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The application's homepage has three parts:
Installation and provisioningInstalling the applicationTo install the new application, install the necessary packages on the BlueMind server and restart BlueMind:
Accessing the applicationAccess rightsSignatures are managed through a dedicated application rather than the BlueMind admin console. As a result, the super administrator admin0 must appoint the users or administrators who can access (or delegate access to) the application to manage domain signatures. Users or groups of users can be assigned the role "Manage corporate signature" using the same method as for any other role (see Users - Roles):
AccessOnce the role has been assigned -- after having logged back in if necessary – users can access the Signature application from the top ribbon along with other BlueMind applications:
Creating signaturesTo add a signature, click "Add a signature". The signature creation form opens:
PlaceholdersPlaceholders can be used to create sender-customised signatures, e.g. the signature looks the same for all but shows the specific sender's name, telephone number and address. Using placeholdersThere are two ways of adding placeholders:
Conditional blocksIf a placeholder is missing in the user's information card, then an empty space is shown. To avoid this, you can insert a conditional block: if a placeholder is missing in the user's information card, then the entire block will be left out of the signature.
Available placeholdersPlaceholders are the same as those in users' information cards (as entered by the administrator or through AD/LDAP synchronization). This is information you can see when you search the directory in your Contacts application:
Sorting signaturesSignatures are applied by sorting order. It may therefore be important to sort them in a specific order. Sometimes a message may match the criteria for several signatures, in that case, the first signature found will be applied.
To sort the list:
Activating signaturesSignatures are only applied when they are activated.
To activate a signature:
The activation statuses shown in the application's home page are:
Editing signaturesIn the application's home page, click the arrow at the end of the row for the signature you want to edit to open the editing form. This is the same as the signature creation form (see above). Once the changes have been made, click "Save". Deleting signaturesTo delete a signature:
Copying signaturesSignatures can be copied to serve as a model for other signatures. To do this:
A new signature is immediately created and named "Copy of..." followed by the name of the original signature. Testing the resultsIn addition to checking how an HTML signature will be displayed, you can test a signature to see how all its versions (HTML and text) will appear in a message. To do this:
E.g., take the previously created signature, when you click the preview icon, the test email as viewed in webmail: The disclaimerThis message, if enabled, is added, no conditions applied, in addition to the signature to all the messages sent by domain users. It may be a legal disclaimer (on confidentiality), a marketing message (company details or special offer) or an environmental warning (a message suggesting not to print the message). The disclaimer is included in the application by default when it is installed, but it remains empty and disabled until it is configured.
Using corporate signaturesUsers can see the signature in their message compose window and can choose where to place it: To find out more about how signatures work for users, please see our user's guide: | ||||||||||||||||||||||||||||||
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Die Unterschrift wird in die Nachricht eingefügt und alle Empfängern dieser Nachricht erhalten sie. Es genügt also, wenn nur eines der Absender- und Empfängerpaare die Anforderungen erfüllt, um die Unterschrift für alle Empfänger sichtbar zu machen. Zum Beispiel wird eine Unterschrift mit den folgenden Kriterien erstellt:
Die kaufmännische Leiterin Christiane (christiane@bluemind.loc) schreibt eine E-Mail mit mehreren Empfängern:
Die Absenderin ist Mitglied der Vertriebsgruppe und der Kunde hat eine externe Adresse die Unterschrift wird der Nachricht hinzugefügt, alle Empfänger der Nachricht können sie sehen: der Kunde, Bernard und Jean-Claude. |
Installation und Bereitstellung
Installieren der Anwendung
Um die neue Anwendung zu installieren, installieren Sie die erforderlichen Pakete auf dem BlueMind-Server und starten Sie anschließend BlueMind neu:
border | all-sides |
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navcolor | navy |
Zugriff auf die Anwendung
Zugriffsrechte
Die Verwaltung der Unterschriften erfolgt über eine spezielle BlueMind-Anwendung und nicht direkt über die Administrationskonsole. Daher muss der Superadministrator admin0 Benutzer oder Administratoren benennen, die auf die Anwendung zugreifen können (oder den Zugriff an sie delegieren), um Domainunterschriften zu verwalten.
Vergeben Sie dazu einfach die neue Rolle "Firmenunterschriften verwalten" an einen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern auf die übliche Weise (siehe Benutzer - Rollen ) :Zugriff
Nach Zuweisung der Rolle und ggf. nach erneuter Anmeldung kann der Benutzer auf die Anwendung wie auf andere BlueMind-Anwendungen über deren Hauptbanner zugreifen:
Verwaltung der Unterschriften
Erstellen einer Unterschrift
Um eine Unterschrift hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Unterschrift hinzufügen" oben links auf der Seite:
Das Erstellungs-/Bearbeitungsformular wird vorgeschlagen:
- Alle Absender: alle Benutzer der BlueMind Domain
- Absender ist: ein Eingabefeld wird hinzugefügt, in das mit Hilfe der Autovervollständigung eine oder mehrere Entitäten eingetragen werden können (Benutzer oder geteilte Posteingänge).
