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Gestion des types de ressourceDans la console d'administration, la page Annuaires > Gestion des entités > Types de ressources vous permet de visualiser et gérer les types de ressources disponibles. À partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir des patrons de description d'événements. Lors de l'invitation d'une ressource de ce type à un événement, le patron sera automatiquement inséré dans la description de l'événement. Ces patrons peuvent contenir des variables et être définis dans plusieurs langues afin de s'adapter à la langue de l'organisateur de la réunion. Créer un nouveau typePour ajouter un type de ressource, cliquer sur le bouton «Nouveau» et remplir les informations : Cliquer ensuite sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer le type et accéder à plus d'options de personnalisation (voir rubrique "Éditer un type de ressource"). Éditer un type de ressourcePour éditer un type de ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste des types disponibles. La page d'édition permet de modifier le libellé, ajouter une icône par défaut et modifier ou ajouter des propriétés personnalisées : Créer un patron de contenuÀ partir de BlueMind 3.5.13 il est possible de définir un patron : ce texte sera automatiquement ajouté à la description d'une réunion lorsque la ressource y sera invitée. Pour créer un patron :
Patron multilingueAjout d'une languePour créer d'autres langues :
Suppression d'une languePour supprimer le patron d'une langue :
Utilisation de variablesLe patron peut contenir des variables, qui seront à renseigner dans la ressource de ce type puis remplacées automatiquement dans le patron par le système lors de la création de l'événement. Comme indiqué dans l'aide en ligne au dessus du formulaire, 2 variables existent pour tous les types et toutes les ressources :
D'autres variables peuvent être créées au moyen des Propriétés personnalisées . Pour cela, cliquer sur le lien "Ajouter une propriété personnalisée" : Remplir le libellé (en Français et en Anglais) et choisir le type de variable : 3 types de variables sont possibles :
Pour insérer une variable dans la patron on utilisera ensuite la syntaxe Soit par exemple le type de ressource ci-dessus en exemple : Visioconférence. Chaque ressource correspondra à un pont de conférence et aura donc 2 variables :
On remplira comme patron :
Dans la fiche d'administration de la ressource, ces champs seront à remplir dans la section "Autre" : Enfin, lorsque cette ressource sera invitée à une réunion, la description de celle-ci sera complétée avec le patron et les valeurs de variables :
Gestion des ressourcesCréer une ressourceDepuis la page des entrées d'annuaires, cliquer sur le bouton «Nouveau» > «Ressource» et renseigner les informations concernant la ressource à créer :
Cliquer enfin sur «Créer» pour procéder à une création rapide ou sur «Créer et éditer» pour créer la ressource et accéder à sa fiche (voir chapitre ci-dessous « Éditer une ressource »).
Pour éditer une ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste de ressources disponibles. GénéralPropriétésLa page d'édition permet de modifier les informations générales de la ressources (nom, photo, délégation, adresse de messagerie, description) :
À partir de BlueMind 3.5.5, les administrateurs peuvent désormais choisir de permettre ou d'empêcher les réservations multiples (surbooking) pour une ressource :
Horaires de disponibilitésLe nouvel onglet "Jours ouvrés" permet de définir des jours et horaires de disponibilités de la ressource, ainsi que la durée minimum pour laquelle elle peut être réservée (1h, 2h, demie-journée, journée) et son fuseau horaire :
Par défaut, une ressource a pour partage public "Peut m'inviter à une réunion" : tous les utilisateurs du domaine peuvent ainsi effectuer une demande de réservation. L'onglet « Partage » permet de modifier ce partage public et/ou donner des droits supplémentaires à des utilisateurs ou groupes (retirer ou désigner un nouvel administrateur par exemple, donner le droit de visualisation du calendrier à certains utilisateurs, etc.) : Les droits possibles sont :
De même que pour les utilisateurs, cet onglet permet aussi de partager le calendrier avec l'extérieur et de gérer le partage des disponibilités. Pour plus d'informations sur les partages voir la page dédiée : Gestion des partages Utilisation d'une ressourcePour associer une ressource à un événement, il suffit lors de la création de l'événement de l'inviter en l'ajoutant à la liste des participants comme les autres utilisateurs. Une fois l'événement créé avec envoi des invitations, les gestionnaires de la ressource (les utilisateurs ayant le droit de modifier les rendez-vous) peuvent accepter ou refuser la demande via leur agenda. Pour en savoir plus sur l'utilisation des ressources, consulter la page dédiée du guide de l'utilisateur : Les ressources. |
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Managing resource typesIn the admin console, go to Directories > Resource types to view and manage the types of resources available. Creating a new resource typeTo add a new resource type, click the "New" button and fill in the information: Next click "Create" to quickly create a resource type or "Create & edit" to create a resource type and access further customization options (see "Editing a resource type"). Editing a resource typeTo edit a resource type, click it in the list of available types. The resource editing window enables you to change the label, add a default icon and edit or add custom properties. Managing resourcesCreating a resourceIn the Directory Browser, click "New" > "Resource" and fill in the information for the resource you want to create:
Next click "Create" to quickly create a resource or "Create & edit" to create a resource and access further customization options (see "Editing a resource").
To edit a resource, click its name in the list of available resources. GeneralPropertiesThe resource editing window enables you to change the parameters set on creation and add custom fields (capacity, description, etc.):
From BlueMind 3.5.5, administrators can choose to allow or prevent multiple bookings (overbooking) for a resource:
Available hoursThe new "Working days" tab allows you to set resource availability days and times, as well as the minimum duration they can be booked for (1hr, 2hrs, half-day, day) and time zone:
By default, public share privileges for resources are set to "can book this resource and see its bookings": all domain users can see the calendar and request access to this resource by adding it to an event. To modify public share rights level and/or grant additional rights (to the resource administrator or specific users, for example), click the "Calendar sharing" tab: Possible rights are:
As for users, this This tab also allows you to share the calendar externally and manage its availability (freebusy). For more information on sharing, go to Managing shares. Using a resourceTo connect a resource to an event, simply add it to the list of participants (as you would a user) when creating an event. Once the event is created, the resource's managers (those with calendar modification privileges) can accept or reject the invitation request through their calendar or the invitation message itself (provided a request was sent). To find out more about using resources, see the user's guide page on Les ressources. |