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PrinciplesShared mailboxes are great for teamwork: all users with privileges on the shared mailbox can view (or more depending on their permissions level) the messages it contains. Shared mailboxes work so that message "read status" information (read/unread) is specific to each user, whether the message has been read by other users or not. However, reply and forward information is shared: if one user has replied to a message, all users will see the flag "Reply sent". This is useful in collaborative work situations to manage shared inboxes (such as a contact mailbox) that include sub-folders such as "resolved, "sent", or "reply templates". Managing shared mailboxesThe domain administrator accesses the shared mailbox manager via his admin console in the directory entry manager. If you have been granted management rights to a shared mailbox, you can access it in Mail settings, "Sharings" tab. In this tab, select the mailbox whose share options you want to manage from the first drop-down list – this can be your own mailbox or a shared mailbox you have access to: See Gestion des partages. Using shared mailboxesWriting "as" a mailboxTo write a message "as" a shared mailbox, i.e. to use the mailbox's email address as the sender, you must:
UsesShared mailboxes can have a variety of uses in different situations, such as:
Email templatesA shared mailbox can be used to share emails that can serve as a common template for all its users. First, you need to:
The email appears in the shared mailbox and can be seen by all its users: Next, to use the message stored in this mailbox, just select it in webmail and click "More actions" > Edit as new:
A window containing the pre-filled message opens: the recipient's address and content are those of the original message and your signature is added.
From BlueMind version 4.3, you can manage subscriptions to shared mailboxes to show the ones you like in Outlook connected over mapi and/or on mobile devices connected over EAS.
Once a mailbox has been shared and you have received the notification email (see above):
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Astuce |
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Wenn Sie möchten, dass Benutzer, die über Berechtigungen für diese Mailbox verfügen, die gesendeten Nachrichten einsehen können, vergessen Sie nicht, das dafür vorgesehene Kontrollkästchen im Fenster der Identitätsverwaltung zu aktivieren. |
Anwendungsfälle
Freigegebene Mailboxen können für verschiedene Zwecke verwendet werden:
- Projekte: Eine Mailbox pro Projekt oder Abteilung, die von den verschiedenen Beteiligten gemeinsam genutzt wird, gestattet die Zentralisierung von Anfragen und Informationen auf eine vollständigere Weise als eine einfache Mailingliste oder eine Gruppe.
- Kontakt: Eine Mailbox, die den Austausch von Nachrichten für den Kontakt zwischen Geschäftsleitung und Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, kann z. B. auch E-Mail-Vorlagen für Antworten oder für Informations- oder Angebotsanfragen teilen.
- Support: Eine Mailbox mit diesem Namen gestattet die Zentralisierung von Support-Anfragen und kann von Technikern für Interventionen und Vertriebsmitarbeitern für Analysen gemeinsam genutzt werden.
- Verwaltung eingehender Anfragen: Diese Mailbox kann so geplant werden, dass Anfragen nach Bearbeitern und Bearbeitungsstatus sortiert werden. Die Mailbox kann dann wie folgt organisiert werden: Der Posteingang nimmt Nachrichten von außen auf, ein Unterordner pro Person ermöglicht das Verschieben von Nachrichten, um die Bearbeitung der Nachricht zuzuordnen, und nach der Bearbeitung durch die betreffende Person wird die Nachricht in den Ordner "Bearbeitet" verschoben.
Man könnte auch einen Unterordner pro Status anlegen. Zum Beispiel für Supportanfragen: Fehler, Informationen, Verbesserungen. Oder für die Mailboxen des Vertriebs: Angebote, Rechnungen, potenzielle Kunden usw. - E-Mail-Vorlagen: Eine Mailbox kann den E-Mail-Vorlagen des Unternehmens gewidmet werden. Sie wird von den verschiedenen Beteiligten gemeinsam genutzt und enthält, sortiert in Unterordnern, technische Vorlagen, vertriebliche Vorlagen, einfache Vorlagen usw.
E-Mail-Vorlage
Eine freigegebene Mailbox kann verwendet werden, um Nachrichten freizugeben, die von allen Benutzern der Mailbox als Vorlage für ihre eigenen Nachrichten verwendet werden.
