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Affichage et navigationLa vue principale par défaut de l'agenda BlueMind se compose de plusieurs parties :
Des icônes sur les événements permettent de voir d'un seul coup d’œil les propriétés de l'événement :
Gestion personnaliséeChaque participant a désormais dans son calendrier sa propre version d'une même réunion. Ainsi il peut y apporter des modifications personnelles (lieu, catégorie, note, etc.) ou encore indiquer une participation différenciée aux occurrences d'une série de réunions : il peut accepter la totalité de la série mais indiquer qu'il ne participera pas à une ou plusieurs de ses occurrences, par exemple. Organisation et participation
Ainsi, si John Doe veut créer un rendez-vous dans l'agenda de John Smith : En version 4.2, le modèle et les interfaces sont encore améliorés. BlueMind élimine le risque d'erreur et de décalage entre collaborateurs en clarifiant les libellés et options de notifications. La gestion des événements récurrents est elle aussi enrichie : le choix du type de modification sur une série (modifier un événement, toute la série ou la suite de série) est généralisé à l'ensemble des actions réalisées dans la vue d'agenda. Gestion personnaliséeChaque participant a dans son calendrier sa propre version d'une même réunion. Ainsi il peut y apporter des modifications personnelles (lieu, catégorie, note, etc.) ou encore indiquer une participation différenciée aux occurrences d'une série de réunions : il peut accepter la totalité de la série mais indiquer qu'il ne participera pas à une ou plusieurs de ses occurrences, par exemple. Organisation et participation
Ainsi, si John Doe veut créer un rendez-vous dans l'agenda de John Smith :
Le cas des ressourcesLes ressources fonctionnent comme des utilisateurs. Ainsi, de même que dans le cas général, pour créer un événement directement dans l'agenda de la ressource, l'utilisateur doit avoir le droit "Peut modifier ses événements" et positionner celle-ci en organisatrice. Si l'utilisateur est pourvu d'un simple droit de réservation, il doit alors créer un événement dans son propre agenda et y inviter la ressource. De plus, les fonctionnalités de réservation de ressources permettent, dans certains cas, une réservation automatique ou l'empêchement de doubles réservations. Retrouvez plus de détails sur la page consacrée aux ressources. Ancre | agenda-domaine | agenda-domaine | Les calendriers de domainesInvitations et notificationsEnvoi des notificationsLes informations transitent par email, les notifications sont donc nécessaires pour informer, que ce soit l'organisateur pour informer les participants ou les participants pour informer l'organisateur de leur réponse ou changement de statut. À partir de BlueMind 4.2, les interfaces sont éclaircies et simplifiées, éliminant les risques de confusion ou de décalage entre les agendas organisateurs et participants. Les organisateurs ont désormais des boutons clairs leur permettant de choisir entre envoyer ou enregistrer en tant que brouillon. Ils ont aussi la possibilité de choisir de notifier l'ensemble des participants ou non lors de l'ajout ou de la suppression d'un invité. Les participants n'ont quant à eux plus la possibilité de se déclarer présent (ou non) sans envoyer de réponse à l'organisateur.
Pour en savoir plus, consultez la section dédiée à L'agenda.
Consultation du statut de participationLa remontée des informations ne s'effectuant de la part des participants que vers l'organisateur, un autre participant voit Le comportementLes calendriers de domaines sont considérés comme des calendriers servant à l'information des utilisateurs, pour faire connaître par exemple les jours fériés, les jours de fermeture de l'entreprise, les événements commerciaux (salons, présentations...) ou municipaux (réunion du conseil, exposition, conseil d'école, etc.), les formations, les actions d'une équipe, etc. Par conséquent, les calendriers de domaine ne peuvent pas être positionnés en organisateurs de réunions ni y être invités. Bonnes pratiquesLes agendas de domaine peuvent être envisagés dans 2 cas :
Invitations et notificationsLes informations transitent par email, les notifications sont donc nécessaires pour informer l'utilisateur lui-même mais aussi son agenda, d'un point de vue technique. Ainsi, lors de la création d'une réunion, si l'organisateur choisit de ne pas envoyer les invitations alors les participants ne sont pas notifiés par message et ne voient pas apparaître la réunion dans leur agenda. De même, lors de l'acceptation ou du refus de participation à une réunion, les notifications sont reçues seulement par l'organisateur de la réunion qui centralise les informations.
De ce fait, un participant autre que l'organisateur ne voit pas dans sa version de la réunion les statuts des autres participants au moment où l'organisateur a envoyé la dernière version (envoi de l'invitation ou d'une modification). Pour les voirs'assurer de voir les statuts à jour, il doit faut consulter la version de la réunion dans l'agenda de l'organisateur, (si celui-ci lui a donné le droit de lecture sur son agenda) :
Multi-CalendriersL'agenda BlueMind permet à un utilisateur de créer et utiliser autant de calendriers personnels qu'il le souhaite et d'en gérer les partages de la même façon que pour son calendrier par défaut.