Diese Option ist ab BlueMind 4.1 verfügbar - Absender ist Mitglied von: ein Eingabefeld wird hinzugefügt, in das mit Hilfe der Autovervollständigung eine oder mehrere Gruppen eingefügt werden kann/können. Die Unterschrift wird Benutzern hinzugefügt, die Mitglied einer oder mehrerer dieser Gruppen sind.
Beispiel: eine spezifische Unterschrift für Mitglieder der Gruppe "Support" die Hilfeanfragen antworten, eine gemeinsame Unterschrift für Mitglieder der Gruppen "Vertrieb" und "Kommunikation" die auf Kundenanfragen antworten - Der Absender ist kein Mitglied von: Ein Eingabefeld wird hinzugefügt, in das mit Hilfe der Autovervollständigung eine oder mehrere Gruppen eingetragen werden können. Die Unterschrift wird für Benutzer hinzugefügt, die keiner dieser Gruppen angehören.
Beispiel: eine Unterschrift für alle Benutzer, die nicht Teil der Geschäftsleitung sind, eine Unterschrift für alle nicht-technischen Benutzer, d.h. nicht Teil der Gruppen "Support" und "Entwicklung“ sind
- Alle Empfänger: wird auf alle Nachrichten angewendet
- Nur interne Empfänger: wird nur zu Nachrichten hinzugefügt, die an Benutzer der Domain gesendet werden
- Mindestens ein externer Empfänger: wird zu Nachrichten hinzugefügt, bei denen mindestens eine der Empfängeradressen (an oder cc) außerhalb der Domain liegt
- Gültigkeitsdauer der Unterschrift: Zeitraum, in dem die Unterschrift aktiviert wird; dies ermöglicht es, Unterschriften im Voraus zu programmieren und/oder sie temporär zu machen:
- Permanent: Die Unterschrift gilt, solange sie aktiviert ist
- Ab: Die Unterschrift gilt ab einschließlich dem angegebenen Datum bis zur Deaktivierung
- Bis: Die Unterschrift gilt ab ihrer Aktivierung bis einschließlich des angegebenen Datums
- Zeitraum: Die Unterschrift gilt ab dem ersten angegebenen Datum bis zum zweiten. Diese Daten sind im Anwendungszeitraum enthalten.
Dem Benutzer das Setzen der Unterschrift erlauben: Ermöglicht es dem Benutzer, die Unterschrift an der gewünschten Stelle zu platzieren (vor oder nach der Nachricht, auf die er antwortet).
Dazu muss der Benutzer die Zeichenkette--X-BM-SIGNATURE--
an die gewünschte Stelle setzen:Im Webmailer erleichtert BlueMind diesen Vorgang, indem es die Zeichenkette anstelle der üblichen Unterschrift des Benutzers platziert, entsprechend der vom Benutzer in seinen erweiterten Einstellungen definierten Option.
Der Benutzer kann diese Markierung dann an die gewünschte Stelle verschieben.In der Client-Software von Drittanbietern (Thunderbird, Mobilgeräte, etc.) muss der Benutzer dieses Tag selbst manuell platzieren, z. B. anstelle seiner üblichen Unterschrift, wenn er sie ersetzt haben möchte.
Dies kann erleichtert werden, indem das Tag als Standardunterschrift in seiner Software definiert wird.
- Vorherige Vorkommen löschen löscht beim Beantworten eines Nachrichten-Threads die vorherigen Vorkommen der Unterschrift des Benutzers
- Mit dem WYSIWYG-Editor kann eine Unterschrift erstellt oder per Kopieren/Einfügen aus einer anderen Quelle importiert werden (Webdesignsoftware, Kopie aus einer HTML-Seite oder einer E-Mail usw.)
- Die Schaltfläche ermöglicht das Umschalten in den HTML-Code-Bearbeitungsmodus
- Das Dropdown-Menü ermöglicht das Einfügen von Variablen (siehe Kasten unten)
Das Symbol am Ende der Zeile ermöglicht den Import des in einer Datei (Textdatei, html-Seite...) enthaltenen HTML-Codes
Astuce Beim Importieren einer HTML-Datei wird die Textunterschrift automatisch generiert, wenn die Unterschrift leer ist.
Das Symbol erzeugt die Textunterschrift aus der HTML-Unterschrift
- Das Symbol am Ende der Zeile ermöglicht es, den in einer Datei enthaltenen Text zu importieren
Klicken Sie auf die Schaltfläche um die Unterschrift zu speichern und das Formular zu verlassen.
