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Ancienne version 13

changes.mady.by.user Marie Piochon

Sauvegardée le

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Nouvelle version Actuel

changes.mady.by.user Marie Piochon

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Légende

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Sv translation
languagefr
Bm_droits
bm_usertypeadministrateur

 

Présentation

Les membres d'un groupe reçoivent chacun une copie des messages envoyés à l'adresse du groupe et ont ainsi chacun leur historique, en fonction de leur classement et de leur date d'entrée dans le groupe.

Afin de conserver un historique commun, BlueMind propose une option créant une boite partagée par tous les membres du groupe à laquelle sera envoyée une copie de tous les mails envoyés ou reçus par le groupe. Ainsi cette boite permet :

  • à un nouveau membre de consulter l'historique des messages avant son intégration
  • à un membre ayant effacé un message de sa boîte de le retrouver et le consulter
  • à tous les membres de consulter les messages envoyés par les autres au nom de la boîte
Volet
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Sur cette page :

Sommaire
maxLevel2

En rapport :

Mise en œuvre

Une fois le groupe créé :

  • Se rendre dans l'édition du groupe, sur le premier onglet «Paramétrages basiques»
  • Cocher la case «Conserver une copie des messages reçus»
  • Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour prendre en compte les modifications

Une boite partagée est alors créée et attribuée avec le droit de consultation seulement à tous les membres du groupe, qu'ils soient déjà présents dans le groupe ou intégrés à posteriori.

La boite apparaît dès lors dans les dossiers partagés de chacun des membres du groupe avec pour nom le nom du groupe préfixé du caractère '_' :

Info
titleGestion de la boite

Cette boite partagée est "invisible" pour l'administrateur : elle n'apparaît pas dans la liste des entrées d'annuaire et il ne peut en gérer les droits de partages.

Arrêt de l'archivage

Pour arrêter de conserver les messages du groupe, il suffit de faire la manipulation inverse :

  • Se rendre dans l'édition du groupe, sur le premier onglet «Paramétrages basiques»
  • Décocher la case «Conserver une copie des messages reçus»
  • Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour prendre en compte les modifications

La boite partagée n'est pas supprimée, elle subsiste avec son contenu et apparaît dans la console de l'administrateur :

En revanche tous les partages de la boîte avec les membres du groupe sont supprimés et les nouveaux messages entrant ou sortant n'y sont plus copiés.

L'administrateur peut dès lors attribuer des droits de partage aux utilisateurs qu'il souhaite. Ceux-ci pourront consulter les messages qui y ont été stockés pendant leur période de rattachement au groupe et l'utiliser à hauteur des droits qui leur seront attribués (consultation, modification, gestion).

Sv translation
languageen

Bm_infotraduction

Bm_droits
bm_usertypeadministrateur

 

Introduction

Members of a group each receive a copy of messages sent to the group's address. Members each have their separate history, based on their own hierarchy and and the date they joined the group.

In order to keep a common history, BlueMind provides the option to create a mailbox shared by all members of the group to which a copy of all messages sent or received by the group is sent. This shared mailbox therefore allows:

  • new members to view the group's message history prior to their joining the group
  • members who have deleted a message from their own mailbox to find it and view it
  • all members to view messages sent by others on behalf of the mailbox.
Volet
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On this page:

Sommaire
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Related:

How to create a shared mailbox

Once the group has been created:

  • Go to the group's editing page
  • On the first tab "Basic Parameters", check the box "Keep a copy of received messages"
  • Click "Save" to apply changes.

A shared mailbox is then created with group members' rights restricted to viewing only, whether they are already in the group or they are added later.

The mailbox then appears under each group member's "Shared folders" with the group's name preceded by '_':

Info
titleMailbox management privileges

This shared mailbox is "invisible" to the administrator: it does not appear in the list of directory entries and the administrator is unable to manage its share rights.

How to stop storing a group's messages

To stop storing a group's messages in the shared mailbox, simply perform the reverse operation:

  • Go to the group's editing page
  • In the first tab "Basic parameters", uncheck the box "Keep a copy of received messages"
  • Click "Save" to apply changes.

The shared mailbox is not deleted, it still exists, as well as its contents, and appears in the admin console:

However, the mailbox is not longer shared with the group's members and incoming or outgoing messages are no longer copied to it.

At this point, the administrator is able to assign share rights to selected users who can view the messages that were stored when they were connected to the group's mailbox and use it within the rights they have been granted (viewing, editing, management).