Managing resource types

In the admin console, go to Directories > Resource types to view and manage the types of resources available.

Image Removed Image Added À partir de BlueMind 3.5.13 4.1, il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion.

Creating a new resource type type

To add a new resource type, click the "New" button and fill in the information:

Next click "Create" to quickly create a resource type or "Create & edit" to create a resource type and access further customization options (see "Editing a resource type").

Editing a resource type

To edit a resource type, click it in the list of available types.

The resource editing window enables you to change the label, add a default icon and edit or add custom properties.

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Créer un patron de contenu

À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir un patron : ce texte sera automatiquement ajouté à la description d'une réunion lorsque la ressource y sera invitée.

Pour créer un patron :

• sélectionner la langue souhaitée
• remplir le champs de contenu
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• Cliquer sur Image Removed pour enregistrer les changements.

Patron multilingue

Ajout d'une langue

Pour créer d'autres langues :

• sélectionner la langue souhaitée dans la liste déroulante

• remplir le contenu de même qu'avec la première langue :

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  Astuce
  Le contenu de la ou les précédentes langues est gardé en mémoire, vous pouvez basculer de l'une à l'autre et créer autant de patrons qu'il y a de langues disponibles dans l'interface.

• Cliquer sur Image Removed pour enregistrer les changements.

Suppression d'une langue

Pour supprimer le patron d'une langue :

• sélectionner la langue souhaitée dans la liste déroulante
• vider le champs de contenu (sélectionner le texte et le supprimer)
• Cliquer sur Image Removed pour enregistrer les changements.

Utilisation de variables

Le patron peut contenir des variables, qui seront à renseigner dans la ressource de ce type puis remplacées automatiquement dans le patron par le système lors de la création de l'événement.

Comme indiqué dans l'aide en ligne au dessus du formulaire, 2 variables existent pour tous les types et toutes les ressources :

• ${NomRessource} : le nom de la ressource définie dans Entrée d'Annuaire (ne pas confondre avec le Libellé du type de ressource)
• ${Organisateur} : le nom de la personne créant l'évènement dans le Calendrier

D'autres variables peuvent être créées au moyen des Propriétés personnalisées .

Pour cela, cliquer sur le lien "Ajouter une propriété personnalisée" :

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Remplir le libellé (en Français et en Anglais) et choisir le type de variable :

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3 types de variables sont possibles :

• Numérique : contiendra obligatoirement un nombre
• Texte : contiendra une chaîne de caractère
• Case à cocher : dans ce contexte de patron de description d'événement, ce type n'a pas d'intérêt, nous déconseillons son utilisation

Pour insérer une variable dans la patron on utilisera ensuite la syntaxe ${libellé} .

Soit par exemple le type de ressource ci-dessus en exemple : Visioconférence. Chaque ressource correspondra à un pont de conférence et aura donc 2 variables :

• Numéro : le numéro de téléphone
• Code confidentiel : le mot de passe permettant d'accéder au pont

On remplira comme patron :

-FR- <br/>
Vous êtes invité(e) à appeler ${Organisateur} sur ${NomRessource} au numéro suivant :
<ul>
<li>Numéro : ${Numéro}</li>
<li>Code confidentiel : ${Mot de passe}</li>
</ul>

Dans la fiche d'administration de la ressource, ces champs seront à remplir dans la section "Autre" :

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Enfin, lorsque cette ressource sera invitée à une réunion, la description de celle-ci sera complétée avec le patron et les valeurs de variables :

• dans l'événement d'agenda :
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• dans l'email d'invitation, dans lequel la description est reprise :
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you to change the label, add a default icon and edit or add custom properties.

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Managing resources

Creating a resource

In the Directory Browser, click "New" > "Resource" and fill in the information for the resource you want to create:

• Only the name and email address are required
  Note: the address is completed automatically when a name is typed. Before you confirm, make sure it doesn't contain any special characters (uppercase, accents...)
• the The managers assigned are given sharing privileges "Can edit my events and manage my shares".
  This can be changed later on and other managers can be assigned. See the next chapter "Sharing a resource".

Next click "Create" to quickly create a resource or "Create & edit" to create a resource and access further customization options (see "Editing a resource").

Ancre
editer-ressource editer-ressource

Editing a resource

To edit a resource, click its name in the list of available resources.

General

Properties

The resource editing window enables you to change the parameters set on creation and add custom fields (capacity, description, etc.):

Ancre
Overbooking Overbooking

Booking policy

Image RemovedFrom BlueMind 3.5.5, administrators Administrators can choose to allow or prevent multiple bookings (overbooking) for a resource:

• Validation by the resource owner: the resource's participation status remains "pending" until its the manager accepts or rejects the invitation.This is how BlueMind used to work, and it still applies for old resources and resources migrated from BlueMind 3.0 during the version update.
• Automatically accept: the resource manager receives booking requests and participation is confirmed automatically if the resource is available for the requested timeslot (within working hours and no other booking confirmed)
  This is how bookings now work for newly-created resources.
  
  • Automatically reject: the resource manager receives booking requests and participation is rejected automatically if the resource is not available for the requested timeslot.
    This option cannot be dissociated from automatically accepting.
    This allows managers to accept bookings automatically when the resource is available while choosing what to do when it is not (to organize a meeting out of working hours, to prioritize a more important request that comes in later, etc.)

Available hours

The new "Working days" tab allows you to set resource availability days and times, as well as the minimum duration they can be booked for (1hr, 2hrs, half-day, day) and time zone:

Ancre
partage-ressource partage-ressource

Sharing a resource

By default, public share privileges for resources are set to "can book this resource and see its bookings": all domain users can see the calendar and request access to this resource by adding it to an event.

To modify change public share rights level and/or grant additional rights (to the resource administrator or specific users, for example), click the "Calendar sharing" tab:

Possible rights are:

• Can book the resource: users can make resource booking requests
• Can book this resource and see its bookings: in addition to the right above, users can see the resource calendar and its availability
• Can edit its bookings: users become resource managers, they receive booking request messages, they can accept, reject or edit the event the resource is invited to. They can also write into the resource calendar to create events.
• Can edit its bookings and manage sharing: in addition to the right above, users can access the resource's sharing options and edit the corresponding rights

This tab also allows you to share the calendar externally and manage its availability (freebusy).

For more information on sharing, go to Managing shares.

Using a resource

To connect a resource to an event, simply add it to the list of participants (as you would a user) when creating an event.

Once the event is created, the resource's managers (those with calendar modification privileges) can accept or reject the invitation request through their calendar or the invitation message itself (provided a request was sent).

To find out more about using resources, see the user's guide page on Les ressources.