Astuce |
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Wird das Popup ohne vorherige Speicherung geschlossen (Kreuz in der rechten oberen Ecke oder Klick außerhalb des Popups), erscheint ein Bestätigungsfenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie das Popup beenden und die Änderungen verlieren oder zum Bearbeitungs-Popup zurückkehren möchten. |
Die Variablen
Es ist möglich, Variablen zu verwenden, um die Unterschrift je nach Absender anzupassen, damit die Unterschrift z.B. für jeden Benutzer gleich aussieht, aber der Name, die Telefonnummer und die Adresse der Person, die die E-Mail sendet, in der Nachricht erscheint.
Verwendung
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Variable hinzuzufügen:
- den entsprechenden Code beginnend mit "#{„ schreiben, die Autovervollständigung schlägt Ihnen dann während des Schriebens die möglichen Variablen vor:
- verwenden Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie die gewünschte Variable aus:
Bedingte Blöcke
Wenn eine Variable nicht im Benutzerstammsatz eingetragen ist, erscheint dort ein Leerzeichen.
Um dies zu vermeiden, kann ein bedingter Block platziert werden: Wenn die Variable im Benutzerdatensatz nicht ausgefüllt ist, wird der gesamte Block nicht in der Unterschrift erscheinen.
Einen bedingten Block hinzufügen: Markieren Sie den gewünschten Text und klicken Sie dann auf die Schaltfläche :
Bm_legend | ||
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Astuce |
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Bedingte Blöcke können ebenso wie Variablen auch in Textunterschriften verwendet werden. Die aus der obigen HTML-Unterschrift generierte Textversion: |
Verfügbare Variablen
Die Variablen entsprechen den Feldern im Benutzerstammsatz (ausgefüllt durch den Administrator oder durch AD/LDAP-Synchronisation). Diese Informationen findet man in der Kontaktdatei, wenn das Domain-Verzeichnis aufgerufen wird:
- #{formattedName}: vollständiger Name, bestehend aus Präfix+Vorname+anderer Name+Nachname+Suffix
- #{gender}: Geschlecht
- #{Name.Präfixe}: Präfix
- #{Name.Suffix}: Suffix
- #{name.givenNames}: Vorname
- #{name.familyNames}: Nachname
- #{name.additionalNames}: weiterer Name
- #{email}: E-Mail Adresse
- #{impp}: Instant Messaging
Hinweis: Wenn mehrere Instant-Messaging-Felder im Benutzerstammsatz ausgefüllt sind, wird das erste in der Liste verwendet. - #{{tel.home}: Telefon privat
- #{tel.work}: Telefon geschäftlich
- #{{tel.cell}: Mobiltelefon
- #{streetAddress}: Straße
- #{region}: Region
- #{postOfficeBox}: Posteingang
- #{postalCode}: Postleitzahl
- #{locality}: Stadt
- #{extendedAddress}: Adresszusatz
- #{countryName}: Land
- #{url}: Website
- #{role}: Funktion/Posten
- #{title}: Titel
- #{division}: Abteilung (im Buchungskreis
- #{Abteilung} : Abteilung (in der Firma)
- #{company}: Firma
- #{Assistent}: Name des Assistenten
- #{manager}: Name der verantwortlichen Person
- #{fax.work} : Faxnummer geschäftlich
- #{fax.home}: Faxnummer privat
Unterschriften ordnen
Unterschriften gelten in der Reihenfolge, in der sie aufgeführt sind. Es kann daher wichtig sein, sie in eine genaue Reihenfolge zu bringen, denn sollte eine Nachricht mehreren Fällen entsprechen, gilt die zuerst gefundene.
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In unserem obigen Screenshot haben wir als Beispiel:
Wenn der Geschäftsführer schreiben will, entspricht er den 2 Filtern "Geschäftsführung" (er ist Mitglied der Gruppe) und "Firma" (alle Absender): da "Geschäftsführung" vorangestellt ist, wird seine Unterschrift die der Geschäftsführung sein. Wenn ein Supporttechniker schreiben möchte, entspricht dies den 3 Filtern "Technik", "Mitarbeiter" und "Firma": "Technik" ist der erste Treffer, aber deaktiviert, dann kommt das ebenfalls deaktivierte "Mitarbeiter", so dass seine E-Mails die globale Unterschrift "Firma" erhalten. |
Ordnen der Liste:
- Auf eine Unterschrift klicken
- Verwenden Sie die Pfeile am oberen Rand der Seite, um sie nach oben oder unten zu verschieben
Aktivierung
Eine Unterschrift gilt nur, wenn sie aktiviert ist.
