der Ressource und damit ihre Verfügbarkeit sehen
• Kann ihre Reservierungen ändern: Der Benutzer wird Verwalter der Ressource, er erhält die Reservierungsanfragen, er kann die Termine, zu denen die Ressource eingeladen ist, annehmen, ablehnen oder ändern. Er kann Termine auch direkt in den Kalender der Ressource eintragen.
• Kann ihre Reservierungen ändern und Freigaben verwalten: Zusätzlich zum vorherigen Recht greift der Benutzer auf die Verwaltung der Ressourcenfreigabe zu, um die Rechte zu ändern

Wie auch bei den Benutzern ermöglicht diese Registerkarte die externe Freigabe des Kalenders und die Verwaltung der Teilens von Verfügbarkeiten.

Weitere Informationen zur Freigabe finden Sie auf der entsprechenden Seite: Gestion des partages

Verwendung einer Ressource

Um eine Ressource mit einem Termin zu verknüpfen, laden Sie sie einfach beim Erstellen des Termin ein, indem Sie sie wie einen Benutzer in die Liste der Teilnehmer aufnehmen.

Sobald der Termin erstellt und die Einladungen verschickt wurden, können die Ressourcenmanager (Benutzer mit dem Recht, Termine zu ändern) die Anfrage über ihren Terminplaner annehmen oder ablehnen.

Weitere Infos über die Verwendung von Ressourcen sind der entsprechenden Seite im Benutzerhandbuch zu entnehmen: Les ressources.