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Introduction

You can manage your own address books as well as subscriptions to external address books (domain, other users, etc.) in Contact preferences.

To access Contact preferences, click "Settings" in the navigation bar and go to "Contacts". It can also be accessed straight from the Contacts application:

Volet
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Sommaire
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Related:

Mail preferences
Calendar preferences

User address books

By default, you have two address books:

  • "My Contacts" (or Contacts): personal address book
  • "Collected contacts": automatically pools together the addresses of message recipients not present in the directory:
Remarque

The third default address book, the user directory, is a subscription to the domain address book. You are not able to manage it and it is not shown as an address book.

You cannot modify or delete default address books, but you are free to use them and their contents as you wish.

Creating and modifying address books

To create a new address book:

  • Enter a label (name) for it.
  • Optional: choose a vCard file to import contacts into this address book.
  • Click "Add".

To modify an address book:

  • Click the address book's name to open the text box:
  • Enter the new name and type <Enter> or by click to confirm.
    To cancel typing, press <Esc> or click .

To delete an address book:

  • Click at the end of the row.
  • Confirm delete.
Avertissement

Using the "Save" button seen here as well as on all application windows is not necessary. Changes are applied as they are made, therefore any deletion confirmed will be final.

Importing contacts

To import contacts into an address book via preferences, you need to have the contacts you want to import in a vCard file.

Exporting address books

To export contacts from an address book, you must go to the Contacts application.
To find out more, go to: Les contacts - Importer et exporter

Sharing address books

BlueMind allows you to share personal address books with users.

To share an address book, go to user preferences > Contacts > "Sharings" tab:

  1. Select the address book you want to share.
    Users can share:
    • their personal address books: Contacts (aka "My Contacts"), Collected Contacts and address books they have created.
    • address books they have delegated rights on: they were given the permission "Can update contacts from this address book and manage sharing"
  2. If you want to share the address book with all users in the domain, check the box "Allow public share" and select the type of rights you want to grant users.
  3. Recommended choice:  If you prefer to grant rights individually to specific users or a group, look for them by typing their name in the box and select the rights you want to grant them.
  4. Once all rights are granted as desired, click "Save" to confirm.

Subscriptions

In user preferences

You can see your own address books as well as those shared with you in the Synchronization tab in settings.

Remarque

Only address books listed here will appear in the BlueMind Contacts application, whether synchronization is enabled or not.

The "Synchronization" button allows you to set different synchronization settings with client software (web application, thick clients or mobile devices) for each address book.

When synchronization is enabled, the data is downloaded into the software client. As a result:


Synchronization EnabledSynchronization Disabled
Web Applicationcontact cards can be viewed and are available offlinecontact cards can be viewed in online mode but are unavailable offline
EAS iOS

- the address book can be viewed
- contact cards can be viewed and are available offline

- the address book cannot be viewed
- contact cards are available via search and autocomplete
EAS (other)

- the address book cannot be viewed
- contact cards are available via search and autocomplete

DAV

- the address book can be viewed
- contact cards can be viewed and are available offline

Outlook

- the address book can be viewed
- contact cards can be viewed and are available offline

the address book cannot be viewed
Thunderbird

- the address book can be viewed
- contact cards can be viewed and are available offline

- the address book can be viewed, with a different icon
- contact cards are available via search (address book) and autocomplete (message composer)

Info
titleVolume Warning

When an address book contains a large amount of data (more than 1,000 contacts), a message warning of possible synchronization issues is displayed:

Astuce
The address books you create in the BlueMind Contacts application, as well as those you create in thick clients (Outlook or Thunderbird), are automatically added to subscriptions when synchronization is enabled.

To add an address book:

  • Start typing the name of the address book in the text box:
  • As you type, autocomplete suggests address books your are not subscribed to yet: your own address books and those that other users have shared with you (see above).
  • Choose from the list of suggestions and press <Enter> or click the name.
  • Disabled synchronization is desired.
  • Click "Save" to apply changes.
Avertissement

You must click "Save" for the change in synchronization status to be applied then run synchronization again (or wait for automatic synchronization) in the software client for changes to be applied (data download and viewing if enabling, deleting data if disabling).