Astuce |
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Standardmäßig ist die Erstellung einer neuen Unterschrift deaktiviert, sie wird erst wirksam, wenn sie ausdrücklich aktiviert wurde. |
Eine Unterschrift aktivieren:
- Öffnen Sie das Bearbeitungsformular
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Aktiviert":
- Speichern
Die auf der Startseite der Anwendung sichtbaren Aktivierungsstatus sind:
- inaktive Unterschrift
- aktive Unterschrift
- aktive Unterschrift mit definiertem Zeitraum und in Anwendung begriffen
- aktive Unterschrift mit definierter, aber nicht aktuellem Zeitraum (vergangener oder zukünftiger Zeitraum)
Bearbeiten
Klicken Sie auf der Hauptseite der Anwendung auf das Stiftsymbol der Zeile der zu bearbeitenden Unterschrift, um das Bearbeitungsformular anzuzeigen. Dieses Formular ist identisch mit dem Erstellungsformular (siehe oben).
Nach Abschluss der Änderungen klicken Sie auf "Speichern".
Löschung
Eine Unterschrift löschen:
- Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol der Zeile, die der zu löschenden Unterschrift entspricht
- Die Bestätigungsanfrage validieren
Kopieren
Eine Unterschrift kann kopiert werden, um als Vorlage für eine andere Unterschrift zu dienen.
Vorgehensweise:
- wählen Sie die gewünschte Unterschrift aus
- klicken Sie auf die Schaltfläche oben auf der Seite
Es wird sofort eine neue Unterschrift mit dem Namen "Kopie von...", gefolgt von dem Namen der ursprünglichen Unterschrift, erstellt.
Testen Sie das Ergebnis
Es ist möglich, eine Unterschrift zu testen, um das tatsächliche Ergebnis der verschiedenen Versionen (HTML oder Text) innerhalb einer Nachricht zu sehen.
Gehen Sie dazu auf der Hauptseite der Anwendung Unterschrifte:
- Wählen Sie die gewünschte Unterschrift aus der Liste aus
- Klicken Sie auf die Schaltfläche oben auf der Seite
; es wird eine E-Mail an den Benutzer selbst gesendet, mit der Unterschrift in beiden Formaten (HTML und Text), gefolgt vom Haftungsausschluss, falls zutreffend.
Am Beispiel die oben erstellte Unterschrift der Firma sieht die erhaltene E-Mail wie folgt aus:
Der Disclaimer
Diese Meldung wird, wenn sie aktiviert ist, unabhängig vom Absender zusätzlich zur persönlichen oder Firmenunterschrift in die Nachricht eingefügt.
Dabei kann es sich um eine rechtliche Information (über die Vertraulichkeit der Informationen), eine kommerzielle Nachricht (Kontaktdaten des Unternehmens oder aktuelle Werbeaktionen) oder einen Umweltschutz-Hinweis (eine Nachricht, die dazu auffordert, die E-Mail nicht auszudrucken) handeln.
Ein Disclaimer ist standardmäßig vorhanden, wenn das Modul installiert wird, er aber bleibt leer und inaktiv, bis er parametriert wird.
- Wie bei den Unterschriften wird auch hier das Bearbeitungsformular durch Klicken auf das entsprechende Stiftsymbol aufgerufen:
Bis auf wenige Ausnahmen ist das Formular identisch mit dem Unterschriftformular:- Das Etikett und die Absender können nicht geändert werden, es heißt immer "Disclaimer" und gilt für alle Absender
- Es gibt keine Gültigkeitsdauer und er wird so lange angewendet, wie er aktiv ist
- Empfänger: 3 Auswahlmöglichkeiten bestehen:
- Alle Empfänger
- Nur interne Empfänger
- Mindestens ein externer Empfänger
- HTML-Unterschrift: HTML-Code der Unterschrift, die den im HTML-Format gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird.
- Es wird derselbe WYSIWYG-Editor wie für Unterschriften vorgeschlagen und es ist möglich, einen Disclaimer in einem umfangreichen Format zu erstellen.
Das Symbol am Ende der Zeile ermöglicht den Import des in einer Datei enthaltenen HTML-Codes.
Astuce Beim Importieren einer HTML-Datei wird die Textunterschrift automatisch generiert, wenn die Unterschrift leer ist.
- Textunterschrift: einfache Unterschrift, die den im Textformat gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird.
Das Symbol am Ende der Zeile macht es möglich, den in einer Datei enthaltenen HTML-Code zu importieren.
Verwendung
Benutzer sehen die Unterschrift im Fenster zum Verfassen von Nachrichten und können entscheiden, wie sie sie platzieren möchten:
Weitere Informationen über die benutzerseitige Bedienung können Sie der Benutzerdokumentation entnehmen: