Le lien « Modifier les détails » permet de basculer en création complète du RDV.
Création complète
Cliquer sur le bouton "Nouvel événement" en haut de la barre latérale afin d'accéder à la page de création d'un rendez-vous :
La partie haute de la page permet de saisir les informations principales du rendez-vous.
La partie droite de la fenêtre permet d'inviter d'autres participants. En cliquant sur l'icône de début de ligne de chaque participant on peut indiquer si leur participation est optionnelle ou requise :
À noter :
- L'utilisateur peut inviter toutes les personnes connues du domaines lui ayant donné le droit d'invitation (partage "peut m'inviter à un événement", voir paragraphe Le partage de l'agenda ).
- L'utilisateur peut inviter toute personne d'un de ses carnets d'adresses ou toute autre personne extérieure en saisissant simplement son adresse e-mail.
- Il est aussi possible d'associer des ressources à des événements en les ajoutant de la même façon que les utilisateurs, une demande de réservation est alors envoyée à son gestionnaire
- L'ajout d'un groupe ajoute ses membres individuellement
Les onglets permettent d'accéder aux fonctions supplémentaires : récurrence et recherche de disponibilités.
Propriétés d'un rendez-vous
Le premier onglet, "Informations", permet de définir les propriétés principales d'un rendez-vous :
Récurrence
L'onglet "récurrence" permet de définir une fréquence de répétition pour un rendez-vous : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
Récurrence
L'onglet "récurrence" permet de définir une fréquence de répétition pour un rendez-vous : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
- La La période de la récurrence (ex : toutes les 2 semaines) est à indiquer dans le champs « Tous les » en dessous de la récurrence.
- Pour une récurrence hebdomadaire, indiquer le ou les jours de répétition.
- Pour une récurrence mensuelle, indiquer si l'événement doit se répéter le jour du mois (ex : le 3 de chaque mois) ou le jour de la semaine (ex : le 2ème mardi du mois).
Astuce |
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Une phrase d'information permettant de visualiser la récurrence est mise à jour au dessus de l'onglet au fur et à mesure du remplissage du formulaire :
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Pour supprimer une occurrence :
- afficher l'événement concerné
- cliquer sur celui-ci, puis sur « Supprimer »
- sélectionner « Uniquement cet événement » pour conserver toutes les autres occurrences
Recherche de disponibilités
L'onglet de recherche de disponibilités permet de rechercher un créneau disponible commun aux participants :
BlueMind propose automatiquement, encadré de vert et rouge, le premier créneau disponible en fonction de la date saisie dans le formulaire.
Il est possible de déplacer le créneau par glisser-déplacer avec la souris, ainsi que de le réduire ou l'agrandir en faisant glisser les lignes verte ou rouge indépendamment.
Lorsque le créneau inclut un rendez-vous d'au moins un utilisateur, un message d'information apparaît en haut de la page :
Pièces jointes
Le service de détachement des pièces jointes de la messagerie permet à partir de la version 34.5.13 1 d'attacher des fichiers aux événements de l'agenda également.
Remarque |
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Pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité, les utilisateurs doivent avoir les rôles : - Pièces jointes détachées : permet d'attacher des fichiers
- Drive : permet d'utiliser l'espace de stockage de BlueMind
Si vous ne voyez pas la zone indiquée ci-dessous, ou l'un des liens, veuillez vous rapprocher de votre administrateur. |
Une fois lié à un événement, le fichier est disponible au téléchargement à tout moment dans les détails de l'événement et il est envoyé dans l'email d'invitation aux participants le cas échéant.
Ajouter/Supprimer des fichiers
Pour ajouter un fichier :
- cliquer sur "Depuis l'ordinateur" pour téléverser un nouveau fichier
Si l'utilisateur possède le rôle dédié (« Drive »), un 2ème lien est disponible :
- cliquer sur "Depuis le serveur" pour ouvrir le sélecteur de fichier BlueMind et joindre un fichier déjà disponible dans l'espace de stockage de l'utilisateur
Les fichiers peuvent ensuite être retrouvés via le sélecteur de fichier afin d'être joints à d'autres événements d'agenda ou à des messages.
Cliquer sur l'icône poubelle en face du nom de fichier pour supprimer celui-ci.