Gehen Sie zunächst wie folgt vor:
- Erstellen Sie die Nachricht und senden Sie sie an die Mailbox, wenn sie eine E-Mail-Adresse hat, oder kopieren (oder verschieben) Sie sie direkt aus dem Webmailer- oder E-Mail-Client (Outlook, Thunderbird usw.) in die Mailbox:
- Die Nachricht ist in der freigegebenen Mailbox für alle Benutzer der Mailbox sichtbar und kann durch einfaches Ziehen und Ablegen in einem bestimmten Verzeichnis platziert werden, damit sie leichter gefunden wird:
- Der zweite Schritt: Wenn ein Benutzer die gespeicherte Nachricht verwenden möchte, muss er sie nur im Webmailer auswählen und dann auf "Mehr..." klicken und auf "Als neue Nachricht öffnen" klicken:
Remarque In Thunderbird ist diese Option über das Menü "Nachricht" oder direkt mit der rechten Maustaste > "Als neu bearbeiten" verfügbar.
Das Fenster des Nachrichtenerstellung wird dann mit der vorausgefüllten Nachricht geöffnet: Die Adresse des Empfängers und der Inhalt entsprechen der ursprünglichen Nachricht; die Unterschrift des Benutzers wird bei Bedarf hinzugefügt.
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Die Position der Unterschrift hängt von den Benutzereinstellungen und dem verwendeten E-Mail-Client ab, sie wird nicht unbedingt am Ende der Nachricht positioniert. Im Webmailer von BlueMind können Sie die Position der Unterschrift in den Benutzereinstellungen überprüfen/ändern, die Sie über das Symbol oben rechts auf dem Bildschirm erreichen: Rufen Sie dann unter Email > Erweiterte Email-Einstellungen > Nachrichtenerstellung auf: Wählen Sie folgende Einstellungen:
Um diese Optionen in Thunderbird zu ändern, rufen Sie das Menü Bearbeiten (Extras bei Windows) > Konten-Einstellungen > Abschnitt "Verfassen & Adressieren" auf. Achtung: Die Änderung dieser Option wirkt sich auf das Verhalten für alle Nachrichten aus. Wenn Sie bei allen anderen Nachrichten die Unterschrift weiterhin über der Originalnachricht einfügen möchten, müssen Sie die automatisch oben eingefügte Unterschrift bei der Verwendung von Vorlagen ausschneiden und verschieben. |
Ab Version 4.3 von BlueMind ist es möglich, Abonnements für freigegebene Mailboxen so zu verwalten, dass die gewünschten Mailboxen in einem Outlook-Client, der mit MAPI angebunden ist, oder auf mobilen Geräten, die per EAS verbunden sind, angezeigt werden.
Info |
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Die Abonnements betreffen nur Tools von Drittanbietern, sie wirken sich nicht auf die Anzeige der Mailbox im Webmailer von BlueMind oder in einer Software von Drittanbietern aus, die über IMAP/POP synchronisiert wird. |
Sobald eine Mailbox freigegeben wurde und Sie die Informationsmail erhalten haben (siehe oben):
- Rufen Sie die Verwaltung der Einstellungen auf: Mein Konto > Email > Registerkarte "Abonnements":
- Tippen Sie die ersten Buchstaben des Namens der gewünschten Mailbox in das Eingabefeld oben in der Registerkarte ein. Die automatische Vervollständigung schlägt die Mailboxen vor, die der Eingabe entsprechen und für Sie freigegeben wurden:
Wählen Sie die gewünschte Mailbox aus, um sie der Liste hinzuzufügen. Die Mailbox wird standardmäßig mit aktiver Synchronisierung hinzugefügt:
Info - Synchronisierung aktiv: Die Mailbox wird in Outlook (MAPI) und auf mobilen Geräten (EAS) sichtbar sein.
- Synchronisierung inaktiv: Die Mailbox wird nur in Outlook (MAPI) sichtbar sein.
- Klicken Sie auf "Speichern", damit die Abonnements berücksichtigt werden.
Remarque |
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Ein Abonnement kann jederzeit durch den Benutzer geändert (Aktivierung/Deaktivierung der Synchronisierung) oder gelöscht werden (klicken Sie auf das Symbol ). |