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Creating groupsIn the homepage or the "Directories" page of the admin console, click "Create Group": Enter the group name, a description (optional) and select the desired options:
The group can be left empty, or you can start adding members in the box at the bottom of the form. To add several users, keep typing to the right of the previous user selected: Quick createAs for users, groups can be created quickly by clicking "Create".
The group's properties can be completed and modified in the admin console. Create and editThe "Create and edit" button (<Ctrl-Enter> key combination) creates a group with the same properties as "quick create" and redirects you to the group's settings editor to fine-tune configuration. Editing and managing groupsIn the Directories > Entities Management page, filter for groups by clicking the "group" icon and select the group you want to edit from the list. Basic parametersThe "Basic Parameters" tab shows basic group information: name, delegation and visibility options for the group and for his members. MembersThe "Members" tab includes two columns for group management: the left-hand side column lists current group members while the right-hand side column lists other users and groups in the directory.
The Mail tab is used to configure group addresses and aliases as well as whether to keep messages: the group then has a shared mailbox where received messages can be found. When the "Keep a copy of received messages" box is enabled, all group members can check for these messages in that group's mailbox (which has the same name), in their shared mailboxes folder. When this box is not checked:
Archiving groupsWhen a global archiving policy is set for the domain, its default rules are applied to all domain users and groups. You can however edit default settings to set user or group-specific settings. By default, the form shows the domain's archiving settings whose values can be customized:
The "Reset archive policy" box allows you to reset the user's default values: either those of the group it belongs to, or the domain's if no specific rule has been assigned to the group:
MaintenanceThe Maintenance tab allows you to perform maintenance operations on the group's mailbox: consolidation and reconstruction.
The Roles tab allows you to select the applications group members have access to: This allows you to grant access to specific features to selected users in one single operation. Once roles are assigned to groups, you no longer have to worry about individual rights, simply add a user to a group for them to have access to the applications they need. E.g., you can grant access to "Telephony" to the sales team only so that they can communicate outside the company or restrict the use of "Instant messaging" to technical teams so that they can communicate in writing more easily. Deleting groupsIn the list of directory entries, check the box at the beginning of the row for the group you want to delete, then click "Delete" and confirm. Deletions are immediate and final. | |||||||||||||||||||
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Remarque | ||
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Gruppen können in Gruppen aufgenommen werden, allerdings werden nur Gruppen mit einer E-Mail-Adresse berücksichtigt: Wenn eine aufgenommene Gruppe keine E-Mail-Adresse hat, erhalten ihre Mitglieder keine Nachrichten, die an die übergeordnete Gruppe gesendet werden. |
Astuce |
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Externe Benutzer können zu Gruppen hinzugefügt werden. Besuchen Sie für weitere Informationen die entsprechende Seite,: Administration des utilisateurs > Utilisateurs externes |
E-Mail-System
Auf der Registerkarte "Nachrichten" können Sie die Adressen und Aliase der Gruppe sowie die Speicherung der Nachrichten einrichten: Die Gruppe verfügt dadurch über einen geteilten Posteingang, in dem sie die empfangenen Nachrichten abrufen kann.
Wenn das Kontrollkästchen "Kopie der empfangenen Nachrichten aufbewahren" aktiviert ist, können alle Mitglieder der Gruppe die Nachrichten im Posteingang dieser Gruppe (gleicher Name), im Ordner "Geteilte Posteingänge" ihrer Baumstruktur einsehen.
Wenn dieses Kästchen nicht aktiviert ist:
- werden neue Nachrichten nicht mehr gespeichert
- Das Posteingang bleibt bestehen und es ist möglich, den Zugriff auf die Historie der Konversationen über das angezeigte Formular zur Verwaltung der Freigabe einzuschränken:
- Leserecht: Benutzer können E-Mails lesen
- Schreibrecht: Benutzer können E-Mails ändern (hinzufügen, löschen, verschieben...)
- Verwaltungsrecht: Zusätzlich zum Schreibrecht können Benutzer mit Verwaltungsrechten die Rechte verwalten
Avertissement |
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Im Gegensatz zu geteilten Posteingängen kann im Gruppen-Posteingang keine Identität erstellt und keine Nachricht im Namen der Gruppe verfasst werden. |
Archivierung
Wenn eine globale Archivierungsrichtlinie für die Domain definiert ist, gelten ihre Standardregeln für alle Benutzer und Gruppen der Domain.
Es ist jedoch möglich, die Standardeinstellungen außer Kraft zu setzen, um eine Standardeinstellung für einen Benutzer oder eine Benutzergruppe festzulegen.
Standardmäßig werden die Domain-Archivierungsparameter im Formular angezeigt. Um sie anzupassen, geben Sie einfach die neuen gewünschten Werte ein:
- die gewünschte Anzahl von Tagen, alle vorherigen Nachrichten werden archiviert.
das den Benutzern in der Gruppe zugewiesene Kontingent an Festplattenspeicher
Info das Kontingent kann das maximale Domain-Kontingent nicht überschreiten: wenn eine höhere Zahl eingegeben wird, wird es auf das maximale Kontingent zum Zeitpunkt der Speicherung reduziert
- aktivieren oder deaktivieren Sie bei Bedarf die auszuschließenden Ordner
- klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.
Das Kontrollkästchen "Archivierungsregel neu initialisieren" ermöglicht die Rücksetzung der Standardwerte der Domain:
- bei aktiviertem Kästchen ist das Formular ausgegraut
- klicken Sie auf "Speichern"
- die Daten werden gespeichert: Der Stammsatz der Gruppe wird geschlossen, Sie können ihn wieder öffnen, um zu prüfen, ob die Daten zurückgesetzt wurden.
Info |
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Die Einheit MiB (MebiByte) ist ein Vielfaches des Bytes (Oktett), die von MB (Megabyte, oder Mo-Megaoktett) zu unterscheiden ist: Sie entspricht 1024 Kebibytes, die wiederum 1024 Bytes (Oktetts) entsprechen. 9 MiB entsprechen somit 9,43718 MB |
Wartung
Unter der Registerkarte "Wartung" werden Sie Wartungsvorgänge für den Gruppen-Posteingang durchgeführt: Konsolidierung und Neuaufbau des Posteingangs.
Unter der Registerkarte "Rollen" werden die Anwendungen zugewiesen, auf die Gruppenmitglieder Zugriff haben:
Damit ist es möglich, den Zugriff auf bestimmte Funktionalitäten nur bestimmten Benutzern zu gewähren, ohne dass eine mühsame individuelle Administration erforderlich ist. Sind die Rollen einmal den Gruppen zugewiesen, muss man sich nicht mehr um individuelle Rechte kümmern: ein Benutzer wird zu einer Gruppe hinzugefügt, damit er auf die von ihm benötigten Anwendungen zugreifen kann.
So ist es beispielsweise möglich, den Zugang zur Telefonie nur dem Vertriebsteam zu gewähren, um dessen Austausch mit der Außenwelt zu erleichtern, und Instant Messaging den technischen Teams vorzubehalten, um deren schriftlichen Austausch zu erleichtern.
Löschung
Aktivieren Sie in der Liste der Verzeichniseinträge das Kästchen am Anfang der Zeile, die der zu löschenden Gruppe entspricht, klicken Sie dann auf "Löschen" und bestätigen Sie den Löschvorgang.
Die Löschung erfolgt sofort und ist endgültig.