Transmission des fichiers aux participants
Les fichiers joints à une réunion sont transmis aux participants dans l'email d'invitation :
- sous forme de fichiers joints si la taille totale du message ne dépasse pas la taille autorisée par le serveur :
- sous forme de liens de téléchargement si la taille totale du message dépasse la limite autorisée par le serveur :
Info |
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Le système d'attachement/détachement est entièrement automatique, il ne peut pas être forcé et concerne l'ensemble des pièces jointes même si certaines sont de petite taille. |
Télécharger un fichier
Lorsqu'un événement comporte une pièce jointe, celle-ci est signalée par un pictogramme dans la vue de l'agenda :
À tout moment les fichiers joints à un événement peuvent être téléchargés en se rendant sur ce même formulaire de consultation/édition complet de l'événement :
Astuce |
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title | Pour les participants |
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Le fonctionnement est le même pour les invités à une réunion : ils retrouvent dans leur agenda les fichiers avec les liens de téléchargement. Ils peuvent eux-mêmes rajouter des fichiers mais, comme pour le reste des modifications qu'ils effectuent, ceux-ci ne seront pas partagés avec l'organisateur ni les autres invités. |
Modification d'un événement
Pour modifier un événement :
- dans la fenêtre d'affichage principal, cliquer sur le rendez-vous
- modifier le titre et cliquer sur enregistrer
- ou cliquer sur le lien "Modifier les détails", l'interface est alors la même interface que celle de création (voir ci-dessus)
- une fois les modifications terminées, cliquer sur le bouton "Enregistrer" en haut à gauche de la page pour qu'elles soient prises en compte
Astuce |
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title | Modification et Notification |
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Lors de la modification d'une réunion, l'envoi de notification sera proposé à l'organisateur s'il modifie l'un des champs suivants :
- url
- titre
- récurrence
- priorité
- lieu
- description
- date de début
- date de fin
- disponibilité
- privé / public
L'ajout d'un participant ne déclenche pas d'envoi de notification pour les autres participants : seul le nouveau est notifié par une invitation.- ", l'interface est alors la même interface que celle de création (voir ci-dessus)
- une fois les modifications terminées, cliquer sur le bouton "Enregistrer" en haut à gauche de la page pour qu'elles soient prises en compte
Suppression d'un événement
Pour supprimer un événement :
Pour confirmer ou refuser un événement :
- cliquer sur celui-ci dans la fenêtre principale
- dans la popup qui s'affiche, cliquer sur le bouton "Supprimer"
- si l'utilisateur est l'organisateur et qu'il a invité plusieurs participants, l'événement est supprimé chez tous les participants et ceux-ci reçoivent un mail d'information
- si l'utilisateur est un simple participant à un événement, seule sa participation est annulée, l'événement est toujours présent chez les autres participants.
L'organisateur ne reçoit pas de mail d'information mais l'utilisateur est marqué comme non participant dans la liste des invités à l'événement.
- en cas de suppression d'un rendez-vous récurrent, choisir de supprimer :
- seulement cette occurrence
- toutes les occurrences passées et à venir
- seulement les occurrences futures
Remarque |
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En cas de suppression d'un événement par un participant, celui-ci n’apparaît plus dans l'agenda, il n'est donc plus possible par la suite de modifier sa participation. |
Participation à un événement
Affichage
Dans l'agenda, un rendez-vous apparaît différemment selon la participation de l'utilisateur :
- Rendez-vous accepté : couleur pleine
- Rendez-vous en attente de réponse : transparence
- Participation positionnée volontairement à "peut-être" : couleur pleine entourée de pointillés
- Rendez-vous refusé : transparence, contenu barré
Bm_legend |
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bm_legend | Affichage des événements selon la participation de l'utilisateur |
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Info |
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L'utilisateur peut choisir de ne pas afficher les événements refusés, pour cela il doit se rendre dans la gestion de ses paramètres > Agenda > onglet Général : "Afficher les événements refusés" |
Indiquer sa participation
Pour confirmer ou refuser un événement :
- cliquer sur celui-ci dans la fenêtre principale
- dans la popup qui s'affiche, cliquer sur le bouton de son choix
Selon le choix, un message est envoyé ou non à l'organisateur de la réunion pour lui indiquer le choix de l'utilisateur.
Image Removed Pour plus d'informations sur la visualisation des participations à une réunion, veuillez consulter la page L'agenda - §3 Modèle de gestion des réunions
Historique d'un événement
Image Removed Il est désormais possible de visualiser l'historique de création et modifications d'un événements.
Depuis la vue détaillée d'un événement, cliquer sur le bouton « History » :
L'historique renseigne sur :
- la date de l'action
- le type d'action : création ("created") ou modification ("updated")
- l'utilisateur ayant effectuée l'action ("author")
- l'origine : client BlueMind, client tiers (lourd ou mobile), etc.