In the information email message

When a user shares an address book with you, you are notified via an automatic email message. This message allows you to subscribe to this address book directly:

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Präsentation

Die Verwaltung der Kontakteinstellungen gestattet dem Benutzer, seine eigenen Adressbücher und seine Abonnements für externe Adressbücher (Domain, andere Benutzer usw.) zu verwalten.

Der Zugriff erfolgt über die Verwaltung der Benutzereinstellungen, Bereich "Kontakte" (über die Anwendung "Kontakte" erfolgt der Zugriff automatisch):
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Verwandt:

Einstellungen für das E-Mail-System
Einstellungen für den Kalender

Adressbücher des Benutzers

Standardmäßig hat der Benutzer zwei Adressbücher:

  • "Meine Kontakte" (oder "Kontakte"): das persönliche Adressbuch
  • Gesammelte Kontakte: In dieses Adressbuch werden automatisch die Empfänger von Nachrichten des Benutzers aufgenommen, die nicht im Verzeichnis enthalten sind.
Remarque

Das dritte Standardadressbuch, das Verzeichnis der Benutzer, wird nicht vom Benutzer verwaltet und wird nicht unter "Adressbücher" aufgeführt: Es handelt sich um ein Abonnement des Adressbuchs der Domain.

Diese Adressbücher können weder geändert noch gelöscht werden, aber der Benutzer kann sie frei verwenden und die enthaltenen Kontakte verwalten.

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Erstellen und ändern

So erstellen Sie ein neues Adressbuch:

  • Geben Sie seine Bezeichnung ein.
  • Optional: Wählen Sie eine Vcard-Datei, wenn Sie das Adressbuch durch einen Import von Kontakten erstellen möchten.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

So bearbeiten Sie ein Adressbuch:

  • Klicken Sie auf die Bezeichnung des Adressbuchs, damit das Eingabefeld angezeigt wird:
    Image Added
  • Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder durch Klicken auf das Symbol Image Added.
    Wenn Sie während der Eingabe abbrechen möchten, drücken Sie die Escapetaste oder klicken Sie auf das Symbol Image Added

So löschen Sie ein Adressbuch:

  • Klicken Sie auf das Symbol Image Added am Ende der Zeile.
  • Bestätigen Sie den Löschvorgang.
Avertissement

Die Verwendung der Schaltfläche "Speichern", die hier wie auf allen Bildschirmen der Anwendung angezeigt wird, ist nicht notwendig: Die Änderungen werden im Verlauf der Benutzeraktionen vorgenommen und berücksichtigt, so dass jeder bestätigte Löschvorgang endgültig ist.

Kontakte importieren

Um Kontakte ausgehend von der Verwaltung der Einstellungen in ein Adressbuch zu importieren, müssen Ihnen die zu importierenden Kontakte als Datei im Format vCard vorliegen.

Ein Adressbuch exportieren

Das Exportieren der Kontakte eines Adressbuchs erfolgt ausgehend von der Anwendung "Kontakte".
Weitere Informationen: Kontakte - Importieren und exportieren

Ein Adressbuch freigeben

BlueMind bietet die Möglichkeit, persönliche Adressbücher mit anderen Benutzern zu teilen.

So erfolgt die Freigabe eines Adressbuchs:

Rufen Sie die Verwaltung der Benutzereinstellungen > Bereich Kontakte > Registerkarte "Freigaben" auf:
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  1. Wählen Sie das Adressbuch aus, das Sie freigeben möchten.
    Ein Benutzer kann freigeben:
    • Seine persönlichen Adressbücher: Kontakte (oder "Meine Kontakte"), "Gesammelte Kontakte" und die von ihm erstellten Adressbücher.
    • Adressbücher, die an ihn delegiert wurden: Er verfügt über die Berechtigung "Kann dieses Adressbuch sehen, ändern und die Freigaben verwalten".
  2. Wenn Sie das Adressbuch für alle Benutzer der Domain freigeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Öffentliches Teilen erlaubt" und wählen die Art der Berechtigungen, die die Benutzer erhalten sollen.
  3. Empfohlene Wahl: Wenn Sie Berechtigungen lieber individuell an bestimmte Benutzer oder Gruppen vergeben möchten, suchen Sie die entsprechenden Personen über das Eingabefeld und wählen Sie die zu vergebende Berechtigung.
  4. Wenn Sie alle Berechtigungen wie gewünscht vergeben haben, bestätigen Sie mit "Speichern".