Créer un nouveau calendrierPour créer un nouveau calendrier :
ÉditerPour modifier le nom d'un calendrier :
SupprimerLe cas des ressourcesLes ressources fonctionnent comme des utilisateurs. Ainsi, de même que dans le cas général, pour créer un événement directement dans l'agenda de la ressource, l'utilisateur doit avoir le droit "Peut modifier ses événements" et positionner celle-ci en organisatrice. Si l'utilisateur est pourvu d'un simple droit de réservation, il doit alors créer un événement dans son propre agenda et y inviter la ressource. De plus, les fonctionnalités de réservation de ressources permettent, dans certains cas, une réservation automatique ou l'empêchement de doubles réservations. Retrouvez plus de détails sur la page consacrée aux ressources.
Le comportementLes calendriers de domaines sont considérés comme des calendriers servant à l'information des utilisateurs, pour faire connaître par exemple les jours fériés, les jours de fermeture de l'entreprise, les événements commerciaux (salons, présentations...) ou municipaux (réunion du conseil, exposition, conseil d'école, etc.), les formations, les actions d'une équipe, etc. Par conséquent, les calendriers de domaine ne peuvent pas être positionnés en organisateurs de réunions ni y être invités. Bonnes pratiquesLes agendas de domaine peuvent être envisagés dans 2 cas :
Multi-CalendriersL'agenda BlueMind permet à un utilisateur de créer et utiliser autant de calendriers personnels qu'il le souhaite et d'en gérer les partages de la même façon que pour son calendrier par défaut.
Créer un nouveau calendrierPour créer un nouveau Pour supprimer un calendrier :
Partage des disponibilitésDans la gestion des préférences des calendriers (voir ci-dessus), la colonne "Disponibilités" permet à l'utilisateur de choisir quel(s) calendrier(s) sera utilisé afin d'indiquer son statut lors de la recherche de disponibilités par d'autres utilisateurs souhaitant l'inviter à un événement.
Une fois les calendriers sélectionnés, remplir le formulaire de gestion des partages :
Les types de partages possibles sont :
ImpressionPour imprimer la vue en cours, ouvrir le menu Outils situé en haut à droite de la zone d'affichage principale :
La boite de dialogue d'impression propose alors l'impression de la vue en cours, sous forme de calendrier ou de liste, les options d'impression permettant de visualiser directement en aperçu la sélection :
La vue semaine telle que présentée a pour résultat le fichier PDF suivant : calendarSemaine.pdf
La vue liste telle que présentée aura pour résultat le fichier PDF suivant : calendarListe.pdf Cliquer sur «Enregistrer» pour télécharger le fichier.
Export et import ICS
ÉditerPour modifier le nom d'un calendrier :
SupprimerPour supprimer un calendrier :
Partage des disponibilitésDans la gestion des préférences des calendriers (voir ci-dessus), la colonne "Disponibilités" permet à l'utilisateur de choisir quel(s) calendrier(s) sera utilisé afin d'indiquer son statut lors de la recherche de disponibilités par d'autres utilisateurs souhaitant l'inviter à un événement.
Une fois les calendriers sélectionnés, remplir le formulaire de gestion des partages :
Les types de partages possibles sont :
ImpressionPour imprimer la vue en cours, ouvrir le L'export et l'import ICS se font au moyen du menu Outils situé en haut à droite de la zone d'affichage principale :
La boite de dialogue qui s'ouvre permet de sélectionner les événements à exporter. En cliquant sur «Exporter» le fichier ICS correspondant est proposé au téléchargement ou à l'ouverture selon la configuration de l'environnement de l'utilisateur :
Import ICSLa boite de dialogue qui s'ouvre permet de rechercher un fichier sur l'ordinateur puis sélectionner l'agenda dans lequel importer les événements qui s'y trouvent. Tous les agendas auxquels l'utilisateur a accès en écriture sont proposés :
Synchronisation ICSd'impression propose alors l'impression de la vue en cours, sous forme de calendrier ou de liste, les options d'impression permettant de visualiser directement en aperçu la sélection :
La vue semaine telle que présentée a pour résultat le fichier PDF suivant : calendarSemaine.pdf
La vue liste telle que présentée aura pour résultat le fichier PDF suivant : calendarListe.pdf Cliquer sur «Enregistrer» pour télécharger le fichier.
