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Mettre en œuvre une politique d'archivagePar défaut, aucun archivage n'est activé lors de l'installation de BlueMind. L'archivage peut être programmé par l'administrateur afin de définir une politique globale à l'organisation, par un filtre qui sera appliqué à l'ensemble des utilisateurs et groupes de BlueMind. Paramétrer un serveur d'archivage externeDans la console d'administration de BlueMind, se rendre dans Gestion du système > Serveurs de l'application. La page présente la liste des serveurs connus par BlueMind avec leurs rôles :
Une politique d'archivage, globale ou individuelle, peut dès lors être mise en œuvre. Les mails seront stockés sur le nouveau serveur. Configurer une tâche planifiéePour rendre effectif l'archivage, une fois configuré, il faut programmer son exécution via les tâches planifiées. Pour cela, une tâche nommée «ArchiveJob» est pré-configurée dans BlueMind, il suffit à l'administrateur de l'exécuter manuellement ou de la programmer. Activer l'archivage du courrier des utilisateursArchivage globalPour mettre en œuvre une politique d'archivage globale sur un domaine, dans la console d'administration :
Archivage individuelL'archivage peut aussi être personnalisé pour un utilisateur ou un groupe. Pour cela se rendre dans l'administration de l'utilisateur ou du groupe, onglet «Archivage» et modifier les valeurs par défaut affectées par l'archivage global. L'archivage peut de plus être déclenché ou modifié par l'utilisateur lui-même. Celui-ci peut choisir d'archiver un ou plusieurs e-mails manuellement (par exemple lorsque son quota est près d'être atteint) en cliquant sur l'icône correspondante.
Accès aux e-mails archivésPar les utilisateursLes utilisateurs accèdent aux archives de façon totalement transparente depuis leur client de messagerie (webmail ou client lourd). Lorsqu'un mail est archivé, il est toujours visible dans le webmail mais est indiqué comme archivé par une icône dans la colonne dédiée : Seuls les entêtes des messages sont conservés dans le dossier d'origine afin de pouvoir les parcourir et effectuer des recherches. Lorsque l'utilisateur souhaite consulter un message archivé, il l'ouvre comme tout autre message, BlueMind le récupère sur le serveur d'archivage et l'affiche immédiatement dans le visionneur de message du client utilisé (Webmail, Thunderbird, Outlook). Sur le serveurSur le serveur, qu'il s'agisse d'un serveur d'archivage externe ou du serveur BlueMind lui-même, les messages archivés sont placés dans le dossier |
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Implementing an archiving policyBy default, no archiving is enabled when BlueMind is installed. Archiving can be set up by the administrator to define a company-wide policy, through using a filter that will be applied across apply to all BlueMind users and groups. Configuring a remote archive serverIn the BlueMind admin console, go to System management > Application's server. This page shows the list of servers known to BlueMind and their role:
An archiving policy, whether global domain-wide or user or group-specific, can now be implemented. Emails will be saved on the new server. Configuring a scheduled jobFor archiving to take effect, once it is configured it must be programmed via scheduled jobs. A job called "ArchiveJob" is pre-configured in BlueMind to do this end. All the administrator needs you need to do is execute it manually or schedule it. Enabling message archivingGlobalDomain-wide archivingTo implement a domain-wide archiving policy, in the admin console:
User orGroupgroup-specific archivingArchiving can be customized for a user or a group. To do this, go to the user's or the group's administration sectionpage, "Archiving" tab and edit the default values set for global archivingdomain-wide archiving values. Archiving can be launched or modified by users themselves. They can choose to archive one or several email messages manually (e.g. when their storage quota is almost full) by clicking the corresponding icon.
Accessing archived messagesUsers can access archives openly transparently from their email client (webmail or thick client). When a message is archived, it continues to be displayed in webmail but shown as archived by an icon in the "archived items" column: Only message headers are kept in the original folder to enable browsing and searches. To view an archived message, users can simply open it, as they would any other message. BlueMind retrieves the message from the archive server and displays it immediately in the message viewer of the client used mail client's message viewer (Webmail, Thunderbird, Outlook). Sur le serveurStorage location on the serverWhether you are using an external archiving server or the BlueMind server, archived messages are stored in the folder Sur le serveur, qu'il s'agisse d'un serveur d'archivage externe ou du serveur BlueMind lui-même, les messages archivés sont placés dans le dossier |