Abonnements

Ausgehend von der Verwaltung der Einstellungen

Die Adressbücher eines Benutzers und die Adressbücher, die für diesen Benutzer freigegeben wurden, werden in der Registerkarte Abonnements der Einstellungen angezeigt.

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Remarque

Nur die hier angezeigten Adressbücher sind in der BlueMind-Anwendung "Kontakte" zugänglich, unabhängig davon, ob die Synchronisierung aktiviert ist oder nicht.

Die Schaltfläche "Synchronisation" (Synchronisierung) gestattet die Konfiguration verschiedener Synchronisierungseinstellungen für jedes Adressbuch mit der Client-Software (Webanwendung, Fat Clients oder mobile Geräte).

Wenn die Synchronisierung aktiviert ist, werden die Daten in die Client-Software heruntergeladen. Daher:


Synchronisierung aktiviertSynchronisierung deaktiviert
WebanwendungDie Kontaktkarten sind offline verfügbar und können eingesehen werden.Die Kontaktkarten können online eingesehen werden, sind aber offline nicht verfügbar.
EAS iOS

- Das Adressbuch ist sichtbar.
- Die Kontaktkarten sind offline verfügbar und können eingesehen werden.

- Das Adressbuch ist nicht sichtbar.
- Die Kontaktkarten sind für Suchvorgänge und die automatische Vervollständigung zugänglich.
EAS (andere)

- Das Adressbuch ist nicht sichtbar.
- Die Kontaktkarten sind für Suchvorgänge und die automatische Vervollständigung zugänglich.

DAV

Nur "Meine Kontakte":

- Das Adressbuch ist sichtbar.
- Die Kontaktkarten sind offline verfügbar und können eingesehen werden.

Andere Adressbücher: Keine Sichtbarkeit, kein Zugriff für Suchvorgänge

Outlook (Connector)

- Das Adressbuch ist sichtbar.
- Die Kontaktkarten sind offline verfügbar und können eingesehen werden.

Das Adressbuch ist nicht sichtbar.
Thunderbird

- Das Adressbuch ist sichtbar.
- Die Kontaktkarten sind offline verfügbar und können eingesehen werden.

- Das Adressbuch ist sichtbar hat aber ein anderes Symbol.
- Die Kontaktkarten sind für Suchvorgänge (Adressbuch) und die automatische Vervollständigung (Nachrichtenerstellung) zugänglich.

Info
titleWarnung bei großer Datenmenge

Wenn die Datenmenge in einem Adressbuch sehr groß ist (mehr als 1.000 Kontakte), warnt eine Meldung vor möglichen Synchronisierungsproblemen:

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Astuce
Adressbücher, die vom Benutzer in der BlueMind-Anwendung "Kontakte" erstellt wurden, sowie solche, die von Fat Clients (Outlook oder Thunderbird) erstellt wurden, werden den Abonnements automatisch mit aktivierter Synchronisierung hinzugefügt.

So fügen Sie ein Adressbuch hinzu:

  • Beginnen Sie mit der Eingabe des Namen des Adressbuchs in das Eingabefeld:
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  • Die automatische Vervollständigung schlägt dann die Adressbücher vor, die Sie noch nicht abonniert haben: Ihre eigenen Adressbücher und Adressbücher, die andere Benutzer für Sie freigegeben haben (siehe oben).
  • Wählen Sie in der von der automatischen Vervollständigung vorgeschlagenen Liste das hinzuzufügende Adressbuch aus und drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf
  • Falls gewünscht können Sie die Synchronisation deaktivieren
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Änderungen zu speichern.
Avertissement

Sie müssen auf "Speichern" klicken, damit eine Änderung des Synchronisationsstatus berücksichtigt wird, und dann in der Client-Software die Synchronisierung neu starten (oder die automatische Synchronisierung abwarten), damit die Änderungen berücksichtigt werden (Herunterladen und Anzeigen der Daten bei Aktivierung, Löschen der Daten bei Deaktivierung).

Ausgehend von der empfangenen Informationsnachricht

Wenn ein Benutzer eines seiner Adressbücher für einen anderen Benutzer freigibt, erhält dieser automatisch eine Nachricht zur Information. Diese elektronische Nachricht gestattet ihm, das Adressbuch ausgehend von der E-Mail-Oberfläche direkt zu abonnieren:

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