Export et import ICSL'export et l'import ICS se font au moyen du menu Outils situé en haut à droite de la zone principale :
Export ICSLa boite de dialogue qui s'ouvre permet de sélectionner les événements à exporter. En cliquant sur «Exporter» le fichier ICS correspondant est proposé au téléchargement ou à l'ouverture selon la configuration de l'environnement de l'utilisateur :
Import ICSLa boite de dialogue qui s'ouvre permet de rechercher un fichier sur l'ordinateur puis sélectionner l'agenda dans lequel importer les événements qui s'y trouvent. Tous les agendas auxquels l'utilisateur a accès en écriture sont proposés :
Synchronisation ICS |
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Display and navigationThe primary default view of the BlueMind calendar is made up of:
Events are marked with icons that give you a quick view of their properties:
Custom meeting versionsIn version 4.2, the BlueMind model and interface have been improved further. Clearer notification names and options help reduce errors and discrepancies between users. Recurring events have also been improved: being able to choose how changes affect events (the whole event, the whole series or further events in the series) has been rolled out to all actions performed in Calendar view. Custom meeting versionsEach participant has their own version of a meeting. This means they can edit it (location, category, note, etc.Each participant now has their own version of a meeting. This means they can edit it (location, category, note, etc.) or set a different attendance status for an occurrence of a series of meetings: they can accept the whole series but indicate that they will not attend one or several occurrences, for instance. Organizing and participating in meetings
E.g. if John Doe wants to create a new meeting in John Smith's calendar:
About resourcesResources work the same way as users. As a result, to be able to create an event directly in a resource's calendar, users must have "Can modify my events" rights and set the resource as the organizer. User with booking rights only must create an event in their own calendar and invite the resource. In addition, resource provides advanced booking features which allows, in certain cases, automatic bookings or prevents overbooking. To find out more, go to the page about resources. Ancre | agenda-domaine | agenda-domaine | Domain calendarsNew behaviorDomain calendars are no longer considered physical entities like users or resources. They are now considered calendars that provide information to users, such as public holidays, company holidays, sales and marketing events (trade shows, presentations, etc.) or local events (town council meeting, exhibition, school council meeting, etc.), training days, team activities, etc. As a result, domain calendars can not be set as event organizers or be invited. Good practicesThere used to be two instances domain calendars were used for:
Invitations and notificationsInformation is sent by email, notifications are therefore required to inform a user but their calendar as well , from a technical standpoint. So, when a meeting is created, if the organizer chooses not to send invitations, participants are not notified by email and the meeting is not shown in their calendar. Similarly, when invitees accept or decline participation, only the meeting organizer receives notifications and centralizes the meeting's information.
This means that participants other than the organizer cannot see other participants' statuses. To see them, they must look at the organizer's version of the meeting, provided the organizer has given them reading rights on their calendar:
Astuce | When making changes to an event, your are being prompted to send a notification is you edit one of the following fields:
E.g. if John Doe wants to create a new meeting in John Smith's calendar:
Invitations and notificationsSending notificationsEvent information is sent by email, email notifications are therefore required, either by the organizer to inform participants or by participants to inform the organizer of their response or change in status. From BlueMind 4.2, the application's interfaces have been made clearer and simpler to avoid confusion or inconsistencies between organizers' and participants' calendars. Organizers now have buttons that enables them to send or save as draft. They can also choose to notify all participants or not when they add or remove an invitee. Participants are no longer able to accept or reject an invitation without sending their response to the organizer.
To find out more, please refer to the L'agenda section.
Viewing Participation StatusesAs a meeting's information is gathered by organizers only, a participant can only see other participants' statuses according to the latest version sent by the organizer (through an invitation or modification). To see up-to-date participant statuses, you must view the meeting in the organizer's calendar (provided they have granted you reading rights to their calendar):
About resourcesResources work the same way as users. As a result, to be able to create an event in a resource's calendar, users must have "Can modify my events" rights and set the resource as the organizer. User with resource booking rights only must create an event in their own calendar and invite the resource. Resource booking features also allows, in certain cases, automatic bookings or prevents overbooking. To find out more, go to the page about resources.
BehaviorDomain calendars are considered as entities that provide information such as public holidays, company holidays, sales and marketing events (trade shows, presentations, etc.) or local events (town council meeting, exhibition, school council meeting, etc.), training days, team activities, etc. As a result, domain calendars cannot be set as organizers of a meeting or be invited. Good practicesDomain calendars can be used for:
Multiple calendarsBlueMind users can create and use as many personal calendars as they like and manage how they are shared the same way they would their default calendar. Creating a new calendarTo create a new calendar:
Editing a calendarTo edit a calendar's name:
Deleting a calendarTo delete a calendar:
Sharing availabilityIn calendar preferences (see above), the "Freebusy" column allows users to select which calendar(s) will be used when other users search their availability to invite them to an event.
Once you've selected the calendar(s), fill in the "freebusy sharing" form:
Sharing can be set as:
PrintingTo print the current view, open the Tools menu at the top right of the main display area: In the print dialog box, you can choose to print the current view as a calendar or as a list, a preview the selection is shown:
The weekly view shown above produces the following pdf file: calendarSemaine.pdf
The list view shown above produces the following pdf file: calendarListe.pdf Click "Save" to download the file.
ICS Export and ImportICS exporting and importing is available from the Tools menu at the top right of the main display area:
ICS ExportThe dialog box that opens allows you to select the calendar and the events you want to export. By clicking "Export", you are offered to download or open the corresponding ICS file depending on the user's environment configuration:
ICS ImportThe dialog box that opens allows you look for a file on your computer and select the calendar in which you want to import the events. You can choose from all the calendars you have write access to:
ICS Synchronization |
Vue d'ensemble
Gestion des contenus
Apps